企业物资领用流程规范文件

一、目的与适用范围（一）目的为规范企业物资领用行为，优化资源配置效率，保障生产经营与日常办公的物资需求合理供给，同时强化成本管控、防范资源浪费，特制定本流程规范。（二）适用范围本规范适用于公司总部各部门、下属分公司及控股子公司的非生产性物资（如办公耗材、周转工具、小型设备等）领用管理。生产性物资（如原材料、生产线备件）领用流程另行参照《生产物资管控细则》执行。二、职责分工（一）物资管理部门（含仓储班组）1.建立物资分类台账（含名称、规格、库存数量、入库时间、存放位置等），通过企业ERP系统实时更新库存数据，确保信息透明可查；2.依据审批通过的领用申请，按“先进先出、按需配发”原则发放物资，发放前需核对申请信息与实物的一致性（如规格、数量、保质期等）；3.定期（每月末）开展库存盘点，对超期未归还的周转物资（如工具、仪器）向领用部门发送《催还提醒函》；4.对领用后发现的质量问题（如耗材损坏、设备故障），及时协调供应商退换货，并同步更新库存台账。（二）领用部门1.指定专人作为物资领用经办人，负责需求提报、现场领取及部门内部分发；2.结合工作任务规划，提前提报物资需求（常规需求每月固定日期前提交，临时需求需说明突发事由）；3.建立部门级物资使用台账，记录物资流向（如分配至具体项目、岗位）、使用状态（在用/闲置/损坏），每季度末与仓库台账核对，确保账实相符；4.对可回收的周转物资（如会议设备、施工工具），按约定时间（或任务结束后3个工作日内）归还至仓库，归还时需确保物资完好可用。（三）审批人1.部门负责人：对本部门需求的“合理性、必要性”初审，重点审核物资与工作任务的匹配度（如“申请10个U盘是否与项目文档存储需求相符”）；2.分管领导：对“金额超限”或“特殊品类物资”（如涉密设备、高价值工具）的申请终审，结合预算额度、业务优先级判断是否批准；3.审批人需在《物资领用申请表》上签署明确意见（“同意”“需缩减数量至合理值”“驳回，理由：XXX”），审批时效不超过2个工作日。三、领用流程规范（一）需求提报1.常规需求：领用部门经办人通过企业OA系统提交《物资领用申请表》，内容需包含：物资基础信息：名称、规格型号、品牌（如有要求）、预计领用数量；用途说明：关联的项目/工作任务名称、使用场景（如“XX项目现场办公”“部门打印机耗材更换”）；周转类物资需注明“预计归还时间”（最长不超过3个月）。2.临时需求：因突发任务（如客户紧急需求响应、设备故障抢修）产生的物资需求，经办人可先电话向审批人说明事由，获口头同意后，需在任务启动后1个工作日内补填申请表，并备注“临时需求-XX事由”。（二）审批流转1.申请表提交后，系统自动推送至部门负责人初审（时效：1个工作日）；2.初审通过后，若为“常规小额需求”（金额≤限定值），流程结束；若为“大额/特殊需求”，系统推送至分管领导终审（时效：1个工作日）；3.审批不通过时，系统自动反馈至经办人，需按审批意见调整申请内容后重新提报。（三）物资领取1.经办人凭审批通过的申请表（纸质/电子凭证均可）至仓库办理领取；2.仓库管理员核对申请表信息与库存实物（如数量、规格、保质期），确认无误后配发物资；若库存不足，需立即反馈领用部门，并同步通知采购岗位启动补货或推荐替代物资（替代物资需重新走审批流程）；3.物资交接时，双方需在《物资领用登记表》上签字确认，登记表需留存仓库（作为库存更新依据）及领用部门（作为台账核对依据）。（四）使用与归还1.使用管理：领用部门需将物资分配至具体岗位/项目，经办人需在部门台账中记录“领用日期、使用人、关联任务”；若物资损坏或丢失，使用人需24小时内报部门负责人，按《资产损失处理办法》追责；2.周转物资归还：经办人需在“预计归还时间”前3个工作日内，将物资清理、调试后归还仓库；仓库管理员验收合格后，在台账中标记“已归还”，并向领用部门反馈。四、特殊情况处理（一）紧急领用（无审批单先领用）因突发事件（如消防应急、设备抢修）需立即领用物资时，领用部门可凭部门负责人签字的《紧急物资领用说明》（需注明“事由、预计补单时间”）至仓库领取；仓库需在台账中备注“紧急领用”，并督促领用部门在24小时内补全审批流程，逾期未补将暂停该部门后续领用权限。（二）物资替代若申请物资无库存，仓库推荐替代物资（如“原申请A4纸为品牌X，现库存为品牌Y，质量参数一致”），领用部门需：1.确认替代物资是否满足使用需求；2.若同意替代，需在申请表中补充“同意使用品牌YA4纸”的说明，重新提交审批（流程同常规需求）；3.若不同意替代，可申请暂缓领用，待采购补货后再领取。（三）外单位借用因业务合作需向外部单位（如合作方、子公司）借用物资时，领用部门需：1.提交《外单位物资借用申请表》，注明“借用单位、物资信息、预计归还时间、责任担保人”；2.经部门负责人、分管领导、法务部（涉及合同类借用）审批后，方可借出；3.归还时需验收物资完好性，若有损坏，由责任担保人协调赔偿或维修。五、监督与考核（一）监督机制1.审计部联合物资管理部门每季度开展“物资领用专项检查”，重点核查：申请表审批完整性（是否存在“无单领用”“代签审批”）；台账登记准确性（部门台账与仓库台账是否一致）；周转物资归还及时性（超期未归还的原因是否合规）。2.对检查中发现的问题，出具《整改通知书》，要求责任部门在10个工作日内整改完毕。（二）考核措施1.首次违规（如“无单领用”“虚报需求”）：对经办人绩效扣减相应分值，部门内部通报批评；2.累计两次违规：取消该部门当季度“优秀部门”评选资格，经办人年度绩效等级下调一级；3.严重违规（如“故意浪费物资”“侵占资产”）：移交