会议记录与决策跟进实施模板

会议记录与决策跟踪实施模板一、适用场景与价值本模板适用于各类企业内部会议的记录与决策事项的全流程管理，包括但不限于：项目例会、跨部门协调会、专题决策会、月度/季度总结会、问题复盘会等。通过标准化记录会议信息、明确决策内容与责任分工，可有效解决传统会议中“议而不决、决而不行、行而不果”的问题，保证会议成果落地，提升团队协作效率与执行力。二、实施步骤详解（一）会前准备：明确会议目标与框架确定会议核心目标会议发起人需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门资源冲突”），避免会议主题发散。制定会议议程议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人、各议题讨论时长、预期成果（如“形成3个备选方案”“明确5项行动项”）。议程需提前至少1天发送给参会人，便于提前准备。准备会议资料收集与会议议题相关的背景资料、数据报表、方案初稿等，提前分发至参会人，减少现场讨论信息不对称。明确会议角色主持人：把控会议节奏，引导讨论聚焦目标；记录人：负责实时记录讨论要点、决策事项、行动项（建议由非核心决策人员担任，保证记录客观）；参会人：提前熟悉议程，准备相关意见与资料。（二）会中记录：精准捕捉关键信息记录会议基本信息按模板表格“会议基本信息”栏填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人（含缺席人员及原因）、列席人员等。按议程记录讨论内容议题讨论：记录各议题的讨论要点，包括不同观点、争议焦点、关键数据（如“建议采用方案A，预计成本降低15%，但提出需评估技术风险”）；结论与共识：提炼各议题的最终结论（需明确“一致同意”“多数同意”“暂缓讨论”等状态）；决策事项：对需形成决策的内容，记录“决策编号、决策内容、决策依据、决策人”（如“决策D001：同意Q3产品上线时间为9月30日，依据为用户调研数据显示80%需求已满足”）。明确行动项对需执行的任务，逐项记录“任务描述、负责人、协助人、完成时限、交付物”（如“行动项A003：完成技术风险评估报告，负责人，协助人，完成时限8月15日，交付物：风险评估报告（含风险应对预案）”）。确认会议成果会议结束前，主持人需带领参会人回顾记录内容，确认决策事项、行动项、完成时限等关键信息无遗漏、无歧义，参会人签字确认。（三）会后整理：24小时内完成记录分发与归档整理会议记录记录人需在会议结束后24小时内，根据会议笔记整理正式会议记录，保证内容准确、语言简洁、重点突出（避免口语化表述，如“我觉得”改为“*提出”）。审核与分发会议记录需经主持人审核无误后，发送至所有参会人、相关协作部门及上级领导（抄送方式建议为邮件+企业协作平台，保证可追溯）。归档管理会议记录（含原始笔记、审核版、最终版）需按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024-08-项目例会”），保存期限不少于2年，便于后续查阅与复盘。（四）跟踪执行：建立闭环管理机制建立决策跟踪表以会议记录中的“决策事项”和“行动项”为核心，单独建立《决策跟踪表》（见模板表格），明确“当前状态”（如“未开始/进行中/已完成/已延期”）、“实际完成时间”“延期原因”“完成质量评价”。定期跟进与提醒责任人需在行动项到期前3天、1天分别收到记录人或协作平台的提醒；主持人/部门负责人需每周/每月召开简短复盘会，重点关注逾期未完成的行动项，协调解决执行中的障碍（如资源不足、跨部门协作问题）。闭环反馈行动项完成后，责任人需及时提交交付物至记录人，记录人在2个工作日内完成质量验收，并在《决策跟踪表》中更新状态，形成“记录-执行-反馈-闭环”的完整管理链路。三、会议记录与决策跟踪表（模板）（一）会议基本信息项目内容会议名称例：项目Q3进度协调会会议时间2024年8月10日14:00-16:00会议地点公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：*）主持人*记录人*参会人、、（共5人）缺席人员及原因（因出差请假）列席人员（技术部支持人员）会议目标1.同步Q3项目进度；2.解决跨部门资源冲突；3.明确下阶段关键行动项（二）会议议程与讨论记录议题序号议题名称讨论要点结论/共识1Q3项目进度同步：目前开发完成60%，测试阶段滞后3天；：测试资源不足，需增加1名测试工程师1.开发部在8月13日前完成剩余功能开发；2.人力资源部在8月12日前调配测试工程师到位2跨部门资源冲突：市场部提前宣传的产品功能与开发部未完成的功能存在信息差；：需统一口径成立专项小组（组长，组员、），8月14日前确定对外宣传方案，经审核后执行3下阶段关键行动项-完成技术风险评估（负责人）-修订用户手册（负责人）-筹备发布会（负责人*）详见“行动项清单”（三）决策事项清单决策编号决策内容决策依据决策人完成时限当前状态D001Q3产品上线时间确定为9月30日用户调研需求满足度达85%，竞品已进入测试阶段*9月30日已确认D002增拨10万元测试资源预算当前测试资源缺口导致进度滞后3天，需外部采购测试服务*、8月15日已确认（四）行动项清单行动项编号任务描述负责人协助人完成时限交付物当前状态实际完成时间备注A001完成剩余功能开发*8月13日功能模块测试报告进行中-需联调市场部接口A002调配1名测试工程师到位*-8月12日人员到岗通知已完成8月12日-A003确定对外宣传方案并审核*、8月14日宣传方案（V1.0）及审核意见进行中-待*反馈（五）下次会议安排项目内容下次会议名称项目Q3进度复盘会计划时间2024年8月17日10:00-11:30议题1.检查本次行动项完成情况；2.评估测试资源调配效果；3.确认发布会筹备进度四、使用要点与注意事项（一）记录准确性原则讨论内容需客观呈现，避免记录人主观臆断（如“反对方案”需记录为“提出方案存在风险，暂不建议采用”）；决策事项、行动项的“负责人”“完成时限”需经当事人确认，避免责任模糊。（二）行动项可量化原则任务描述需具体（如“完成用户手册修订”改为“完成用户手册第3-5章的修订，新增功能操作说明”）；完成时限需明确到“日”，避免“尽快”“本周内”等模糊表述。（三）跟踪持续性原则决策跟踪表需动态更新，建议由记录人或指定专人每周更新状态，逾期未完成的行动项需标注“延期原因”及“新完成时限”；对于跨周期决策（如项目上线），需在月度/季度总结会中单独复盘决策执行效果。（四）保密与权限管理涉及公司战略、敏感信息的会议