活动策划书及现场执行流程模板

活动策划书及现场执行流程模板一、适用活动类型与场景二、策划与执行全流程步骤（一）前期筹备阶段（活动前1-2个月）需求调研与目标确认与发起方（如企业市场部、项目组）沟通，明确活动核心目标（如品牌曝光、客户转化、团队凝聚等）、预算范围、参与人群画像（年龄、职业、兴趣等）、期望规模及硬性要求（如是否需要媒体报道、审批等）。输出物：《活动需求确认书》（含目标、预算、规模、关键要求等要素，双方签字确认）。主题与创意策划结合目标与人群，提炼活动主题（如“智联未来·2024行业峰会”“春日聚能·团队成长营”），设计核心创意（如互动环节、视觉主题、记忆点设计）。输出物：《活动策划方案》（含主题、创意说明、流程框架、宣传口号等）。时间与场地确定根据目标人群空闲时间、季节因素（如避开极端天气）、场地档期，初步筛选3-5个备选场地（需考察容量、交通、设备、配套服务）；确认活动日期及时长（如半天、1天、2天）。输出物：《场地考察对比表》（含场地名称、位置、容量、租金、设备清单、优劣势分析）。团队组建与分工成立活动专项小组，明确总负责人、策划组、执行组、宣传组、后勤组、应急组等角色，细化各组职责（如策划组负责流程设计，执行组负责现场落地）。输出物：《活动团队分工表》（含角色、姓名、联系方式、主要职责）。预算编制与审批根据场地、物料、人员、宣传等维度，细化预算项（如场地租赁、物料制作、嘉宾邀请、餐饮茶歇、设备租赁、人员费用等），编制详细预算表并提交审批。输出物：《活动预算表》（分项列支明细、总预算、备注说明）。（二）中期细化阶段（活动前2-4周）流程与环节设计将活动框架细化为具体流程（如签到→开场→领导致辞→主题分享→互动环节→午餐→圆桌论坛→闭幕→合影），明确每个环节的内容、时长、参与人员、所需物料（如签到台、PPT、话筒、奖品等）。输出物：《活动详细流程表》（含时间、环节名称、内容描述、负责人、物料清单、备注）。供应商对接与资源确认根据需求筛选供应商（如搭建公司、设备租赁商、餐饮服务商、礼仪人员、摄影摄像团队等），签订合作合同，明确服务内容、交付时间、质量标准及违约责任；确认关键物料（如背景板、礼品、宣传册）的设计稿与制作进度。输出物：《供应商对接清单》《物料制作进度表》。嘉宾与人员邀请拟定嘉宾名单（如行业专家、企业领导、客户代表等），发送邀请函（含活动主题、时间、地点、议程、回执方式）；统计内部参与人员名单（如员工、合作伙伴），确认交通与住宿需求（如需）。输出物：《嘉宾名单及回执统计表》《参与人员信息表》（含姓名、联系方式、特殊需求，如dietaryrestrictions）。宣传推广启动制定宣传计划（如预热期、倒计时期、现场期、复盘期的宣传渠道与内容），设计宣传物料（如海报、推文、短视频），通过官方公众号、行业媒体、社群等渠道发布活动信息，吸引目标人群报名。输出物：《活动宣传计划表》《宣传物料设计稿》。（三）现场执行阶段（活动当天）场地搭建与布置（活动前4-6小时）组织供应商进场搭建（如舞台、背景板、签到区、互动区），检查场地设备（灯光、音响、投影仪、麦克风等）是否正常运行；布置物料（如桌椅、指示牌、资料袋、茶歇区），保证场地整洁、美观、符合活动主题。负责人：执行组组长*主管关键点：搭建完成后，总负责人带队进行“全流程彩排”，模拟签到、入场、环节衔接等流程，排查问题（如话筒无声、座位不足）。人员签到与入场（活动前1-2小时至开场）开放签到区，安排工作人员引导参与者签到（电子签到/纸质签到）、发放资料袋（含活动手册、礼品、流程单），指引座位；设置咨询台，解答参与者疑问（如场地位置、卫生间方向）。负责人：后勤组组长*专员关键点：提前准备好签到物料（签到表、笔、胸卡、资料袋），安排备用人员应对签到高峰。活动开场与流程执行（活动正式时段）开场：主持人开场（介绍活动主题、流程、嘉宾），播放开场视频（如有）；环节推进：严格按照《活动详细流程表》推进各环节（如领导致辞、嘉宾分享、互动游戏），主持人灵活控场（如调节气氛、提醒时间）；互动与记录：安排摄影摄像团队全程记录，安排工作人员引导互动（如扫码参与抽奖、提问环节），保证现场氛围活跃。负责人：总负责人经理、主持人老师关键点：每环节结束后，负责人与下一环节负责人确认衔接（如PPT播放、嘉宾上场），避免冷场或超时。餐饮与茶歇服务（活动餐时段）根据流程安排餐饮（如午餐、下午茶），引导参与者有序取餐；安排专人巡查茶歇区，及时补充食物与饮品，保持区域整洁。负责人：后勤组组长*专员关键点：提前确认餐饮数量（按参与人数+10%备用）、特殊餐食需求（如素食、gluten-free），保证食品安全与供应充足。应急事件处理（全程）针对突发情况（如设备故障、人员迟到、天气变化），启动应急预案（如备用话筒、嘉宾替补、室内场地转移）；应急组现场待命，快速响应并解决问题，保证活动不受影响。负责人：应急组组长*主管关键点：提前准备应急物资（如医药箱、备用雨具、充电宝），明确应急联系人及电话。（四）后期复盘阶段（活动后1周内）物料清场与结算组织供应商拆卸场地，回收可重复利用物料（如桌椅、设备），清理场地垃圾；与供应商核对费用，完成尾款结算。输出物：《场地清场确认单》《供应商费用结算表》。资料整理与反馈收集整理活动照片、视频、签到数据、嘉宾反馈等资料，形成《活动成果集》；通过问卷星、邮件等方式收集参与者反馈（如满意度、建议），统计分析数据。输出物：《活动资料汇总》《参与者反馈分析报告》。复盘会议与总结报告召开活动复盘会，团队共同总结亮点（如互动环节设计新颖）、不足（如流程衔接不畅）及改进建议；撰写《活动总结报告》，提交发起方，反馈活动目标达成情况。输出物：《活动复盘会议纪要》《活动总结报告》。三、核心工具模板清单1.活动基本信息表项目内容说明填写示例活动名称活动全称“2024年度合作伙伴答谢会”活动主题核心创意与宣传口号“携手同行·共筑未来”活动时间具体日期、时段（如9:00-17:00）2024年6月15日（周六）9:00-17:00活动地点详细地址、场地名称北京市朝阳区酒店三楼宴会厅参与人数预估人数、实际签到人数预估200人，实际签到185人活动目标核心目的（如品牌曝光、客户转化）提升客户满意度，促进合作意向达成发起方主办/承办单位公司市场部2.活动详细流程表时间环节名称内容描述负责人物料清单备注8:00-9:00签到入场电子签到、发放资料袋、指引座位*专员签到台、电子签到设备、资料袋、流程单安排2人引导，1人负责签到9:00-9:15开场环节主持人开场、播放开场视频*老师PPT、音响、开场视频提前30分钟检查设备9:15-9:45领导致辞公司总经理致辞*总监话筒、PPT、胸麦提前确认致辞稿时长9:45-10:45主题分享行业专家分享“未来趋势”*教授PPT、话筒、激光笔安排1人协助嘉宾播放PPT10:45-11:00茶歇参与者休息、交流*专员茶歇食物、饮品、纸杯、纸巾提前布置茶歇区，及时补充11:00-12:00互动抽奖扫码参与抽奖、发放礼品*助理抽奖二维码、奖品、抽奖箱确认奖品数量，提前测试扫码功能12:00-13:30午餐自助餐*专员餐券、餐区指引牌确认特殊餐食需求，安排引导人员3.活动预算表序号预算项目明细说明单价（元）数量金额（元）备注1场地租赁宴会厅租赁（含基础设备）20,0001天20,000含音响、投影仪、桌椅2物料制作背景板、签到台、宣传册、礼品15,0001批15,000背景板尺寸6m×3m，宣传册200本3餐饮茶歇午餐（自助餐）、上午/下午茶歇150200人30,000午餐150元/人，茶歇50元/人（2次）4设备租赁额外灯光、摄影摄像设备8,0001天8,000专业摄影团队，含2台摄像机5人员费用主持人、礼仪人员、临时工作人员5,0001天5,000主持人2000元，礼仪3人各1000元6其他费用应急物资、运输费、杂项2,0001批2,000含医药箱、备用雨具、物料运输总计80,000预算总额，预留5%备用金（未列）4.应急预案表突发情况应对措施负责人联系方式备注设备故障（话筒无声）立即启用备用话筒，技术人员5分钟内排查*技术员提前准备3个无线话筒备用嘉宾迟到主持人串场互动，播放预热视频*老师139提前准备2个备选互动游戏天气突变（下雨）引导参与者移至室内备用区域（如有）*主管137提前确认场地室内备用区域位置参与者身体不适安排工作人员陪同至休息区，提供医药箱*专员136医药箱含创可贴、消毒棉、常用药品四、关键风险与执行要点目标对齐风险：活动筹备前需与发起方反复确认目标，避免“为办活动而办活动”，保证所有环节围绕核心目标设计（如品牌活动侧重视觉呈现与传播，转化活动侧重互动与留资）。进度管控风险：制定《筹备进度甘特图》，明确各环节deadline，每周召开进度会，避免因物料制作延迟、嘉宾确认不及时等问题影响整体节奏。细节把控风险：提前检查所有物料（如背景板文字是否正确、礼