员工离职流程及手续操作手册

员工离职流程及手续操作手册为规范员工离职管理流程，明确各环节操作标准，保障用人单位与离职员工的合法权益，同时确保工作交接的完整性与业务连续性，我们结合《中华人民共和国劳动合同法》及公司内部管理制度，制定本操作手册。本手册适用于公司全体正式员工、试用期员工及劳务派遣人员的离职管理，各部门需严格参照执行，人力资源部门负责流程监督与合规审核。一、离职类型及适用场景（一）主动离职员工因个人职业规划、家庭需求、发展方向调整等原因，主动提出解除劳动关系。需以书面形式（如提交《离职申请书》）向用人单位提出申请，注明离职原因、拟离职日期（需符合提前申请期限要求）：试用期员工：提前3个工作日提交申请；正式员工：提前30日（以书面申请送达公司的日期为准）提交申请，保障工作交接周期。（二）被动离职用人单位因员工不符合岗位要求、严重违反规章制度、劳动合同到期不续签等原因，主动终止劳动关系，需由HR部门牵头，结合法律规定与公司制度执行：过失性辞退：员工存在严重违纪（如旷工达公司规定天数、泄露商业秘密等），经调查核实后，公司可立即解除劳动合同（需提前向员工送达《解除劳动合同通知书》，并说明辞退依据）；非过失性辞退：员工因医疗期满无法胜任原岗位、经调岗后仍无法胜任工作等，公司需提前30日书面通知或支付“代通知金”后解除合同；合同到期终止：劳动合同期满前1个月，HR需向员工与用人部门确认续签意向；若公司决定不续签，需提前30日送达《终止劳动合同通知书》。（三）协商解除用人单位与员工就离职时间、经济补偿、工作交接等事项达成一致，签署《协商解除劳动合同协议书》，离职时间以协议约定为准。适用场景：公司战略调整需优化人员结构、员工岗位调整无法达成一致等，双方协商后和平解除劳动关系。二、离职流程分步操作指南（一）离职申请与启动1.主动离职申请：员工提交《离职申请书》后，直属上级需在3个工作日内沟通离职原因、工作交接计划，并签署意见。若为核心岗位或涉及重要项目，需同步报分管领导审批。（*特殊情况*：因家庭突发重大变故、健康危机等需缩短离职周期的，员工需提交书面申请并附证明材料，经直属上级、HR、总经理审批后，可适当调整离职时间。）2.被动离职启动：HR部门需联合用人部门完成离职原因核查（如违纪辞退需形成完整证据链），拟定《解除/终止劳动合同通知书》并经法务审核后，由HR向员工当面送达（或邮寄至员工确认的送达地址），并要求员工签署送达回执。（二）离职审批流程部门内部审批：直属上级需在收到离职申请后3个工作日内，与员工沟通离职原因、工作交接计划，并签署意见。若为核心岗位或涉及重要项目，需同步报分管领导审批。HR与公司层面审批：HR部门核查员工劳动合同期限、考勤记录、未结清款项（如借款、备用金）等，确认无纠纷后，将离职申请提交至总经理（或授权人）审批。审批通过后，HR向员工反馈结果，并启动工作交接流程。（三）工作交接管理1.交接清单制定：员工需在离职申请获批后1个工作日内，制定《工作交接清单》，内容涵盖：未完成项目进度、对接人及后续操作指引；客户/供应商资料、合同文件、账号密码（需脱敏处理后移交）；办公用品（电脑、工牌、门禁卡、钥匙等）、公司资产（如备用设备、工具）；内部文档（如流程手册、项目报告、培训资料）的归档与移交。2.交接执行与确认：员工需在离职日期前完成交接，由直属上级或指定接手人逐项核对清单，签署《工作交接确认单》。若交接涉及跨部门协作，需邀请相关部门人员参与验收，确保业务无缝衔接。3.特殊岗位交接：财务、技术核心岗位需额外完成账务核对、代码交接、系统权限注销等，HR需全程监督，必要时安排审计或技术评审。（四）离职手续办理1.离职面谈：HR需在员工离职前3个工作日内开展离职面谈，内容包括：了解离职真实原因（用于优化公司管理）；确认离职手续进度、未结清事项（如年假折算、绩效奖金发放）；提醒员工遵守保密协议、竞业限制条款（如有）。面谈后，HR需填写《离职面谈记录表》，存入员工档案。2.离职证明开具：员工完成所有交接后，HR需在1个工作日内开具《离职证明》，注明离职时间、岗位、劳动关系解除/终止原因（需符合法律规定，避免歧义）。若员工需办理失业登记、社保转移，HR需协助提供相关材料（如《解除劳动合同通知书》复印件）。3.社保与公积金处理：HR需在员工离职次月办理社保、公积金停缴手续（具体停缴时间以当地政策为准，如北京地区社保停缴需在离职当月25日前操作）。员工如需转移社保、公积金，HR需提供《社保缴费凭证》《公积金转移证明》，并指导员工办理转移流程（如线上通过“国家社保服务平台”或线下至社保局办理）。4.薪资与福利结算：工资结算：离职当月工资按实际出勤天数计算，于公司次月发薪日统一发放；若涉及经济补偿（如协商解除、非过失性辞退），需在离职手续完成后5个工作日内支付（补偿标准按《劳动合同法》第四十七条执行）。福利结算：未休年假按日工资的300%折算（公司已安排年休假的除外）；绩效奖金、项目提成按公司制度及实际完成情况结算。5.其他手续：员工需归还公司所有资产（如工牌、门禁卡、办公设备等），HR需在《离职手续办理清单》上逐项勾选确认，完成后签署《离职手续办结确认书》，劳动关系正式解除。三、特殊情况处理细则（一）紧急离职（急辞）员工因突发情况（如直系亲属重病、意外事故等）需立即离职，需提交书面申请并附相关证明，经直属上级、HR、总经理审批后，可缩短离职周期。公司可根据实际情况调整工作交接方式（如远程交接、委托他人交接），但员工需确保工作交接完整，否则公司有权暂缓结算薪资或追究损失。（二）离职纠纷处理若员工对离职决定或补偿金额有异议，可通过以下途径解决：1.与HR或直属领导协商，提出诉求与证据（如考勤记录、绩效数据）；2.向公司工会或劳动争议调解委员会申请调解；3.向劳动合同履行地或用人单位所在地的劳动仲裁委员会申请仲裁；4.对仲裁结果不服的，可向法院提起诉讼。公司需保留离职相关证据（如通知书、交接记录、面谈记录等），确保纠纷处理合规。（三）跨地区/跨部门离职1.跨地区离职：员工需与原属地HR、新属地HR对接，确认社保、公积金转移政策（如跨省转移需提前咨询当地社保局），HR需协助办理异地转移手续。2.跨部门离职：需同时完成原部门与新部门的工作交接，由双方部门负责人共同签署交接确认单。四、注意事项与风险防控（一）员工注意事项1.离职申请需以书面形式提交（邮件或纸质版），并留存申请记录，避免因口头申请引发权益纠纷；2.严格遵守保密协议，离职后不得泄露公司商业秘密、客户信息（即使未签署竞业限制协议，也需遵守《反不正当竞争法》）；3.妥善保管离职证明，办理新入职、社保转移、失业登记时需提供，若遗失需及时向原公司申请补办。（二）公司注意事项1.离职流程需全程留痕（如申请记录、审批邮件、交接清单、面谈记录等），以备劳动监察或仲裁调查；2.解除/终止劳动合同需符合法律规定，避免因程序违法（如未提前通知、未支付补偿）引发赔偿；3.定期更新离职手册，确保与最新劳动法规、公司制度一致，HR需每年组织内部培训。五、附则1.本手册自发布之日起施行，由人力资源部负责解释与修订；2.各分公司可结合当地政策与实际情况，制定补充细则，报总公司