企业ERP系统操作使用手册

企业ERP系统操作使用手册一、系统概述企业资源计划（ERP）系统是整合企业人、财、物、产、供、销等核心业务流程的数字化管理工具，通过标准化流程规范业务操作、优化资源配置、提升协同效率。本系统适用于采购、销售、仓储、财务、生产等部门，支持多角色协同作业，实现业务数据的实时共享与追溯。二、核心业务模块操作指南（一）采购管理模块1.需求提报与采购申请业务部门因生产、办公等需求发起采购时，需登录系统后进入【采购管理】→【需求提报】模块：点击“新增需求单”，填写物资名称（支持模糊搜索已有物资编码）、规格型号、需求数量、需求日期、使用部门等信息；上传需求附件（如技术参数表、审批文件）后，点击“提交”，需求单将自动流转至部门负责人审批。部门负责人在【待办事项】中查看需求单，核对信息无误后点击“审批通过”，需求单进入采购申请环节；若需调整，可填写意见后“驳回修改”。2.供应商选择与订单生成采购专员在【采购申请】列表中选择已审批的需求单，点击“生成采购申请单”，系统自动汇总同类物资。接下来：进入【供应商管理】模块，根据“历史合作评分”“报价”“交货周期”筛选供应商（可勾选多家进行比价）；选定供应商后，点击“生成采购订单”，系统自动填充物资信息、单价、交货日期等，采购专员需核对订单金额（保留两位小数）、付款方式（如“货到付款”“月结”）后提交；订单提交后，供应商将收到系统推送的订单通知（需提前维护供应商联系人信息）。3.到货验收与发票核销仓库人员收到物资后，登录系统【采购管理】→【到货验收】：扫描采购订单编号或手动选择订单，系统自动带出待验收物资清单；逐项核对实物与订单的数量、规格，若存在短缺/损坏，在“验收备注”中说明并上传照片，选择“部分验收”或“拒收”；验收通过后，点击“确认入库”，物资自动进入库存管理模块。财务人员收到供应商发票后，进入【发票核销】模块，扫描发票二维码或手动填写发票号，系统自动匹配对应的采购订单与验收单，核对发票金额与订单金额一致后，点击“核销”，完成付款申请流程。（二）销售管理模块1.客户订单处理业务员获取客户订单后，登录系统【销售管理】→【订单录入】：填写客户名称（支持关联CRM客户信息）、交货地址、联系人、订单日期；点击“添加商品”，通过物资编码或名称搜索商品，填写销售数量、单价（系统自动带出最近成交价，可手动调整）；若订单含折扣，在“订单折扣”栏填写折扣率（如95折需填“0.95”），系统自动计算折后金额；提交订单后，系统自动检查库存（若开启“库存预警”，缺货商品将标红提示），订单流转至销售主管审批。2.发货与出库销售主管审批通过后，仓库人员在【待发货】列表中选择订单，点击“生成出库单”：核对出库商品的批次（若启用批次管理）、数量，扫描商品条码或手动确认；选择发货方式（快递/物流/自提），填写运单号后点击“确认发货”，系统自动扣减库存；发货完成后，业务员可在【订单跟踪】中查看物流状态（需提前对接物流系统）。3.应收账款与对账财务人员在【销售管理】→【应收账款】中，可查看所有未结清的订单：系统自动生成“对账单”，包含订单金额、已收款、未收款、账期等信息；点击“发送对账”，系统自动向客户邮箱推送对账单（需维护客户邮箱信息）；收到客户回款后，在【收款核销】中选择对应的订单，填写回款金额、回款方式（银行转账/现金），完成核销。（三）库存管理模块1.入库管理除采购到货入库外，库存管理支持“生产入库”“调拨入库”等场景：生产入库：生产部门完成产品加工后，进入【库存管理】→【生产入库】，填写生产工单编号、产品名称、入库数量，上传质检报告后提交，仓库确认后完成入库；调拨入库：跨仓库调拨时，调出仓库在【调拨单】中填写调拨物资、数量、调入仓库，提交后调入仓库在【待收货】中确认，完成库存转移。2.出库管理出库类型包括“销售出库”（关联销售订单）、“领料出库”（生产/办公领料）：领料出库：生产部门在【领料申请】中填写领料单，注明物资名称、数量、用途（如“生产A产品”），提交后仓库在【待领料】中核对库存，发放物资后点击“确认出库”。3.库存盘点与预警每月末（或按企业周期）需进行库存盘点：进入【库存盘点】模块，选择盘点仓库，系统生成“盘点清单”（含当前库存数量）；仓库人员逐项清点实物，填写实际数量，系统自动计算“盘盈/盘亏”；盘点完成后，提交盘点报告，财务人员核对后调整库存。系统支持设置“库存预警”：在【基础设置】→【库存预警】中，为物资设置“安全库存”“最高库存”，当库存低于安全库存或高于最高库存时，系统自动向仓库管理员发送预警通知。（四）财务管理模块1.凭证管理财务人员可通过“手动录入”或“业务生成”两种方式生成记账凭证：业务生成：系统自动将采购、销售、库存等模块的业务数据（如采购发票、销售回款）转化为凭证模板，财务人员只需核对科目（如“应付账款”“主营业务收入”）、金额后点击“生成凭证”；手动录入：进入【凭证管理】→【新增凭证】，填写摘要、借贷方科目、金额，上传附件（如费用报销单）后保存。2.报表查询系统支持多维度财务报表生成：资产负债表、利润表、现金流量表：进入【报表中心】，选择报表类型与时间范围，系统自动生成；自定义报表：财务人员可在【报表设计】中，通过“拖拽字段”（如“部门”“费用类型”“金额”）设计个性化报表，用于部门费用分析、项目成本核算等。3.税务管理每月纳税申报前，财务人员需在【税务管理】模块完成：进项发票认证：上传进项发票PDF，系统自动识别发票信息，核对后提交认证；销项发票统计：系统自动汇总当月销售发票，生成“销项税额统计表”；申报数据导出：生成符合税务系统格式的申报文件（如增值税申报表），直接导入税务平台。三、系统设置与维护（一）用户与权限管理系统管理员登录【系统管理】→【用户管理】：新增用户：填写姓名、工号、岗位、登录账号（建议用工号）、初始密码（首次登录需修改）；权限分配：通过“角色权限”或“自定义权限”分配功能，例如：采购员：赋予“采购管理”模块的“需求提报”“订单生成”权限，限制“财务模块”访问；财务主管：赋予“财务管理”全模块权限，“用户管理”中仅可查看用户信息，不可新增/删除。（二）数据备份与恢复为避免数据丢失，管理员需定期（建议每月）执行数据备份：进入【系统管理】→【数据备份】，选择备份路径（建议存放在企业私有云或加密硬盘）；点击“立即备份”，系统自动压缩备份文件（含业务数据、凭证、报表等）；数据恢复：当系统故障时，管理员在【数据恢复】中选择备份文件，确认后恢复数据（恢复前需停止所有业务操作）。（三）系统参数设置企业可根据业务需求调整系统参数：采购参数：设置“采购审批层级”（如金额<1万由部门经理审批，>1万由总经理审批）、“供应商黑名单”（禁止合作的供应商）；库存参数：启用“批次管理”“保质期管理”（针对食品、医药等行业）；财务参数：设置“会计期间”（如每月1日-30日）、“税点默认值”（如增值税13%）。四、常见问题与解决方案（一）登录与权限类问题1.提示“账号或密码错误”：检查账号大小写（默认不区分，但需确认输入无误）；联系管理员重置密码（管理员在【用户管理】中点击“重置密码”，初始密码为“____”，首次登录需修改）。2.提示“无权限操作”：联系直属上级或系统管理员，确认是否遗漏权限分配；若为临时权限需求，可申请“临时权限”（管理员在【权限管理】中设置有效期，如3天）。（二）业务操作类问题1.提交单据时提示“数据校验失败”：检查必填项是否填写（如“*”标注的字段）；核对数据格式：日期需为“YYYY-MM-DD”，金额需为数字（不可含汉字/字母），数量需为正整数。2.库存数量与实物不符：检查是否有未审核的出入库单据（如“已提交未确认”的领料单）；执行“库存重新核算”（管理员在【库存管理】→【工具】中点击“重新核算”，系统将重新统计所有出入库记录）。（三）系统性能类问题1.系统卡顿、响应慢：清理浏览器缓存（按Ctrl+Shift+Delete，选择“缓存文件”清理）；检查网络连接（建议使用企业内网，避免公网波动影响）；联系IT部门，确认服务器是否过载（可临时关闭非必要的后台任务）。五、操作规范与注意事项1.数据及时性：业务发生后需在24小时内录入系统（如采购到货、销售发货），避免数据滞