企业劳动合同签订流程指导手册

企业劳动合同签订流程指导手册一、手册目的为帮助企业规范劳动合同签订全流程，明确各环节操作要点，有效规避劳动用工法律风险，保障用人单位与劳动者双方合法权益，特制定本指导手册。二、前期准备阶段（一）法律依据梳理以《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《劳动合同法实施条例》为核心依据，结合地方劳动用工条例（如地方最低工资、特殊工时制规定），确保签约全程合法合规。（二）合同文本准备1.模板制定：参考当地人社部门示范文本，结合企业业务（如制造业、服务业）、岗位特性（如技术岗、外勤岗）调整条款。需涵盖必备条款（用人单位/劳动者信息、合同期限、工作内容与地点、劳动报酬、社保等）及补充条款（如保密协议、竞业限制，需符合法律规定）。2.版本适配：区分全日制劳动合同、非全日制用工协议、劳务派遣协议；针对实习生、退休返聘人员，准备实习协议、劳务协议，避免混淆适用。（三）签约主体确认1.用人单位：确保完成工商注册，分支机构签约需持总公司书面授权。2.劳动者：核查身份证、学历/资格证书，排查是否存在双重劳动关系（可要求提供离职证明或承诺书），确认年龄符合法定就业条件（年满16周岁，退休人员需明确劳务关系性质）。三、劳动合同签订流程（一）入职告知与条款协商1.法定告知：书面/口头告知劳动者工作内容、条件、地点、职业危害、劳动报酬，及劳动者要求了解的其他情况（如考勤、绩效考核规则）。2.条款协商：就合同期限（固定/无固定/以完成任务为期限）、岗位职责、劳动报酬（工资构成、发放时间）、工作时间（标准/综合/不定时工时，需符合审批要求）、休息休假、社保缴纳等核心条款，与劳动者充分协商。（二）合同文本拟定与合规审核1.文本拟定：确保条款表述清晰（如“工作地点”明确至城市/区域，“劳动报酬”明确工资构成及发放周期）。2.合规性审核：试用期：期限不超过法定上限（3个月≤合同期<1年，试用期≤1个月；1年≤合同期<3年，试用期≤2个月；3年以上/无固定期，试用期≤6个月），同一劳动者同一单位仅约定一次试用期。违约金：仅在“服务期（企业提供专项培训）”“竞业限制（高管、技术人员等）”场景下可约定，其他情形无效。无效条款：删除“员工自愿放弃社保”“加班无加班费”等违法条款。（三）双方签署与生效1.签署要求：用人单位：法定代表人/授权委托人签字（附授权书），加盖公章/劳动合同专用章，签字日期与劳动者签署日期一致。劳动者：本人签字（禁止代签，确需代签的需提供书面授权及代签人身份证明），注明签字日期。2.生效时间：自双方签字/盖章之日起生效（约定生效条件的，需条件成就后生效，如“试用期考核通过后生效”需明确考核标准）。（四）合同分发与存档管理1.合同分发：当场交付劳动者一份原件，要求签收（留存签收记录）；企业留存版本需与劳动者持有的完全一致。2.存档管理：纸质存档：按部门、入职时间分类归档，存放于专人管理的档案柜。电子存档：扫描原件形成电子档，存储于加密服务器/云盘，建立检索目录。存档期限：合同终止/解除后，至少保存2年（以备监察检查或纠纷举证）。四、关键注意事项（一）签订时间要求入职之日起一个月内订立书面合同。超一个月未签的，每月支付二倍工资（最长11个月）；超一年未签的，视为已订立无固定期限劳动合同。（二）试用期管理要点1.试用期工资：不低于本单位同岗位最低档工资/合同约定工资的80%，且不低于当地最低工资标准。2.试用期解除：需证明劳动者“不符合录用条件”（录用条件需书面化并公示），否则构成违法解除。（三）特殊群体签约注意1.应届毕业生：毕业前实习签实习协议，毕业后签劳动合同。2.退休返聘人员：签劳务协议，明确民事雇佣关系，无需缴社保，报酬按劳务所得计税。3.劳务派遣人员：由派遣单位签劳动合同，用工单位与派遣单位签劳务派遣协议，不得再与被派遣者签合同。（四）条款明确性强化工作岗位：避免“根据公司需要调整”，可约定“岗位调整需双方协商一致并书面变更”。劳动报酬：明确工资结构、发放时间、支付方式，避免“工资面议”“随市场调整”。工作地点：明确至具体城市/区域，确需全国调配的，约定“经协商一致可调整至XX区域内”。五、常见问题处理（一）劳动者拒绝签订劳动合同1.书面催告劳动者签订（留存催告记录，如邮件、短信、纸质通知书）。2.催告后仍拒签的，入职一个月内书面通知终止劳动关系，无需支付经济补偿，但需结清工资。（二）劳动合同变更处理因岗位、薪酬、工作地点变动需变更合同的，双方协商一致后签订书面《劳动合同变更协议》，作为原合同附件，明确变更内容、生效时间。（三）合同解除与终止操作1.协商解除：双方一致可解除，用人单位提出的需支付经济补偿。2.劳动者单方解除：提前30日（试用期提前3日）书面通知即可；用人单位违法（拖欠工资、未缴社保等）的，劳动者可即时解除并要求补偿。3.用人单位单方解除：需符合法定情形（如严重违纪、不胜任工作经培训/调岗后仍不胜任等），履行法定程序（通知工会、书面送达），否则支付赔偿金（经济补偿的2倍）。4.合同终止：期满、劳动者退休/死亡、用人单位破产/吊销执照等情形下终止。终止时需依法支付经济补偿（除合同期满劳动者不续签或单位维持/提高条件劳动者拒签的情形外）。六、附则本手册根据现行劳动法