供应商信息录入模板及安全审查指南

供应商信息录入模板及安全审查指南一、适用范围与背景本指南适用于企业引入新供应商、供应商关键信息变更及年度资质复核场景，旨在规范供应商信息收集流程，保证信息完整性与准确性，同时通过安全审查降低合作风险，保障企业供应链安全与数据合规。适用于采购部门、安全管理部门及业务对接部门协同操作。二、供应商信息录入全流程操作指引（一）需求发起与信息收集发起主体：业务部门根据项目需求或合作规划，填写《供应商引入需求表》，明确供应商类型（如原材料供应商、服务提供商等）、核心合作内容（产品/服务描述、预估合作规模等）及资质要求（如特定行业许可证、质量体系认证等）。信息收集：采购部门根据需求表，向潜在供应商发送《供应商信息收集清单》，包含基本信息、资质文件、业务数据及安全承诺等模块，要求供应商在5个工作日内提供完整材料（加盖公章的扫描件及电子版）。（二）模板填写与初步审核模板填写：供应商根据《供应商信息标准录入模板》（见第三节）逐项填写，保证信息真实、准确、无遗漏。重点字段包括统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、资质有效期、主营产品/服务范围等，带“*”为必填项。初步审核：采购专员*收到材料后2个工作日内完成初审，重点检查：表单完整性：必填项是否全部填写，资质文件是否齐全（如营业执照、行业许可证等）；格式规范性：电子版文件命名是否符合“供应商名称-文件类型-日期”格式（如“科技有限公司-营业执照-20240501”）；信息一致性：纸质版与电子版信息是否一致，资质文件中的名称、地址是否与表单填写内容匹配。初审不通过的，由采购专员*一次性反馈修改意见，供应商需在3个工作日内补充完善。（三）安全审查与风险评估审查启动：初审通过后，采购部门将材料提交至安全管理部门，启动安全审查流程。安全审查小组由安全主管牵头，成员包括法务专员、IT安全工程师*及相关业务部门代表。审查维度：资质合规性：核查营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）是否在有效期内，经营范围是否包含合作内容；特殊行业供应商（如食品、医疗器械）需提供对应的生产许可证、经营许可证及认证证书（如ISO9001、HACCP等）。数据安全与隐私保护：供应商是否具备数据安全管理能力（如通过ISO27001认证），是否提供《数据安全承诺函》，明确数据收集、存储、传输的保密措施及违约责任。业务连续性：供应商是否有应急预案（如生产中断、物流延迟等替代方案），过往合作中是否存在重大安全或业务中断记录。法律风险：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查供应商信用记录，是否存在失信被执行人、行政处罚等风险。审查结果：安全审查小组在5个工作日内出具《供应商安全审查报告》，明确“通过”“有条件通过”或“不通过”结论。“有条件通过”的，需明确整改要求（如补充数据安全审计报告、完善应急预案）及整改期限（一般不超过10个工作日）；“不通过”的，由采购部门书面通知供应商并说明原因，同步做好材料归档。（四）结果反馈与信息归档结果反馈：审查通过后，采购部门向供应商发送《合作确认函》，明确后续对接流程；同时将《供应商信息录入表》《安全审查报告》等材料抄送至业务部门及档案管理部门。信息归档：档案管理部门对供应商信息（含纸质版及电子版）进行分类归档，建立供应商信息库，保证信息可追溯。供应商信息发生变更时，需重新履行信息录入与审查流程。三、供应商信息标准录入模板供应商基本信息表字段分类字段名称填写说明是否必填基础信息供应商全称与营业执照一致是统一社会信用代码18位信用代码是注册地址详细到省、市、区（县）、街道、门牌号是法定代表人姓名是注册资本单位：万元是成立日期YYYY-MM-DD格式是经营期限长期/至YYYY-MM-DD是资质文件*营业扫描件PDF格式，加盖公章是*行业许可证（如涉及）如食品经营许可证、医疗器械注册证等是（如涉及）*质量体系认证如ISO9001、ISO14001等，附证书编号及有效期是（如涉及）*数据安全认证（如涉及）如ISO27001、等保备案证明等是（如涉及）业务信息主营产品/服务类别详细列明，如“电子元器件生产”“物流运输”是合作历史（如有）曾服务客户名称、合作期限、合作规模否年营业额单位：万元，最近一个自然年度否安全信息*数据安全管理制度名称如《公司数据安全管理规范》是*数据加密措施说明数据传输/存储加密方式（如SSL、AES）是*应急响应机制简述数据泄露、系统故障等应急预案是联系人信息*主联系人姓名对接负责人姓名是*职务如“销售经理”“运营总监”是*联系方式办座机/手机（仅用于业务对接）是*电子邮箱企业邮箱是备用联系人信息姓名、职务、电话（选填）否承诺与声明信息真实性声明“我司承诺以上信息真实有效，如有虚假愿承担法律责任”（供应商盖章）是数据安全保密承诺“我司承诺严格保护合作方数据，未经授权不得向第三方披露”（供应商盖章）是四、关键注意事项与风险提示（一）信息真实性核查供应商提供的所有资质文件需在有效期内，关键信息（如名称、统一社会信用代码、法定代表人）与工商登记信息一致，可通过“国家企业信用信息公示系统”在线核验。对涉及安全生产、食品卫生等特殊行业的供应商，需额外核查行业主管部门颁发的许可文件及日常监管记录。（二）动态更新机制供应商资质文件到期前3个月，采购部门需主动提醒供应商提交更新材料，未按时更新的暂停合作资格。供应商发生重大变更（如股权结构变更、法定代表人变更、注册地址迁移等），需在变更后10个工作日内提交更新信息，重新履行安全审查。（三）保密与合规要求供应商信息仅限采购、安全、业务对接等相关部门人员查阅，严禁泄露给无关第三方。涉及敏感信息（如商业数据、技术参数）的，需签订《保密协议》明保证密义务。安全审查过程中收集的供应商信息，仅用于评估合作风险，不得用于其他商业用途，审查结束后按要求归档保存。（四）风险应急处置供应商出现以下情况时，立即启动风险处置：资质被吊销/撤销、发生重大数据泄露事件、被列入失信名单等，由安全管理部门牵头评估影响