2026年档案安全管理协议

2026年档案安全管理协议鉴于甲乙双方在档案安全管理方面存在合作关系（以下简称“合作”），为明确双方在合作期间对档案（以下简称“档案”）的安全管理责任，确保档案的完整性、保密性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国网络安全法》及其他相关法律法规和规章制度，经双方友好协商，达成协议如下：第一条合作背景与目的双方确认，为确保在2026年度合作过程中涉及的档案得到妥善管理和保护，防止档案发生丢失、损毁、泄露或被不当使用等情况，特依据相关法律法规及双方约定，签订本协议。本协议旨在明确双方在档案安全管理方面的权利与义务，建立有效的安全防护机制和协作流程。第二条当事人信息甲方（档案所有者/保管者）：[甲方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[甲方地址]联系方式：[甲方联系电话/邮箱]乙方（档案服务提供者/使用者/监管者）：[乙方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[乙方地址]联系方式：[乙方联系电话/邮箱]第三条档案安全管理原则双方同意，在档案安全管理工作中遵循以下原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家及地方有关档案管理、网络安全、保密等方面的法律法规及政策要求。（二）安全第一原则：将档案安全置于首位，采取必要措施防范和化解各类安全风险。（三）最小化接触原则：严格控制接触、处理、利用档案的人员范围和权限，做到按需知悉。（四）责任明确原则：清晰界定双方及各自内部人员在档案安全管理中的具体职责。（五）持续改进原则：定期评估档案安全状况，不断优化安全管理措施和流程。第四条甲方的权利与义务（一）甲方有权对乙方在档案管理过程中的行为进行监督、检查和指导，并要求乙方提交档案安全工作报告。（二）甲方应提供符合档案安全要求的存储环境，包括但不限于适宜的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮、防光等条件，并配备必要的物理防护设施和设备。（三）甲方负责确保移交乙方管理的档案来源合法合规，并对其内容的真实性、完整性负责。（四）甲方应根据档案的性质和密级，授予乙方必要且合理的档案查阅、复制、利用等权限，并明确相关使用规则。（五）甲方有义务对乙方接触或知悉的涉密档案、商业秘密、个人隐私等敏感信息承担保密责任。（六）甲方应配合国家档案行政管理部门、保密行政管理部门或其他相关机构的监督检查工作。（七）因甲方原因（如授权不当、提供环境不符合要求等）导致档案安全问题的，甲方应承担相应责任。（八）甲方应承担因自身原因导致的安全责任相关的费用。第五条乙方的权利与义务（一）乙方应严格按照国家相关标准和本协议约定，对所负责的档案实施安全保管。（二）乙方应建立完善的档案出入库管理制度，执行严格的登记、交接手续，确保档案流转可追溯。（三）乙方应对档案进行分类、整理、编目，并采取物理隔离、技术加密、访问控制等措施，防止未经授权的访问、复制、传播、篡改或损毁。（四）对于电子档案，乙方应实施有效的数据备份、容灾恢复计划，并采用不低于国家标准的加密技术和访问控制策略，保障电子档案的完整性和可用性。（五）乙方仅能在获得甲方明确授权或依据法律规定的情况下，方可接触、查阅、利用档案，并应严格遵守利用范围和方式。（六）乙方应对所有接触到的档案信息（无论纸质或电子形式）承担严格保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露，并在合作结束后按规定销毁或返还，不得保留复制件。（七）乙方应建立档案安全审计日志和利用记录，定期进行安全自查，并向甲方报告。（八）乙方应制定并演练档案安全应急预案，在发生火灾、水浸、盗窃、黑客攻击、系统故障、数据丢失等安全事件时，应立即采取控制措施，防止损失扩大，并及时通知甲方，共同进行应急处置和事后恢复。（九）对于电子档案管理，乙方应采用符合国家标准的防病毒、入侵检测、安全审计等技术措施，并定期进行系统安全检查和漏洞扫描。（十）乙方应配合甲方或双方约定的第三方机构进行档案安全审计。（十一）因乙方原因（如操作失误、技术缺陷、管理疏忽等）导致档案安全问题的，乙方应承担相应责任，并赔偿甲方因此遭受的直接和间接损失。（十二）乙方应承担因提供档案管理服务而产生的合理费用（如设备维护、技术升级、专业服务费等，除非双方另有约定）。第六条档案安全管理措施（一）物理安全：双方应确保档案存放场所符合国家关于消防安全、物理隔离、温湿度控制、防盗防破坏等要求，配备必要的监控、门禁、消防报警等系统，并定期检查维护。（二）技术安全：针对电子档案，双方应共同或由乙方负责实施必要的技术安全措施，包括但不限于：用户身份认证、访问权限控制、数据加密存储与传输、安全审计、数据备份与恢复、防病毒防护、系统漏洞管理等，确保技术措施符合国家相关安全标准。（三）管理安全：乙方应建立完善的档案人员管理制度，对接触档案的人员进行背景审查和安全保密培训；建立规范的档案操作规程，明确各环节责任人；定期更新和审查访问权限，确保权限与工作需要相匹配。第七条职责划分与协作机制（一）双方应明确各自在档案管理各环节（如收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等）的具体职责和分工。（二）建立至少每季度一次的沟通协调机制（如召开联席会议、发送工作报告等），及时通报档案安全状况，协商解决存在的问题。（三）双方同意在必要时进行联合演练，检验档案安全应急预案的可行性和有效性，并总结改进。第八条档案的安全与保密（一）双方及参与档案管理工作的所有人员均需严格遵守保密规定，对接触到的所有档案信息（包括档案内容、存放位置、查阅记录等）承担保密义务，不得以任何形式泄露给协议以外的第三方。（二）对于涉密档案或含有商业秘密、个人隐私的档案，双方应采取更高级别的安全保护措施，并签订补充保密协议。（三）若因一方违约导致档案信息泄露或造成其他安全事件，违约方应承担全部责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的全部损失、承担相应的行政或刑事责任等。第九条监督、审计与评估（一）双方均有权对对方的档案安全管理工作进行监督。（二）双方同意每年至少进行一次由双方共同认可的第三方机构实施的独立安全审计，审计结果应书面确认。（三）双方应建立档案安全绩效评估指标，定期对安全管理工作的有效性进行评估。第十条违约责任（一）任何一方违反本协议约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任，赔偿范围包括直接经济损失和合理的间接经济损失。（二）若因一方严重违约（如泄露核心涉密档案、造成重大档案损毁、管理混乱经指出拒不整改等），导致协议目的无法实现或造成严重后果的，守约方有权立即解除本协议，并要求违约方承担违约责任。（三）具体的违约责任承担方式，可根据违约行为的性质和后果在协议中进一步细化约定。第十一条协议的变更、解除与终止（一）本协议的任何变更，须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。（二）发生以下情况之一时，本协议可解除：1.协议期限届满，双方未续签；2.双方协商一致同意解除；3.因不可抗力导致协议无法继续履行；4.一方严重违反本协议，守约方根据本协议约定解除。（三）协议解除或终止时，双方应在[约定时间，例如：十五个工作日]内完成档案的返还、交接或销毁工作（根据档案性质和约定确定），并做好相关记录。涉及电子档案的，应按照约定方式清除或返还数据，确保甲方数据安全。第十二条争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[选择仲裁或诉讼，如：甲方所在地有管辖权的人民法院]通过诉讼方式解决。第十三条法律适用与管辖本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。若选择诉讼，管辖法院为[甲方所在地/乙方所在地/合同履行地]有管辖权的人民法院。第十四条不可抗力（一）不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、火灾）、战争、动乱、政府行为、法律政策变化、严重的系统故障等。（二）任何一方因不可抗力导致未能履行或未能完全履行本协议义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[约定时间，例如：五个工作日]内通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。第十五条通知与送达双方在本协议中载明的地址、电话、邮箱等信息为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前[约定时间，例如：三天]书面通知对方。通过书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、电子邮件）发出的通知，送达约定地址或联系方式后即视为有效送达。第十六条协议的生效、期限与份数（一）本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。（二）本协议有效期为[2026年1月1日至2026年12月31日]。（三）本协议一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力。第十七条其他（一）本协议未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议。补充协议与本协议具有同等