采购申请审批与订单执行标准模板

采购申请审批与订单执行标准模板一、适用范围与典型应用场景日常办公采购：如文具、耗材、办公设备等常规物资的补充采购；生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等与生产经营直接相关的物资采购；专项服务采购：如咨询、维修、保洁、培训等服务类采购；应急采购：如突发故障修复、临时性任务支持等紧急需求采购。二、全流程操作指引（一）需求确认与申请发起需求提报：申请人（部门经办人）根据实际工作需求，确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期等关键信息，保证需求描述清晰、无歧义。内部沟通：申请人需与部门负责人沟通，确认采购需求的必要性与合理性，避免重复采购或过度采购。填写申请表：通过公司OA系统或线下《采购申请表》（见模板1）发起申请，填写完整信息并相关附件（如技术参数、比价依据、过往采购记录等）。（二）部门初审审核内容：部门负责人（或指定授权人）对采购申请的以下内容进行初审：需求是否属于本部门职责范围内，是否符合年度/月度工作计划；数量、规格是否与实际需求匹配，是否存在浪费；预估预算是否在公司或部门预算额度内，预算来源是否明确。审核结果：通过：在系统中“同意”并签字确认，流转至下一审批环节；不通过：注明驳回理由（如“预算超支”“需求不明确”等），退回申请人修改后重新提交。（三）采购审批（分级审批）根据采购金额、风险等级实行分级审批，以下为通用分级标准（可根据企业规模调整）：采购金额（元）审批权限≤5,000部门负责人审批5,001-50,000部门负责人+采购部经理审批50,001-200,000部门负责人+采购部经理+分管副总审批＞200,000部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理审批审批要点：审批人重点审核采购的合规性、经济性及必要性，大额采购需关注成本效益分析、供应商资质预审情况等。特殊审批：如涉及紧急采购（需注明“紧急”及原因），可启动绿色审批通道，但需在事后补签审批手续。（四）供应商选择与订单供应商寻源：采购部根据采购需求，通过合格供应商库、公开招标、询比价、竞争性谈判等方式筛选供应商（≥3家报价，金额≥50,000元需进行招标或比价）；核查供应商资质（营业执照、相关行业许可证、过往合作评价等），保证供应商具备履约能力。确定供应商：综合评估价格、质量、交期、服务等因素，选择最优供应商，形成《供应商选择报告》（金额较大需附比价表、招标文件等）；涉及独家或单一来源采购的，需提交《单一来源采购说明》并经更高层级审批。采购订单：采购部根据审批通过的申请及供应商信息，通过ERP系统或线下《采购订单》（见模板2）订单，明确以下条款：供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；采购物品/服务明细（名称、规格型号、数量、单价、总价）；交货要求（时间、地点、方式、验收标准）；付款方式（如“验收合格后30天付全款”）；违约责任（如逾期交货、质量不达标处理办法）。采购订单需经采购经理签字、申请人确认后，加盖公司公章或合同章生效，同步发送供应商。（五）订单执行与进度跟踪订单交付跟踪：采购员作为订单执行第一责任人，定期与供应商沟通交货进度，记录《采购进度跟踪表》（见模板3），保证按期交付；如遇供应商可能延期交货，需提前3个工作日通知申请人及相关部门，协调解决方案（如更换供应商、调整交期等）。异常处理：交付过程中出现数量短缺、质量问题等情况，采购员需及时与供应商沟通，要求补发、换货或扣减相应货款，并同步更新订单状态；涉及合同纠纷的，法务部门介入处理，必要时通过法律途径解决。（六）收货验收与付款收货准备：申请人或仓库管理员根据采购订单提前准备收货场地、验收工具（如称重设备、检测仪器等）。现场验收：数量验收：核对实际到货数量与订单数量是否一致，点收时需供应商在场，双方签字确认《送货单》；质量验收：对于标准化物资（如办公用品），检查外包装、规格型号是否与订单一致；对于定制化物资或服务（如设备、维修服务），需联合使用部门、技术部门共同验收，出具《质量验收报告》（见模板4），明确“合格”“待整改”“不合格”结论；不合格品需拍照留证，要求供应商限期退换货，退换货费用由供应商承担。入库与登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账，申请人确认收到物品。付款申请：采购员收集《采购订单》《送货单》《质量验收报告》《发票》（或收据）等单据，提交财务部门；财务部门核对单据一致性（订单号、金额、供应商信息等），确认无误后按付款流程办理付款，并记录《采购付款台账》（见模板5）。（七）归档与总结资料归档：采购部将采购全流程资料（申请表、审批记录、比价表、采购订单、验收报告、付款凭证等）整理归档，保存期限≥3年（重要或大额采购需保存≥5年）。效果评估：每季度或每半年对采购活动进行总结，分析采购成本控制、供应商履约率、验收合格率等指标，持续优化采购流程。三、核心模板表格清单模板1：采购申请表申请部门申请人申请日期采购物品/服务名称规格型号需求数量预估单价预估总价用途说明期望交付日期附件（技术参数/比价依据等）部门负责人审批签字：采购部审核签字：分管领导审批签字：总经理审批（如需）签字：模板2：采购订单订单编号日期供应商名称采购物品/服务名称规格型号数量单价（元）交货时间交货地点运输方式费用承担方付款方式验收标准违约责任采购部经办人联系方式部门负责人签字：供应商确认经办人：签字：日期：公司盖章模板3：采购进度跟踪表订单编号采购物品供应商计划交期实际交期进度状态（□正常□延期□异常）跟踪人更新日期异常说明及处理措施模板4：质量验收报告订单编号验收日期验收地点验收人员使用部门采购物品/服务名称规格型号数量验收标准验收结果（□合格□待整改□不合格）验收详情说明（可附页）：整改要求（如需）：验收人签字：日期：部门负责人签字：日期：模板5：采购付款台账付款日期供应商名称订单编号付款金额（元）付款方式付款凭证号经手人备注四、关键操作要点提醒（一）合规性优先采购活动需严格遵守国家《招标投标法》《采购法》及公司内部采购管理制度，严禁“化整为零”规避招标、指定供应商等违规行为；大额采购、涉密采购需按专项规定执行，保证流程公开透明。（二）信息准确性采购申请、订单、验收单等单据中的信息（名称、规格、数量、金额等）必须一致，避免因信息错误导致交付或付款问题；供应商信息需及时更新，保证联系方式、地址等准确无误。（三）时效性管理申请人需提前合理时间提交申请（常规物资≥3个工作日，定制化物资≥7个工作日），为审批、寻源、交付预留充足时间；采购员需在订单后24小时内与供应商确认交期，收货前1天提醒供应商备货。（四）沟通协作跨部门采购需加强需求部门、采购部、财务部、仓库的沟通，明确各方职责（如使用部门参与质