工业企业采购内控制度

PAGE工业企业采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范工业企业采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障企业生产经营的物资需求，防范采购风险，提高采购资金使用效益，维护企业利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平竞争原则，对待所有供应商一视同仁，确保采购决策公正合理。3.效益原则：以提高采购资金使用效益为核心，优化采购流程，降低采购成本，实现企业经济效益最大化。4.风险防控原则：建立健全采购风险防控机制，对采购过程中的各个环节进行风险评估和控制，防范各类采购风险。5.信息透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，保障相关部门和人员的知情权和监督权。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部门作为采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据生产经营需求合理安排采购任务。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案，评估供应商资质和信誉。3.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，选择合适的供应商和采购方式。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资符合要求。6.定期统计采购数据，分析采购成本和效益，提出改进采购工作的建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求，并对采购物资的使用效果负责。2.质量部门：参与采购物资的质量验收工作，对采购物资的质量进行检验和评估，确保采购物资符合质量标准。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险防控建议。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，提前向采购部门提交采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.采购部门结合库存情况、市场供应情况等因素，对采购申请进行审核和汇总，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购决策委员会审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、价格水平、售后服务、环保要求等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商关系维护：采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。对于供应商提出的问题和需求，应及时给予回应和解决，建立良好的合作关系。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。采购部门制定招标文件，明确招标要求、评标标准等内容，邀请合格供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，选择中标供应商。2.谈判采购：对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制化产品等，可采用谈判采购方式。采购部门与供应商进行一对一谈判，协商采购价格、交货期、质量标准等条款，达成采购协议。3.询价采购：对于一些金额较小、标准化程度较高的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报采购决策委员会审批。（四）采购合同签订1.采购部门与中标或成交供应商协商起草采购合同条款，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同草案经采购部门负责人审核后，提交公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见和建议。3.根据法律顾问的审查意见，采购部门与供应商对合同条款进行修改和完善，确保合同内容合法有效、明确清晰。采购合同经双方签字盖章后生效。（五）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购物资到货后，由质量部门按照合同约定的质量标准进行检验和验收。验收合格的物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购部门应建立采购物资验收记录档案，详细记录验收时间、验收人员、验收结果等信息，以备查阅和追溯。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和合规性，审核无误后报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，应严格控制预付款比例和金额，防范资金风险。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，划分风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商的违约迹象，采取相应的措施，如暂停付款、更换供应商等。2.质量风险应对：严格选择供应商，加强对采购物资的质量检验和验收，要求供应商提供质量合格证明文件。在采购合同中约定质量保证条款和质量争议解决方式，对于质量不合格的物资及时进行处理。3.价格风险应对：加强市场调研，及时了解市场价格动态，合理确定采购价格。采用招标、谈判、询价等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法有效、明确清晰。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题。定期对合同进行审查和评估，防范合同风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如供应商逾期交货次数、采购物资质量不合格率、采购价格波动幅度等。当风险指标超过预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取相应的风险应对措施。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，如市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。2.定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、质量部门、财务部门等相关部门之间的信息共享。2.在采购信息共享平台上发布采购计划、采购合同、采购物资验收情况、采购付款情况等信息，方便各部门及时了解采购活动进展情况，协同开展工作。（三）采购信息保密1.采购部门应加强对采购信息的保密管理，明确采购信息的保密范围和保密责任。2.对于涉及企业商业秘密、供应商敏感信息等采购信息，应采取加密存储、限制访问权限等措施，防止信息泄露。六、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的控制情况。2.采购质量指标：如采购物资的合格率、退货率等，评估采购物资的质量水平。3.采购效率指标：如采购周期、订单处理时间等，评估采购工作的效率高低。4.供应商管理指标：如供应商满意度、供应商投诉率等，评估供应商管理工作的成效。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，采用定量与定性相结合的方法，对评估指标进行量化分析和综合评价。2.收集采购数据和相关资料，如采购合同、验收报告、付款记录等，作为评估的依据。3.组织相关部门和人员对采购绩效进行评价，听取各方意见和建议，确保评估结果客观公正。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题和不足。2.