2026年档案电子签名合同

2026年档案电子签名合同本合同由以下双方于______年______月______日在中国大陆签订：甲方（服务提供方）：[服务方公司全称]法定代表人：[服务方法定代表人姓名]注册地址：[服务方注册地址]统一社会信用代码：[服务方统一社会信用代码]乙方（档案管理方）：[管理方公司全称或个人姓名]法定代表人/负责人：[管理方法定代表人/负责人姓名]注册地址/住所：[管理方注册地址/住所]统一社会信用代码/身份证号：[管理方统一社会信用代码/身份证号]鉴于：1.甲方是专业的电子签名服务提供方，拥有合法的资质和能力，能够提供安全、可靠的电子签名服务；2.乙方需要利用电子签名服务处理其档案文件，以提高效率并确保符合法律法规要求；3.双方根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》及2026年适用的其他相关法律法规，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，就乙方向甲方购买并使用电子签名服务处理档案文件事宜，达成如下协议，以资共同遵守。第一条定义与解释1.1电子签名：指依据《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规规定能够有形表现所载内容的电子数据，并能够有形表现所载内容的载体。在本合同中，电子签名可以包括但不限于基于可靠电子认证的数据电文（数字签名）或其他符合法律规定的电子签名形式，具体形式和效力依据当时适用的法律法规及双方约定确定。1.2档案电子签名：指在电子档案或与电子档案相关的文件上使用的电子签名，用于表明身份、确认意图、完成审批或签署行为，并符合本合同约定及相关法律法规的要求。1.3可靠电子签名：指符合《中华人民共和国电子签名法》第4条规定条件的电子签名，即基于可靠电子认证的数据电文。1.4档案管理系统：指乙方用于存储、管理、检索和利用档案的电子系统。1.5服务水平协议（SLA）：甲方承诺的服务可用性、响应时间、数据安全等标准的书面文件，构成本合同不可分割的一部分。1.6数据电文：指依赖电子手段生成、发送、接收或者以电子形式存储的信息。1.7不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、网络攻击、系统故障等。第二条服务范围与甲方义务2.1甲方应向乙方提供符合法律法规要求及本合同约定的电子签名平台及服务，支持乙方及其授权用户对档案文件进行电子签名操作。2.2甲方应确保其提供的电子签名服务能够生成符合当时法律规定的有效电子签名（包括可靠电子签名，若乙方有此需求并符合条件）。2.3甲方应提供必要的技术支持与培训，包括但不限于电子签名平台操作培训、电子签名法律法规解读等，以帮助乙方及其用户正确、安全地使用电子签名服务。2.4甲方应保证电子签名平台的稳定运行，并根据SLA承诺服务可用性、系统响应时间等指标。2.5甲方应采取不低于行业标准的加密、访问控制、安全审计等技术和管理措施，保护乙方及其用户的数据安全，包括用户身份信息、密码、私钥（若适用）、电子签名数据、档案内容等，防止未经授权的访问、使用、泄露、篡改或丢失。2.6甲方应遵守适用的数据保护法律法规（如个人信息保护法及其修订案），对乙方提供的数据进行合法处理，并确保符合数据本地化存储等要求（若当时法律有规定）。2.7甲方应妥善保存电子签名的创建时间、发起人、签名内容、签名过程、验证结果等日志记录，保存期限不少于[根据法律法规或约定确定的具体年限，例如：十年]，以支持电子签名的可追溯性和事后审计。2.8甲方应确保其服务符合2026年所有适用的法律法规，包括但不限于《电子签名法》、《档案法》、《数据安全法》、《个人信息保护法》以及与档案电子签名相关的其他监管要求。2.9甲方应根据乙方需求，提供接口或技术支持，协助乙方实现电子签名服务与其现有档案管理系统的集成。2.10甲方应配合乙方及监管机构对电子签名服务合规性、安全性的审计要求。第三条服务范围与乙方权利义务3.1乙方有权在遵守本合同及甲方平台规定的条件下，使用甲方提供的电子签名服务处理其档案文件。3.2乙方有权根据其业务需求和授权，选择合适的电子签名方式在档案文件上进行签名。3.3乙方应确保其授权使用电子签名服务的员工已接受必要的培训，了解相关法律法规和操作规程，并妥善保管其使用的身份认证信息（如密码、令牌等）。3.4乙方应对其提供的用于电子签名的身份信息及密码等负责，并承担因其保管不善导致的安全风险和责任。3.5乙方应确保其使用电子签名服务的目的符合法律法规及本合同约定，不得利用电子签名服务从事违法活动。3.6乙方应按照约定及时足额向甲方支付服务费用。3.7乙方有权访问和获取其通过甲方平台创建、签署或管理的电子签名档案及相关日志记录，但不得超出授权范围或用于本合同约定之外的目的。3.8乙方应配合甲方完成必要的身份验证流程，确保电子签名使用者的身份真实、合法。3.9乙方应监督电子签名服务的使用情况，确保其符合内部管理规定和本合同要求。第四条档案电子签名的创建与使用4.1乙方授权其员工或指定用户通过甲方平台，按照双方约定的流程或甲方平台的标准流程，使用电子签名对指定的档案文件进行签名。4.2使用电子签名进行档案签署时，应确保签名前已完成必要的文件审阅、审批等预处理环节。4.3乙方应确保电子签名的创建过程符合其内部管理规定，并能清晰表明签名者的身份和签署意图。4.4对于需要多方签署或审批的档案，乙方应明确各方签名的顺序、条件及效力规则，并通过甲方平台实现。4.5电子签名签署完成后，甲方平台应向签名发起人及相关方发送签名成功的通知（形式可能包括系统消息、邮件等）。4.6乙方应确保包含电子签名的档案文件能够被长期、安全地存储和访问，并符合档案管理相关的法律法规要求，如归档范围、保管期限等。第五条档案安全与保密义务5.1双方均应本着诚实信用的原则，严格履行保密义务。对在履行本合同过程中获知的对方商业秘密、技术信息、用户信息、档案内容等非公开信息，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露、披露或用于本合同目的之外的其他用途。此保密义务不因合同的终止而失效。5.2双方应采取必要措施，保护各自掌握的系统和数据安全，防止因操作失误、技术漏洞、恶意攻击等原因导致数据泄露、篡改或丢失。5.3服务方应确保其电子签名平台的设计和运行能够满足档案电子签名安全性的要求，防止签名被伪造、篡改。5.4乙方应对其员工进行保密教育和培训，明确其在处理敏感信息和遵守安全规定方面的责任。第六条法律合规性6.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。6.2双方应确保使用电子签名处理档案文件的行为符合2026年所有适用的法律法规，包括但不限于《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》以及档案行业主管部门的规范性文件要求。6.3双方均有义务遵守国家关于网络安全、信息安全等方面的监管要求，并承担因违反相关法律法规而产生的法律责任。第七条数据所有权与使用权7.1乙方对其拥有的档案信息及其内容拥有所有权。乙方授权服务方在提供本合同约定的电子签名服务过程中，依据其平台功能对档案电子签名数据进行必要的处理和存储，该等处理和存储应仅限于实现服务功能所必需的范围。7.2服务方对通过其平台处理、存储的档案电子签名数据，除用于提供服务、履行合同义务及法律法规要求外，不得用作任何其他目的，也不得向任何第三方提供或出售，除非获得乙方事先的书面同意。7.3双方应遵守相关法律法规关于数据跨境传输的要求（若适用）。第八条服务期限、费用与结算8.1本合同有效期自______年______月______日起至______年______月______日止，为期[年数]年。期满后，如双方无异议，本合同可续签，续签方式另行协商。8.2甲方提供电子签名服务的费用采用[请选择并填写具体模式，例如：包年订阅模式/按签名数量收费模式/按用户数收费模式]。8.3服务费用为人民币[具体金额]元/年（大写：[金额大写]），或[其他具体收费方式及标准]。8.4费用结算周期为[月/季/年]，乙方应在每个结算周期结束后[具体天数]日内，向甲方支付该周期的服务费用。支付方式为[银行转账、支票等]至甲方指定账户：开户行：[甲方开户行名称]户名：[甲方账户名称]账号：[甲方银行账号]8.5如甲方根据本合同约定提供超出原定服务范围的服务，双方应就额外服务的费用另行协商并签订补充协议。第九条违约责任9.1若甲方未能达到本合同约定的SLA标准，应根据影响程度和持续时间，减免相应服务费用或承担其他双方约定的责任。9.2若甲方因服务中断、数据泄露、未能提供有效签名等原因，给乙方造成直接经济损失，甲方应在收到乙方书面索赔通知后[具体天数]日内予以赔偿，赔偿金额不超过因该违约行为直接造成的乙方损失总额。9.3若乙方未按约定支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的[具体百分比，例如：万分之五]向甲方支付违约金。逾期超过[具体天数]日，甲方有权暂停提供服务，并要求乙方一次性付清所有欠款及违约金。9.4若乙方违反保密义务或利用电子签名服务从事违法活动，甲方有权立即终止服务，并要求乙方承担相应的赔偿责任，包括但不限于损失赔偿、律师费等。9.5任何一方违反本合同项下的其他义务，给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。9.6因不可抗力导致合同无法履行或延迟履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并采取措施减少损失。不可抗力影响消除后，应恢复履行合同。第十条争议解决10.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。10.2若协商不成，任何一方均有权向[选择并填写：甲方所在地/乙方所在地/合同履行地]有管辖权的人民法院提起诉讼。10.3在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同的其他条款。第十一条合同的变更、解除与终止11.1对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，经双方签字盖章后生效。11.2除本合同另有约定外，任何一方未经对方书面同意，不得单方面变更或解除本合同。11.3发生以下情况之一时，守约方有权书面通知违约方解除本合同：(a)违约方严重违反本合同约定，经守约方书面催告后[具体天数]日内仍未纠正的；(b)违约方进入破产、清算程序的；(c)不可抗力持续影响合同履行超过[具体天数]日的。11.4合同终止时，双方应结清所有费用，甲方应向乙方提供包含所有已签署电子签名档案的最终数据拷贝（符合法律法规及双方约定要求的格式和范围），并按照相关法律法规要求处理或返还乙方的个人信息。保密义务在本合同终止后仍然有效。第十二条通知与送达12.1双方在本合同首部载明的地址、联系人及联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前[具体天数]日书面通知对方。否则，向原联系方式发送的通知视为有效送达。12.2所有根据本合同发出的通知、文件等，均应采用书面形式（包括数据电文形式），并通过专人递送、挂号信、电子邮件等方式送达。第十三条其他条款13.1本合同构成双方就本合同标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解。13.2本合同中的“日内”指工作日，不包括节假日和周末。“以上”、“以内”、“之内”均含本数。13.3若本合同任何条款被认定为无效或不可