2026年口碑服务公司资金支付审批管理制度

2026年口碑服务公司资金支付审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司资金支付审批管理工作，建立科学、严谨、高效的资金支付管控体系，保障资金安全完整，提高资金使用效益，防范资金支付风险，维护公司正常的财务秩序和经营稳定，依据国家相关法律法规及公司经营发展实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有资金支付的申请、审核、审批、支付及归档全流程工作，涵盖财务部、市场部、服务运营部、客户服务部、研发部、信息技术部、人力资源部等所有涉及资金支付的部门及人员。本制度所指资金支付，包括经营活动相关支付（如服务外包费用、市场推广费用、物料采购费用、人力成本等）、投资活动相关支付（如固定资产购置、项目投资等）、筹资活动相关支付（如借款偿还、利息支付等）及其他各类资金支出。第三条核心原则合法合规原则：严格遵循《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等国家法律法规及公司财务管理制度要求，确保资金支付全流程合法合规。权责明晰原则：明确各部门及人员在资金支付审批中的职责分工，严格按权限分级审批，做到责任到人、层层把关。预算约束原则：资金支付需以批准的预算为前提，未纳入预算或超出预算的资金支付，需按规定完成预算调整审批后再办理支付手续。安全高效原则：在保障资金安全的前提下，优化支付审批流程，提高支付效率，保障公司经营活动的顺利开展。全程追溯原则：对资金支付的申请材料、审核意见、审批记录、支付凭证等进行全流程归档留存，确保支付过程可追溯、可核查。第四条制度依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国公司法》《企业财务通则》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，结合公司《财务管理制度》《全面预算管理办法》《绩效考核管理制度》等内部制度制定。未尽事宜，需严格遵循相关法律法规及公司其他管理规定。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司成立资金管理小组（以下简称“资金小组”），由公司总经理担任组长，分管财务的副总经理担任副组长，成员包括财务部、市场部、服务运营部、法务部等相关部门负责人及财务骨干。资金小组统筹协调资金支付审批重大事项，财务部为日常执行部门，负责资金支付的审核、办理、核算及归档工作，各相关部门协同落实资金支付申请及资料提供工作。第六条各部门核心职责财务部：牵头制定与修订资金支付审批相关流程及细则；审核资金支付申请材料的完整性、合规性及预算匹配性；核对支付信息的准确性，办理资金支付手续；负责资金支付的会计核算与账务处理；跟踪资金支付后的使用情况；建立资金支付台账，归档支付相关资料；向资金小组汇报资金支付管理工作进展；监控公司资金流动性，防范资金风险。各业务及职能部门：作为资金支付申请主体，负责在业务开展过程中提出合法合规的资金支付申请；按要求提交完整的支付申请材料，包括支付申请单、合同协议、验收证明、发票等支撑资料；确保申请材料真实、准确、完整；配合财务部开展支付审核工作，及时补充相关资料；跟踪支付申请审批进度，反馈业务相关特殊情况；对支付资金的使用效益负责。法务部：负责审核资金支付相关合同协议的合法性、合规性及完整性，确保合同条款公平合理、权责明确；对支付过程中涉及的法律风险提供专业意见；协助处理资金支付相关的法律纠纷。人力资源部：负责审核人力成本相关支付申请（如工资、奖金、社保公积金等）的准确性及合规性；提供相关人员薪酬标准、考勤记录等支撑资料；将资金支付审批相关职责纳入员工岗位说明书及绩效考核体系。资金小组：审批重大资金支付事项（如超出规定限额的投资支付、大额对外合作支付等）；协调解决资金支付审批过程中出现的重大问题；监督资金支付制度的执行情况；审议资金支付管理相关的重大事项。第七条岗位职责支付申请人：负责按要求填写《资金支付申请单》，收集并提交完整的支撑资料；对申请材料的真实性、准确性、完整性负责；及时跟踪审批进度，配合相关部门的审核工作。部门负责人：审核本部门资金支付申请的合理性、必要性及申请材料的完整性；确认支付申请符合业务实际及预算要求；对本部门提交的支付申请承担管理责任。财务审核人员：审核支付申请材料的合规性、完整性及预算匹配性；核对发票、合同等资料的真实性及一致性；审核支付金额、收款账户等信息的准确性；提出审核意见，对审核结果负责。财务负责人：审核重大或复杂资金支付申请的财务可行性；复核财务审核人员的审核意见；统筹资金支付的合规性与安全性；向资金小组汇报资金支付审核情况。审批人：按权限对资金支付申请进行最终审批，确认支付申请符合公司制度及业务需求；对审批结果承担决策责任。出纳人员：严格依据审批通过的支付申请及相关资料办理资金支付手续；核对支付信息，确保资金准确支付；及时登记资金日记账，整理支付凭证并移交会计人员归档。第三章资金支付审批流程第一节支付申请阶段第八条申请发起：支付申请人需在业务完成或需支付款项时，填写《资金支付申请单》，明确支付事项、支付金额、收款单位（或个人）、收款账户、支付用途、预算依据等核心信息，并附上完整的支撑资料。不同类型支付对应的核心支撑资料要求如下：经营活动支付：服务外包费用需附服务合同、服务验收单、合规发票；市场推广费用需附推广合同、推广成果证明、合规发票；物料采购费用需附采购合同、入库单、验收单、合规发票；人力成本需附工资表、考勤记录、社保公积金缴纳明细等。投资活动支付：固定资产购置需附购置合同、验收单、合规发票；项目投资需附投资协议、项目可行性研究报告、资金使用计划等。筹资活动支付：借款偿还需附借款合同、还款计划；利息支付需附借款合同、利息计算表等。其他支付：需根据支付事项提供对应的支撑资料，如报销费用需附费用明细、合法票据等。第九条申请提交：支付申请人将填写完整的《资金支付申请单》及相关支撑资料提交至本部门负责人审核，部门负责人审核通过后，提交至财务部进行财务审核。第二节审核阶段第十条部门审核：部门负责人在收到支付申请后3个工作日内完成审核，重点审核支付申请的合理性、必要性，申请材料的完整性及支付金额的准确性；审核通过的，签署审核意见后提交财务部；审核未通过的，退回申请人并说明理由，要求补充完善后重新提交。第十一条财务初审：财务部审核人员在收到部门审核通过的支付申请后3个工作日内完成初审，重点审核以下内容：支付申请是否符合预算要求；支撑资料是否完整、合法、有效；发票是否合规，金额是否与合同、验收单等资料一致；收款单位（或个人）及账户信息是否准确；支付用途是否明确合规。初审通过的，签署初审意见后提交财务负责人复核；初审未通过的，退回申请部门补充完善，或直接驳回申请。第十二条财务复核：财务负责人在收到财务初审通过的支付申请后3个工作日内完成复核，重点复核重大或复杂支付申请的财务合规性、资金流动性及支付风险；对涉及合同的支付申请，需同步征求法务部合规审核意见。复核通过的，签署复核意见后提交对应审批人审批；复核未通过的，退回财务部初审人员或申请部门重新处理。第三节审批阶段第十三条分级审批：根据资金支付金额及事项重要程度，实行分级审批机制，具体审批权限划分如下：小额支付：单次支付金额在规定限额以内、对公司经营影响较小的日常性支付，由部门负责人、财务负责人审批通过后生效。中额支付：单次支付金额超出小额支付限额但在中等限额以内、对相关业务线有一定影响的支付，需经部门负责人、财务负责人审核后，提交资金小组副组长审批通过后生效。大额支付：单次支付金额超出中等支付限额、对公司整体经营或财务状况有重大影响的支付（如重大项目投资、大额对外合作等），需经部门负责人、财务负责人、资金小组副组长审核后，提交资金小组组长及资金小组会议审议通过后生效。第十四条审批时限：各审批环节需在收到相关材料后3个工作日内完成审批或提出审核意见；需召开资金小组会议审议的，应在材料齐全后10个工作日内组织召开会议。审批通过的，签署审批意见后移交财务部办理支付；审批未通过的，退回相关部门并说明未通过原因。第四节支付与归档阶段第十五条资金支付：财务部出纳人员在收到审批通过的支付申请及相关资料后，核对审批流程的完整性、资料的一致性及支付信息的准确性，确认无误后在2个工作日内办理资金支付手续。支付完成后，及时登记资金日记账，将支付凭证及相关资料移交会计人员进行账务处理。第十六条支付异常处理：支付过程中若出现收款账户信息错误、资金无法支付等异常情况，出纳人员需及时通知支付申请人及财务部负责人，核实情况并重新确认支付信息后，按规定流程重新办理支付；若涉及重大支付异常，需及时上报资金小组。第十七条归档管理：财务部会计人员在完成账务处理后，将《资金支付申请单》、审批意见、合同协议、发票、验收单、支付凭证等相关资料进行整理归档，建立资金支付档案台账，确保资料完整、有序存放。归档资料留存期限不少于5年，确保资金支付全流程可追溯。第四章资金支付规范第一节支付基本规范第十八条预算匹配要求：所有资金支付需与批准的预算对应，未纳入预算的紧急支付事项，需按公司预算调整审批流程完成审批后，再提交资金支付申请；超出预算金额的支付申请，需补充预算调整审批资料后再办理审核审批手续。第十九条支付时限要求：各部门需根据业务实际合理规划资金支付时间，避免紧急支付对审批效率及资金安全造成影响；财务部需在审批流程完成后，按规定时限办理支付手续，保障资金及时到位。第二十条账户管理要求：资金支付需通过公司指定的银行账户办理，严禁通过个人账户或非公司指定账户办理公司资金支付业务；收款账户信息需由支付申请人核实确认，确保准确无误。第二节特殊支付规范第二十一条预付款支付：因业务需要支付预付款的，需在支付申请中明确预付款金额、预付比例及后续结算要求，附双方签订的含有预付款条款的合同协议；预付款金额一般不超过合同总金额的规定比例，特殊情况需经资金小组审批。预付款支付后，申请部门需跟踪业务进展，及时办理后续结算手续，确保预付款及时冲销。第二十二条应急资金支付：发生突发事件或紧急业务需求，需紧急支付资金的，可启动应急支付流程。应急支付由申请部门提交紧急支付申请，说明紧急情况及支付必要性，经部门负责人、财务负责人、资金小组组长审批同意后，财务部可先行办理支付手续，后续需在5个工作日内补齐相关审批资料及支撑材料。第二十三条对外合作支付：向外部单位支付大额合作款项的，需附正式的合作合同协议，明确双方权利义务、支付节点及验收标准；支付前需核实业务完成情况及验收结果，确保支付与业务进度匹配；涉及跨部门协作的，需征求相关协作部门意见。第五章监督考核与奖惩第一节监督机制第二十四条日常监督：财务部对资金支付的日常执行情况进行跟踪监督，定期核查支付申请材料的完整性、审批流程的合规性及支付信息的准确性；对支付后资金的使用情况进行抽查，确保资金按用途使用，及时发现并纠正违规支付行为。第二十五条定期检查：资金小组每季度组织一次资金支付审批专项检查，由财务部、法务部联合开展，重点检查资金支付制度的执行情况、预算匹配情况、审批流程的完整性、支付凭证的归档情况及应急支付流程的执行情况，形成专项检查报告，上报公司管理层，对发现的问题明确整改责任与时限。第二十六条专项核查：针对资金支付相关的投诉、举报或日常监督发现的重大问题，资金小组组织开展专项核查，深入调查问题根源，追究相关人员责任，制定整改措施并跟踪落实；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第二节考核机制第二十七条考核内容：公司将资金支付审批相关工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核周期分为季度考核及年度考核，考核内容主要包括：支付申请规范性：申请材料是否完整、真实、合规，支付申请填写是否准确；审批流程合规性：是否严格遵循本制度规定的审批流程，有无越权审批、擅自支付等行为；预算执行情况：资金支付是否符合预算要求，超出预算或无预算支付的审批手续是否完整；资料归档情况：支付相关资料是否及时、完整归档，有无资料丢失或遗漏情况；整改落实情况：针对监督检查发现的问题，是否及时制定并落实整改措施。第二十八条考核结果应用：绩效考核结果由财务部联合人力资源部综合评定，作为部门评优评先、员工薪酬调整、岗位晋升的重要依据。第三节奖惩措施第二十九条奖励措施：对在资金支付审批管理工作中表现突出，符合以下条件之一的部门或个人，公司给予表彰及物质奖励：严格遵循本制度要求，资金支付申请规范、审批流程合规，全年未发生违规支付相关问题的；及时发现资金支付过程中的违规行为或风险隐患并主动上报，避免公司经济损失的；提出优化资金支付审批流程、提升资金使用效益的创新性建议，被采纳后效果显著的；资金支付相关资料归档及时完整，配合监督检查工作表现优异的。第三十条处罚措施：对违反本制度规定，存在以下行为之一的部门或个人，公司根据情节轻重给予批评教育、绩效扣分、岗位调整直至解除劳动合同等处罚；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：未按规定提交资金支付申请，或申请材料弄虚作假、隐瞒真实情况的；未经审批擅自办理资金支付，或越权审批资金支付的；无预算、超预算支付且未按规定完成