采购流程标准化操作手册及供应商信息表

采购流程标准化操作手册及供应商信息管理指南一、手册说明本手册旨在规范企业采购全流程操作，明确各环节职责与要求，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，同时通过标准化供应商信息管理，建立稳定、高效的供应链体系。手册适用于企业各类采购业务（包括物料采购、服务采购等），涉及需求部门、采购部门、财务部门及相关协作人员。二、标准化采购操作流程（一）需求提出与审批操作目的：保证采购需求真实、必要，符合业务目标及预算控制要求。操作步骤：需求发起：需求部门根据工作计划或实际需求，填写《采购需求申请表》（附件1），注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期及预算编码，部门负责人*需求部门负责人签字确认。需求审核：采购部门收到申请表后，1个工作日内审核需求的合理性（如是否符合采购政策、预算是否充足、技术参数是否明确），必要时与需求部门沟通调整；审核通过后，提交财务部门复核预算。审批生效：根据采购金额分级审批（例如：金额≤5000元由采购经理采购经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总分管副总审批；金额＞50000元由总经理*总经理审批）。审批完成后，原件交采购部门留存，复印件反馈需求部门。输出文档：《采购需求申请表》（审批完成版）（二）供应商寻源与资质审核操作目的：筛选合格供应商，保证采购来源的合规性与可靠性。操作步骤：寻源方式：根据采购需求性质选择合适方式：公开招标：适用于金额较大或标准化程度高的采购项目，通过企业官网、招标平台发布招标公告，邀请不少于3家供应商参与。邀请招标：适用于供应商资源有限或特殊技术要求的采购项目，由采购部门从《合格供应商名录》中选取不少于3家合格供应商发出邀请。询价采购：适用于金额≤5000元的标准化物料或服务，向至少3家供应商进行口头或书面询价，获取报价单。单一来源：仅适用于唯一供应商或紧急采购情况（如设备维修需原厂配件），需经分管副总*分管副总审批。供应商资质审核：新供应商需提供《供应商资质申请表》（附件2）、营业执照副本（加盖公章）、相关行业许可证（如适用）、质量体系认证证书（如适用）、近1年类似业绩证明（如合同复印件）等材料。采购部门联合需求部门、质量管理部门（如适用）在3个工作日内完成资质审核，重点核查供应商合法经营资格、生产/服务能力、质量保障能力及履约记录。审核通过后纳入《合格供应商名录》；审核未通过需书面告知原因，材料退回。输出文档：《供应商资质申请表》《资质审核记录表》《合格供应商名录》（三）询价、比价与议价操作目的：通过公平竞争获取合理价格，降低采购成本。操作步骤：发放询价文件：对通过资质审核的供应商，采购部门发放询价单（注明采购需求、报价要求、截止时间、联系方式等），要求在规定时间内密封反馈报价单。比价分析：报价截止后，采购部门组织至少2名人员共同拆封报价单，填写《比价议价记录表》（附件3），对比各供应商的价格、质量保障、交付周期、付款条件、售后服务等综合因素，形成初步比价意见。议价确定：对价格差异较大或条款不明确的供应商，由采购专员*采购专员进行电话或现场议价，议价过程需记录关键内容（如让利幅度、附加条款等），最终确定拟合作供应商。输出文档：《询价单》《比价议价记录表》（四）合同签订与订单下达操作目的：明确双方权利义务，规避履约风险。操作步骤：合同拟定：采购部门根据采购需求及比价结果，使用企业标准《采购合同模板》（附件4）拟定合同条款，包括标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等，经法务部门（如适用）审核修订。合同审批：合同按审批权限流转（例如：金额≤50000元由采购经理采购经理审批；金额＞50000元由分管副总分管副总审批），需求部门、财务部门会签后，由法定代表人或授权代表签字盖章。订单下达：合同签订后，采购部门在1个工作日内制作《采购订单》（附件5），明确采购细节，加盖采购专用章后发送供应商，同时抄送需求部门及财务部门。输出文档：《采购合同》（签字盖章版）《采购订单》（五）订单执行与交付跟进操作目的：保证供应商按时、按质交付采购物品/服务。操作步骤：交付跟进：采购专员*采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，确认预计交付时间；如遇可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面告知，采购部门及时协调需求部门调整计划。到货确认：物品送达后，需求部门根据《采购订单》核对实物名称、规格、数量、外包装完好情况，并在《到货确认单》（附件6）上签字确认；如发觉数量不符或外观损坏，需当场记录并通知采购部门处理。输出文档：《到货确认单》（六）验收与入库操作目的：验证采购物品/服务是否符合合同约定标准，保证资产安全。操作步骤：质量验收：需求部门联合质量管理部门（如适用）按照合同约定的技术标准、检验方法进行质量检测，出具《验收报告》（附件7）。验收合格需验收人签字确认；验收不合格需详细说明问题原因，由采购部门联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。资产入库：验收合格的物品，需求部门填写《入库单》（附件8），注明物品信息、数量、金额、领用部门等，交仓库管理员办理入库手续，仓库留存记账联，需求部门留存领用联。输出文档：《验收报告》《入库单》（七）付款结算操作目的：规范采购资金支付流程，保障财务合规。操作步骤：发票核对：供应商在交付验收合格后，开具合法合规的增值税发票（发票类型需与合同约定一致），采购部门在5个工作内核对发票信息（名称、税号、金额、项目等）与合同、订单、入库单是否一致，核对无误后提交财务部门。付款审批：财务部门收到发票及完整单据后，审核付款条件是否满足（如是否达到付款节点、是否有未结清款项等），填写《付款审批单》（附件9），按审批权限流转（例如：金额≤50000元由财务经理财务经理审批；金额＞50000元由分管副总分管副总审批）。资金支付：审批完成后，财务部门通过银行转账方式支付款项，付款凭证及时反馈采购部门归档。输出文档：《增值税发票》《付款审批单》《银行转账凭证》（八）采购档案归档操作目的：保证采购过程可追溯，满足审计及管理需求。操作步骤：采购部门在付款完成后10个工作日内，将本次采购全流程文档（含《采购需求申请表》《供应商资质材料》《比价议价记录表》《采购合同》《采购订单》《到货确认单》《验收报告》《入库单》《发票》《付款审批单》等）按“一单一档”原则整理归档，档案保存期限不少于5年。输出文档：采购档案（完整资料袋）三、供应商信息管理规范（一）供应商信息表模板供应商基本信息表序号项目内容要求示例（非真实）1供应商全称与营业执照一致XX科技有限公司2统一社会信用代码18位统一代码91110108XXXXXXXXXX3注册地址详细地址北京市XX区XX路XX号4经营地址实际经营地址（如与注册地址不同）上海市XX区XX园区XX栋5法定代表人姓名*李明6联系人采购对接人姓名*王芳7联系方式固定电话/手机（仅用于工作联系）010-XXXXXXXX/XXXXXXXX8电子邮箱工作邮箱contactxx9开户银行供应商对公账户开户行中国工商银行XX支行10银行账号供应商对公账户账号6222XXXXXXXXXXXXXXX11主营业务供应商核心产品/服务范围电子元器件研发与销售12资质等级相关行业资质（如ISO9001、高新技术企业等）ISO9001:2015认证13合作历史合作次数、累计采购金额、合作起止时间合作2次，累计5万元，2021-至今14履约评价上次合作验收结果、满意度评分（1-5分）验收合格，满意度4.5分15备注特殊说明（如独家代理、区域限制等）华北区指定代理商（二）供应商信息维护流程新增供应商：新合作供应商需填写《供应商资质申请表》并提供完整材料，经采购、需求、质量部门联合审核通过后，由采购专员在《合格供应商名录》及供应商信息表中录入/更新信息，保证信息准确完整。信息更新：供应商如发生名称、地址、联系人、银行账号等关键信息变更，需提前15个工作日提交变更说明及证明材料，采购部门审核后更新信息表，避免因信息错误影响付款或交付。定期评估：每年度末，采购部门组织对《合格供应商名录》内供应商进行综合评估（从质量、交付、价格、服务、履约等维度），评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，不合格供应商清退出名录，优秀供应商优先考虑后续合作。四、关键操作注意事项（一）合规性要求采购活动必须严格遵守国家《招标投标法》《采购法》及企业内部采购管理制度，严禁规避招标、虚假招标、围标串标等违规行为。金额超过50000元的采购项目，原则上需采用公开招标或邀请招标方式，特殊情况需经总经理*总经理书面审批说明原因。（二）信息保密与记录完整供应商资质信息、报价信息、合同条款等商业敏感内容，仅限采购相关人员知悉，严禁向无关第三方泄露。各环节操作需留存书面或电子记录，保证审批流程完整、单据齐全，杜绝“无审批采购”“无合同采购”等行为。（三）风险控制供应商资质审核需严格核查原件，留存加盖公章的复印件，避免因资质失效导致合作风险。合同条款需明确违约责任（如逾期交付、质量不达标等处理方式），降低履约纠纷风险。紧急采购（如生产突发故障需立即采购备件）需经分