企事业单位档案管理制度文档

第一章总则为规范企事业单位档案管理工作，维护档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，充分发挥档案在单位发展、决策参考及历史传承中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于本单位及所属分支机构、部门在各项工作中形成的档案管理活动，涵盖文书、科技、会计、人事、声像、实物等各类档案。档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、有效利用”的原则，确保档案管理与单位业务工作同步规划、同步实施、同步发展。第二章管理职责一、档案管理部门职责档案管理部门（如综合办公室、档案科）是单位档案工作的统筹管理机构，主要职责包括：1.制定并完善档案管理制度、工作流程及业务规范，指导各部门开展档案工作；2.统筹档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计及数字化等工作，建立全宗卷管理体系；3.组织档案业务培训与考核，监督各部门档案工作执行情况；4.负责档案库房的规划与维护，保障档案保管条件符合安全标准；5.牵头开展档案鉴定与销毁工作，按规定向国家档案馆移交到期档案。二、各部门职责各职能部门需指定兼职档案员（或档案联络员），负责本部门档案管理的具体实施：1.按制度要求收集、整理本部门业务活动中形成的文件材料，确保文件真实、完整；2.定期向档案管理部门移交归档文件，移交前完成文件的分类、编号、装订等基础工作；3.配合档案管理部门开展档案利用、鉴定、统计等工作，提供业务相关的档案说明或补充材料。三、员工职责全体员工在工作中形成或接触的档案材料，应履行以下责任：1.规范记录工作内容，确保文件材料的原始性、准确性，不得擅自涂改、伪造或销毁；2.及时将工作中形成的文件材料移交至部门兼职档案员，不得个人留存应归档的文件；3.遵守档案保密与利用规定，未经批准不得擅自查阅、复制、传播档案内容。第三章档案分类与整理一、档案分类结合单位业务特点，档案分为以下类别（可根据实际调整）：1.文书档案：包括党群工作、行政管理、业务管理等活动中形成的收发文、会议记录、请示报告、合同协议等；2.科技档案：涵盖科研项目、基建工程、设备仪器等活动中形成的图纸、技术方案、验收报告等；3.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料；4.人事档案：员工履历、任免文件、考核材料、劳动合同等；5.声像档案：照片、录音、录像、视频等记录单位活动的载体；6.实物档案：奖杯、奖牌、证书、礼品等具有纪念或凭证价值的实物。二、整理要求1.立卷与组卷：遵循文件材料的形成规律和内在联系，按“年度—类别—问题（或项目）”等逻辑组卷，确保卷内文件条理清晰；2.编号与装订：编制唯一档号（格式示例：全宗号-年度-类别代码-件号），文件材料以“件”为单位装订，破损文件需修复后归档；3.编目与标注：填写卷内文件目录、备考表，注明文件题名、日期、页数、责任人等信息；声像档案需标注拍摄时间、内容、拍摄者，实物档案需记录来源、时间、事由；4.数字化处理：对重要档案（如合同、图纸）进行数字化扫描，建立电子档案目录，确保电子与纸质档案一一对应。第四章归档要求一、归档范围凡反映单位职能活动、具有查考价值的文件材料均应归档，包括但不限于：单位发文、收文及内部签报、会议纪要；项目立项、审批、实施、验收等全过程文件；财务凭证、报表、审计报告；员工入职、离职、考核、培训等人事材料；重要活动的照片、视频、录音等；荣誉证书、合作协议、资质证明等实物或复印件。二、归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度文件的整理与移交；2.科技档案：项目验收后3个月内，随项目总结同步移交；3.会计档案：按《会计档案管理办法》规定，期满后由财务部门移交档案管理部门；4.声像/实物档案：活动结束后1个月内移交，特殊情况可延迟至3个月；5.人事档案：员工岗位变动、职称评审等事件发生后15个工作日内更新归档。三、归档质量1.归档文件应为原件（特殊情况可归档复印件，需注明原因并加盖部门公章）；2.文件材料需签字、盖章齐全，纸张无破损、无涂改，字迹清晰可辨；3.电子档案需采用通用格式（如PDF、JPG、MP4），命名规范（含年度、类别、主题），并进行异地备份；4.移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认，明确档案数量、内容、载体类型等。第五章档案保管与利用一、保管条件1.档案库房应独立设置，配备防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘设备（如温湿度记录仪、灭火器、防虫药剂、遮光窗帘）；2.档案柜架需符合承重要求，档案存放应“上轻下重、分类有序”，定期检查档案状况，发现霉变、虫蛀等问题及时处理；3.电子档案需存储于专用服务器或云平台，定期备份（至少双份，异地保存一份），并进行病毒查杀。二、保管期限档案保管期限分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下），具体按《机关档案保管期限表》执行：永久保管：单位章程、年度总结、审计报告、干部任免文件等核心档案；长期保管：合同协议、项目报告、重要会议记录等；短期保管：日常请示报告、临时通知、一般性统计报表等。三、利用流程1.内部利用：员工填写《档案借阅申请表》，注明利用目的、档案范围，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅；如需复制，需档案员审核并登记；2.外部利用：外单位需出具介绍信，说明利用事由，经单位分管领导审批后，由档案员提供档案副本或复印件，原则上不提供原件；3.涉密档案：严格执行保密制度，查阅需经单位保密委员会审批，利用过程全程监控，严禁携带出档案室；4.利用反馈：档案归还时，档案员需检查完整性，填写《档案利用效果登记表》，跟踪利用价值。第六章档案鉴定与销毁一、鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门、法律部门组成的档案鉴定小组，每5年（或10年）对到期档案进行鉴定。二、鉴定流程1.档案管理部门提出待鉴定档案清单，业务部门提供专业意见，鉴定小组结合档案内容、利用价值等因素，提出“继续保管”或“销毁”意见；2.鉴定结果报单位负责人审批，审批通过后编制《档案销毁清册》，列明档案编号、题名、期限、数量等；3.销毁时需有2名以上监销人（档案员、纪检人员等）在场，销毁后监销人签字确认，《档案销毁清册》永久保存。三、特殊要求电子档案销毁需同步删除备份数据，确保无法恢复；涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，销毁前需经保密审查。第七章保密与安全一、保密制度1.档案按密级分为“绝密”“机密”“秘密”“内部”“公开”，涉密档案单独保管，查阅需履行审批手续；2.档案传递需通过专人或加密渠道，严禁通过普通邮件、即时通讯工具传输涉密档案；3.档案员需签订《保密责任书》，离职时办理档案交接与保密承诺延续手续。二、安全措施1.档案库房安装门禁、监控系统，非档案员不得进入；2.定期开展档案安全演练（如火灾、水灾应急处置），确保员工熟悉档案抢救流程；3.档案数字化过程中，严格控制数据导出权限，防止信息泄露。第八章附则1.本制度由单位档案管理部门负责解释，未尽事宜按国家相关法律法规执行；2.本制度自发布之日起施行