企业采购与供应商管理模板

企业采购与供应商管理全流程工具包一、适用业务场景与价值定位本工具包适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的采购部门与供应商管理场景，覆盖从需求提报到供应商优化的全生命周期。核心价值在于：规范采购流程、降低采购成本、控制供应链风险、提升供应商合作效率，支持企业实现“降本增效、合规透明、协同发展”的采购管理目标。具体场景包括：日常生产物料采购、非生产性物资采购（办公用品、服务等）、新供应商引入、现有供应商绩效评估、采购合同管理等。二、标准化操作流程与关键步骤步骤1：需求识别与提报操作内容：业务部门根据生产、运营或项目需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息，并附技术参数、图纸等附件。责任部门/岗位：需求部门发起→部门负责人审批→采购部门接收备案。输出成果：《采购需求申请表》（含审批记录）。步骤2：供应商寻源与初选操作内容：采购部门根据需求类型，通过公开招标、行业推荐、历史合作库筛选、供应商自荐等方式收集候选供应商，建立《供应商信息登记表》，初步筛选出符合基本资质（如经营范围、产能、认证等）的供应商名单。责任部门/岗位：采购部门主导→需求部门、技术部门（如需）参与评审。输出成果：《供应商信息登记表》《候选供应商名单》。步骤3：供应商资质审核操作内容：采购部门联合法务、质量部门对候选供应商进行资质审核，重点核查营业执照、行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、财务状况（近三年财报）、过往合作业绩（案例证明）、质量保证能力等，形成《供应商资质评估表》。责任部门/岗位：采购部门组织→法务、质量部门审核→采购负责人审批。输出成果：《供应商资质评估表》（审核结论：通过/不通过/补充材料）。步骤4：询价比价与谈判操作内容：对资质审核通过的供应商，采购部门发出《询价函》（明确需求、报价要求、截止时间），收集报价后组织《询价比价表》，对比价格、质量、交期、付款条件等；对复杂项目，需与供应商进行商务谈判，最终确定合作方案。责任部门/岗位：采购部门执行→需求部门、财务部门参与比价→采购负责人确认谈判结果。输出成果：《询价比价表》《谈判纪要》。步骤5：合同签订与审批操作内容：采购部门根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确标的物详情、数量、价格、交付验收、质量标准、违约责任、争议解决等条款，经法务部门审核、采购负责人审批后，与供应商正式签订合同。责任部门/岗位：采购部门起草→法务部门审核→财务部门（如需）→总经理/授权负责人审批→双方盖章。输出成果：《采购合同》（正本双方各执一份，复印件抄送相关部门）。步骤6：订单执行与交付验收操作内容：采购部门根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》；供应商按订单约定交付物料/服务，仓库/需求部门依据合同条款进行数量清点、质量检验，填写《入库验收单》或《服务验收确认单》。责任部门/岗位：采购部门下达订单→供应商交付→仓库/需求部门验收→采购部门跟进异常处理。输出成果：《采购订单》《入库验收单》《服务验收确认单》。步骤7：供应商绩效评估操作内容：采购部门按季度/半年度对合作供应商进行绩效评估，从质量合格率、交付准时率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等维度打分，形成《供应商绩效评分表》，并根据评分结果将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级。责任部门/岗位：采购部门组织→仓库、质量、需求部门提供数据→采购负责人确认评级结果。输出成果：《供应商绩效评分表》《供应商评级报告》。步骤8：供应商关系优化操作内容：针对评估结果，采购部门与供应商进行沟通：对A级供应商加大合作份额、推动战略合作；对B/C级供应商提出改进要求并跟踪落实；对D级供应商或存在重大违约行为的供应商，启动淘汰流程。责任部门/岗位：采购部门执行→需求部门、质量部门协同→管理层决策。输出成果：《供应商改进计划》《供应商淘汰通知》（如需）。三、核心工具表单与填写指南表1：采购需求申请表表单编号需求部门需求日期物料/服务名称规格型号单位需求数量用途说明预算金额（元）期望交付时间紧急程度（□普通□紧急）申请人*部门负责人审批*示例生产部2023-10-01原材料AXYZ-001吨10生产X产品50,0002023-10-15□普通□紧急张*李*填写说明：规格型号需明确技术参数，紧急程度需勾选；预算金额需符合公司财务制度；附件（如图纸）需随表单一并提交。表2：供应商资质评估表供应商名称*联系人*统一社会信用代码主营业务资质证书（名称及编号）过往合作项目案例（至少1例）财务状况（简述）质量保证能力（说明）审核结论（□通过□不通过□补充材料）审核人*审核日期示例王*91110108MA05678原材料生产ISO9001:2015（证书编号：XXX）2022年为XX公司供应A类物料，合格率99%资产负债率<60%，现金流稳定拥有检测实验室，全流程质检□通过□不通过□补充材料赵*2023-09-20填写说明：资质证书需在有效期内，过往案例需提供合同关键页复印件；审核结论为“补充材料”的，需明确补充内容及时限。表3：询价比价表询价单号供应商名称*报价日期物料名称规格单位数量单价（元）总价（元）交货期付款条件备注（如最小起订量、包装要求）比价结论（□推荐□备选□淘汰）示例甲公司2023-09-25原材料AXYZ-001吨104,80048,0007天验收后30天最小起订量5吨□推荐乙公司2023-09-25原材料AXYZ-001吨104,90049,0005天预付30%无特殊要求□备选填写说明：需至少收集3家供应商报价；比价结论需综合价格、质量、交期等因素确定。表4：采购合同模板（关键条款节选）合同编号：CG-2023-XXX甲方（采购方）：XX有限公司乙方（供应商）：XXX公司标的物：原材料A（型号：XYZ-001），数量10吨，单价4,800元，总价48,000元。质量标准：符合国家GB/TXXXX-2021标准，甲方凭《入库验收单》确认质量。交付：乙方于2023-10-15前送货至甲方指定地点，运费由乙方承担。验收：甲方收到货物后3个工作日内验收，验收不合格乙方需2日内更换。付款：验收合格后30日内，甲方凭发票支付全款。违约责任：乙方延迟交付，每日按逾期金额0.5%支付违约金；质量不合格，甲方有权拒付并要求赔偿损失。争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼。签订日期：2023-09-30甲方（盖章）：XX有限公司乙方（盖章）：XXX公司授权代表：刘授权代表：陈表5：供应商绩效评分表（季度）供应商名称*评估周期质量评分（40%）（合格率×40%+投诉率×-10%）交期评分（30%）（准时率×30%+延迟次数×-5%）价格评分（20%）（行业均价对比×20%）服务评分（10%）（响应速度×5%+问题解决率×5%）总分等级（A≥90分；80≤B<90；70≤C<80；D<70）改进建议评估人*示例2023Q399%×40%+0×-10%=39.698%×30%+1次×-5%=28.4较行业均价低5%×20%=1.0100%×5%+100%×5%=10.089B级优化交付预警机制周*评分说明：质量合格率=（合格批次/总批次）×100%；交付准时率=（准时批次/总批次）×100%；价格评分以行业均价为基准，低于均价得分更高。表6：供应商信息登记表供应商全称简称联系人*联系方式（禁止真实信息）注册地址成立时间注册资本（万元）主营业务主要产品/服务银行账户信息（模糊处理）备注示例甲公司王*（请填写企业联系方式）XX市XX区2010-05-105,000原材料生产A类、B类物料开户行：XX银行XX支行，账号：XXXXXX重点合作供应商四、使用要点与风险提示数据准确性：需求申请、供应商信息、报价数据等需真实有效，避免因信息错误导致采购偏差或合同纠纷。合规性优先：严格执行招投标法、反商业贿赂等法律法规，禁止“暗箱操作”，保证采购流程透明可追溯。保密管理：供应商报价、成本数据、合作条款等敏感信息需限定知悉范围，严禁外泄。动态更新：供应商信息库、绩效评估结果需每季度更新，及时淘汰不合格供应商，补充优质资源。跨部门协同：采购部门需与需求、质量、仓库、财务等部门保持紧