采购管理流程模板供应商评估与选择

采购管理流程模板：供应商评估与选择一、适用场景与业务背景新供应商引入：企业首次采购某类产品或服务时，需通过系统化流程筛选合格供应商；现有供应商复评：年度或半年度对合作中的供应商进行绩效评估，决定是否续约或调整合作层级；战略采购供应商筛选：针对长期、大宗采购项目（如原材料供应、设备采购、服务外包等），需综合评估供应商的长期合作价值；项目制供应商选择：为特定项目（如工程建设、系统开发、活动策划等）选择具备专项能力的供应商。通过标准化流程，可保证供应商选择的公平性、科学性，降低采购风险，保障采购质量与效率。二、操作步骤与执行要点步骤1：采购需求明确化目的：清晰界定采购目标，为后续供应商筛选提供依据。操作内容：需求部门（如生产部、运营部、行政部等）提交《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、预算上限、交付地点等核心要素；采购部门联合需求部门、技术部门（如需）对申请表进行审核，保证需求合理、明确，避免模糊表述（如“优质产品”“高效服务”等需量化为具体指标）；形成《采购需求确认单》，经需求部门负责人、采购部门负责人审批后，作为供应商评估的基准。输出成果：《采购需求确认单》步骤2：供应商寻源与信息收集目的：广泛获取潜在供应商资源，建立候选供应商池。操作内容：根据采购需求类型，通过以下渠道收集供应商信息：公开渠道：招标平台、行业采购网站、供应商数据库、行业展会/论坛等；定向邀请：向行业内知名企业、过往合作优秀供应商（如适用）发出邀请；内部推荐：企业内部各部门推荐合作过的优质供应商（需经核实）；对收集到的供应商信息进行初步整理，记录供应商名称、主营业务、联系方式、核心产品/服务等，形成《潜在供应商名录》。输出成果：《潜在供应商名录》步骤3：供应商资格预审目的：筛选具备基本合作资质的供应商，排除不合格对象。操作内容：制定《供应商资格预审标准》，明确必备条件（如营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可、纳税证明、社保缴纳记录等）和优先条件（如ISO体系认证、专利技术、行业荣誉等）；向潜在供应商发出《供应商资格预审通知》，要求其在规定时间内提交《供应商资格申请表》及附件（资质证明文件复印件需加盖公章）；采购部门联合法务部、需求部门对供应商提交的材料进行审核，重点核查资质真实性、有效性（如营业执照是否在有效期内、资质范围是否匹配采购需求等）；审核结果分为“通过”“不通过”“补充材料”，向供应商反馈结果，对不通过的供应商说明原因。输出成果：《资格预审结果通知》、《供应商资格申请表》及附件步骤4：供应商现场考察（可选，关键/高风险采购必选）目的：验证供应商的实际运营能力，保证其具备交付条件。操作内容：对通过资格预审的供应商，根据采购重要性程度决定是否开展现场考察（如金额较大、技术复杂、质量要求高的采购项目需考察）；制定《供应商现场考察提纲》，明确考察重点：生产/运营环境：厂房/办公场所布局、设备设施状况、5S管理执行情况等；质量控制：质检流程、检测设备、不合格品处理机制、质量认证（如ISO9001）落实情况等；研发能力：研发团队规模、技术专利、过往研发成果等（如涉及技术型采购）；供应链管理：原材料采购渠道、库存管理能力、物流配送体系等；社会责任：环保措施、员工权益保障（如劳动合同、社保缴纳）等；由采购部门牵头，组织需求部门、技术部门、质量部门组成考察小组，提前3个工作日通知供应商，现场填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉（如优势、待改进项）、拍摄现场照片（经供应商同意）；考察结束后3个工作日内，形成《现场考察评估报告》，明确“推荐合作”“有条件推荐”“不推荐”结论。输出成果：《供应商现场考察记录表》、《现场考察评估报告》步骤5：供应商综合评估与打分目的：量化供应商竞争力，客观筛选最优合作对象。操作内容：制定《供应商综合评估评分表》，根据采购需求特点设置评估维度及权重（参考示例）：评估维度权重评分标准（示例）价格合理性20%低于预算10%以上20分，预算±5%10分，高于预算5%以上0分质量保障能力30%国家级检测报告+10分，ISO9001认证+5分，过往批次合格率≥99%+15分，每低1%扣3分交付及时性20%过往交付准时率100%+20分，95%-99%+10分，＜95%0分服务响应能力15%24小时内响应需求+10分，48小时响应+5分，售后服务满意度≥90%+5分合作稳定性15%合作3年以上+10分，1-3年+5分，无重大违约记录+5分由评估小组（采购、需求、技术、质量等部门代表，不少于3人）独立对供应商进行打分，去除最高分和最低分后计算平均分；按得分高低对供应商进行排名，形成《供应商综合评估汇总表》。输出成果：《供应商综合评估评分表》、《供应商综合评估汇总表》步骤6：候选供应商名单确定与公示目的：明确最终候选对象，保证过程透明。操作内容：根据《供应商综合评估汇总表》排名，结合采购策略（如“综合最优”“性价比优先”“技术领先”等），确定候选供应商名单（一般选取前1-3名，金额较小采购可直接选择第一名）；在企业内部（如采购管理系统、公告栏）对候选供应商名单及评估结果进行公示，公示期不少于3个工作日，接受各部门监督；公示期内无异议或异议不成立的，进入下一环节；对存在异议的，由采购部门牵头复核，必要时重新评估。输出成果：《候选供应商公示结果》步骤7：商务谈判与合同签订目的：明确合作条款，保障双方权益。操作内容：采购部门与候选供应商就商务条款进行谈判，核心议题包括：价格（含阶梯价、折扣）、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、交货周期（分批次交付的明确各批次时间）、质量验收标准（如国标、行标、企标）、违约责任（如逾期交货、质量不达标的处理方式）、保密条款、知识产权归属等；谈判过程中形成《商务谈判记录》，记录双方意见及最终共识；谈判达成一致后，由法务部门审核《采购合同》，保证条款合法合规、权责清晰；合同经双方授权代表签字并加盖公章后生效，采购部门将合同副本分发给需求部门、财务部、档案室等部门。输出成果：《商务谈判记录》、《采购合同》步骤8：供应商信息归档与后续管理目的：完善供应商档案，为后续采购提供参考。操作内容：将供应商资质文件、评估资料（资格申请表、考察报告、评估汇总表等）、谈判记录、合同等资料整理归档，建立《供应商档案目录》；将供应商信息录入企业供应商管理系统，标注合作状态（“合作中”“暂停合作”“终止合作”）、合作期限、绩效评级等；对新引入的供应商，设定3-6个月的试用期，试用期内重点关注交付质量、服务响应等情况，试用期结束后纳入常规绩效管理。输出成果：《供应商档案目录》、供应商管理系统信息更新三、配套工具表单表1：供应商资格申请表基本信息内容供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人联系方式主营业务资质证明文件清单□营业执照□行业资质证书（如生产许可证）□ISO体系认证证书□专利证书□其他：________财务状况简表上年营业额：____万元；资产负债率：____%；主要合作客户：________________________主要业绩案例（近3年与同类采购相关的项目，需注明客户、项目内容、金额、合作时间）供应商声明本公司承诺所提交材料真实有效，如有虚假愿承担一切责任。法定代表人签字：________日期：____表2：供应商综合评估汇总表供应商名称评分维度得分（满分100）权重加权得分评估小组意见价格合理性20%质量保障能力30%交付及时性20%服务响应能力15%合作稳定性15%合计--100%排名第____名审核人：________日期：____表3：商务谈判记录表谈判基本信息内容供应商名称谈判时间____年__月日:-:__谈判地点我方参与人员供应商参与人员谈判议题1.价格：采购量_台，单价_元，是否含税：□是□否2.付款方式：预付款__%，进度款%，验收后%3.交货周期：合同签订后_天内交付，分批交付批次：_________________________4.质量验收：按___标准执行，异议期_天5.违约责任：逾期交货每日按合同额__%违约金；质量不达标天内更换，运费由__承担双方共识（逐条记录谈判结果，如“双方同意单价含税，付款方式为30%预付款、70%验收后30天付清”）未达成一致事项（如存在未达成一致的内容，需记录并明确后续处理方式）签字确认我方：________供应商：________日期：____四、关键风险控制评估标准客观性：评分标准需提前明确并经采购负责人、需求部门负责人审批，避免临时调整或主观臆断，保证所有供应商在同一标准下评估。跨部门协作：评估小组应包含采购、需求、技术、质量、法务等相关部门人员，避免单一部门决策导致的风险（如只关注价格忽略质量）。信息真实性核验：对供应商提交的资质文件、业绩案例需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核实，防止虚假资质。现场考察规范性：考察前需制定详细提纲，考察过程中需全程记录（文字、照片），并由供应商陪同