人力资源管理HRIS系统操作及维护手册

人力资源管理HRIS系统操作及维护手册本手册旨在规范人力资源管理信息系统（HRIS）的操作流程与维护标准，保证系统功能高效稳定运行，为人力资源管理工作提供数字化支持。手册适用于企业人力资源专员、系统管理员及相关岗位人员，内容涵盖系统核心模块操作、日常维护规范及异常问题处理，操作人员需严格遵循本手册要求，保障数据安全与业务合规。一、系统概述（一）核心功能模块HRIS系统包含员工信息管理、组织架构管理、考勤管理、薪酬管理、报表分析五大核心模块，覆盖员工全生命周期管理及人力资源数据统计分析需求。（二）系统登录方式访问企业内部网络，打开HRIS系统登录页面；输入分配的用户名（工号）及初始密码（初始密码由系统管理员提供，首次登录需强制修改）；完成图形验证码校验后，“登录”进入系统主界面；如遇密码遗忘或账号异常，请联系系统管理员重置。二、员工信息管理模块（一）模块应用场景适用于新员工入职登记、在职员工信息变更（联系方式、岗位、部门等）、员工离职办理及员工档案查询等场景，保证员工信息准确、实时更新。（二）标准操作流程1.新员工入职信息登记（1）登录系统，左侧菜单栏“员工信息管理”→“新增员工”；（2）按表单要求填写员工基本信息，包括：姓名、性别、证件号码号、民族、政治面貌、出生日期、联系方式、入职日期、用工类型（全职/兼职）、所属部门、岗位、入职薪资、合同期限等（带为必填项）；（3）附件材料：证件号码扫描件、学历学位证书、体检报告（可选）、离职证明（如有工作经验），附件格式支持PDF/JPG，单个文件不超过5MB；（4）“保存并提交”，系统自动流转至部门经理*审批，审批通过后员工信息正式录入系统；（5）系统唯一员工工号，同步至考勤、薪酬模块关联使用。2.员工信息变更（1）登录系统，进入“员工信息管理”→“员工查询”，输入员工姓名或工号定位员工档案；（2）“编辑”，修改需变更的字段（如联系方式、现居地址、岗位等）；（3）变更“所属部门”“岗位”“薪资”等关键信息时，需填写变更原因，并相关审批文件（如岗位调整通知、薪资调整审批单）；（4）“提交变更申请”，经部门经理及人事主管审批后，系统自动更新员工信息并记录变更日志。3.员工离职办理（1）进入“员工信息管理”→“离职管理”，选择需离职员工（支持按姓名/工号查询）；（2）填写离职日期、离职类型（主动离职/被动离职/合同到期）、离职原因（可选填）；（3）离职审批表（需员工本人签字及部门经理*确认）；（4）“提交离职申请”，系统自动冻结员工考勤权限，同步至薪酬模块核算离职薪资，并将员工状态标记为“离职”，档案转入历史员工库。（三）相关表单模板表2-1员工基本信息登记表序号字段名称填写要求示例值1姓名*与证件号码一致张三2证件号码号*18位，严格校验110101199001013入职日期*格式：YYYY-MM-DD2023-10-014所属部门*系统已维护部门列表技术部5岗位*系统已维护岗位列表前端开发工程师6联系方式*11位手机号56787紧急联系人姓名+电话，用“/”分隔李四四）操作要点提示员工证件号码号、工号等唯一标识信息不可修改，如需更正需提供公安机关或上级部门证明文件；附件材料需清晰完整，关键信息（如证件号码有效期、学历证书编号）需与系统填写信息一致；信息变更需在业务发生3个工作日内完成提交，保证数据时效性；离职员工信息不可删除，仅可修改状态，历史数据需保留至少5年（符合档案管理规范）。三、组织架构管理模块（一）模块应用场景适用于企业部门新增、合并、拆分，岗位设置与调整，组织架构图查看及权限配置等场景，保障组织架构清晰、权责明确。（二）标准操作流程1.新增部门（1）进入“组织架构管理”→“部门管理”，“新增部门”；（2）填写部门信息：部门名称、部门编码（系统自动可手动修改）、上级部门（通过树形结构选择）、负责人（从员工列表中选择）、成立日期、部门职能描述；（3）“保存”，部门信息生效，系统自动更新组织架构图。2.调整部门/岗位（1）部门调整：在“部门管理”中选择目标部门，“编辑”，修改上级部门或部门名称，调整后“保存”，系统自动同步下属部门及员工关联信息；（2）岗位调整：进入“岗位管理”，选择目标部门，“新增岗位”，填写岗位名称、岗位编码、岗位级别、编制人数等信息；或编辑现有岗位，修改编制人数、岗位要求等，保存后生效。3.查看组织架构图（1）进入“组织架构管理”→“组织架构图”，系统实时展示当前企业组织层级；（2）支持按部门/岗位筛选，鼠标悬停可查看部门负责人及员工数量；（3）“导出”按钮，可PDF格式架构图用于存档或汇报。（三）操作要点提示部门编码需唯一，新增时不可与现有部门重复；调整部门上级归属时，需保证下属部门及员工信息同步更新，避免数据孤岛；岗位编制人数调整需结合企业实际用人需求，超编调整需提前提交用人申请至人事部门*审批；组织架构图每季度更新一次，重大组织变革需在24小时内同步更新系统数据。四、考勤管理模块（一）模块应用场景适用于员工每日打卡记录、考勤异常（迟到、早退、旷工、请假）处理、考勤数据统计及月度考勤报表等场景，辅助企业规范考勤管理。（二）标准操作流程1.员工打卡（1）员工通过企业/APP端登录考勤系统，“上班打卡”或“下班打卡”；（2）系统自动获取GPS定位及IP地址信息（支持Wi-Fi打卡），打卡时间精确至分钟；（3）异常打卡（如定位偏离、网络异常）需在当日24:00前提交异常说明，现场照片或证明材料，经部门经理*审批后视为有效打卡。2.请假申请审批（1）员工登录系统，进入“考勤管理”→“请假申请”，选择请假类型（事假、病假、年假等）、开始时间、结束时间、请假时长；（2）填写请假事由，病假需提供医院证明（病假条），年假需符合企业年假政策；（3）“提交”，系统自动流转至部门经理*审批，审批通过后考勤数据自动扣减对应假期时长；（4）请假期间需保持通讯畅通，突发情况需及时向部门及人事部门报备。3.月度考勤统计（1）人事专员*每月1日进入“考勤管理”→“考勤统计”，选择统计月份及部门；（2）系统自动汇总员工打卡记录、请假数据、异常记录，月度考勤明细表；（3）核对考勤数据，对异常记录（如未打卡未审批、超期请假）进行标注，联系员工补充说明；（4）确认无误后，“月度考勤报表”，导出Excel格式提交财务部门*用于薪资核算。（三）相关表单模板表4-1月度考勤异常统计表序号员工工号员工姓名所属部门异常类型异常日期异常原因审批状态处理结果1HR001张三技术部迟到2023-10-08交通拥堵已审批扣减当日绩效5分2HR002李四市场部未打卡2023-10-10系统故障已审批按正常出勤记录（四）操作要点提示打卡记录需真实有效，严禁代打卡、伪造定位信息，违规者将按企业制度处理；请假申请需提前1个工作日提交（突发情况除外），请假时长按0.5天为单位计算；考勤数据统计需在每月3日前完成，保证薪资核算按时进行；系统保留考勤记录2年，逾期查询需提交书面申请至人事部门*。五、薪酬管理模块（一）模块应用场景适用于员工薪资核算、薪资结构设置、薪资发放记录查询、个税申报及年度薪酬调整等场景，保障薪资计算准确、发放及时。（二）标准操作流程1.月度薪资核算（1）进入“薪酬管理”→“薪资核算”，选择核算月份（如2023年10月）；（2）系统自动导入考勤数据（出勤天数、请假扣款）、绩效数据（绩效奖金）、社保公积金数据（个人缴纳部分）等基础数据；（3）核对员工薪资明细：基本工资、岗位工资、绩效奖金、补贴（餐补、交通补）、扣款（请假扣款、社保个税等）；（4）对异常薪资（如新入职员工、调薪员工）进行手动调整，调整需注明原因并审批文件；（5）“薪资表”，系统自动计算应发工资、实发工资，薪资明细表。2.薪资发放与记录（1）薪资核算完成后，进入“薪酬管理”→“薪资发放”，选择发放月份；（2）确认银行账号信息（系统自动关联员工工资卡），“提交发放申请”；（3）财务部门*审核通过后，系统触发薪资发放流程，预计2-3个工作日到账；（4）员工可通过系统“薪资查询”模块查看个人薪资明细，包括历史发放记录、个税申报明细等。3.年度薪酬调整（1）每年12月，人事部门*根据企业年度经营情况及员工绩效考核结果，制定年度调薪方案；（2）进入“薪酬管理”→“调薪管理”，选择调薪范围（全体/特定部门/个人）、调薪幅度、生效日期；（3）批量或逐个录入员工调薪信息，调整后需经人事主管及总经理审批；（4）审批通过后，系统更新员工薪资标准，次年1月起按新标准核算薪资。（三）相关表单模板表5-1员工薪资明细表（2023年10月）员工工号姓名所属部门基本工资岗位工资绩效奖金餐补交通补应发工资社保个税实发工资发放状态HR001张三技术部80002000300050030000210011700已发放HR002李四市场部70001500250050030011800180010000已发放（四）操作要点提示薪资核算需严格遵循企业薪酬制度及国家法律法规（如最低工资标准、社保比例），保证合规性；员工薪资信息属敏感数据，操作人员需遵守保密原则，严禁泄露员工薪资详情；调薪操作需在每年12月31日前完成，保证次年薪资核算顺利衔接；薪资发放记录需长期保存，保存期限不少于10年（符合财务审计要求）。六、系统维护与安全管理（一）模块应用场景适用于系统数据备份、用户权限管理、系统故障排查、版本升级等场景，保障系统稳定运行及数据安全。（二）标准操作流程1.数据备份（1）系统管理员*每周一上午9:00执行全量数据备份，每月末执行增量数据备份；（2）进入“系统维护”→“数据备份”，选择备份类型（全量/增量）、备份路径（企业内部服务器），“开始备份”；（3）备份完成后，系统备份日志，记录备份时间、文件大小、数据完整性校验结果；（4）备份数据需加密存储，关键备份数据需异地保存（如云存储），防止服务器故障导致数据丢失。2.用户权限管理（1）进入“系统维护”→“用户权限”，查看当前系统用户列表；（2）新增用户：“新增用户”，填写用户信息（工号、姓名、所属部门、角色），分配初始密码，设置权限范围（如仅可操作“员工信息查询”模块）；（3）修改权限：选择目标用户，“编辑”，勾选/取消对应模块操作权限，权限分为“查询”“新增”“编辑”“删除”四级，遵循“最小权限原则”；（4）禁用/删除用户：员工离职时，需及时禁用或删除系统账号，禁用后用户无法登录但历史数据保留，删除后数据不可恢复（谨慎操作）。3.系统故障排查（1）用户反馈系统异常（如登录失败、数据无法保存），系统管理员*需记录故障现象、发生时间、影响范围；（2）登录系统后台，查看“系统日志”，定位故障原因（如数据库连接异常、模块冲突）；（3）针对常见故障：登录失败：检查用户名密码是否正确、账号是否被冻结、验证码是否失效；数据同步异常：检查网络连接是否稳定、接口服务是否正常运行；（4）故障排除后，通知用户测试，并在《系统故障处理记录表》中记录处理过程、结果及责任人。（三）操作要点提示数据备份需定期测试恢复功能，保证备份数据可用；用户权限调整需经人事部门*及部门负责人确认，避免权限滥用；系统密码需定期更换（每90天一次），禁止使用简单密码（如56、生日等）；发觉系统漏洞或安全风险，需立即启动应急预案，并上报企业信息安全部门。七、常见问题处理（FAQ）1.问题：员工忘记密码如何处理？解决方法：员工通过登录页面的“忘记密码”功能，输入工号及证件号码号后6位，系统发送重置至预留手机号，设置新密码即可。若手机号变更，需联系部门经理及人事专员线下办理密码重置。2.问题：考勤数据与实际打卡记录不符怎么办？解决方法：员工需在当月25日前通过“考勤异常申请”提交说明，打卡截图或证明材料，经部门经理审批后，人事专员在系统中手动修正数