合同审核与管理标准化工作模板

合同审核与管理标准化工作模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程详解（一）合同发起与资料准备需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素，经部门负责人审批后启动合同流程。资料收集：业务部门向合作方获取以下资料（复印件需加盖合作方公章）：合作方主体资格证明（营业执照、事业单位法人证书等）；授权委托书（如签约人非法定代表人，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，载明授权范围和期限）；涉及特殊行业的，需提供行业许可证（如食品经营许可证、资质证书等）；业务部门认为需补充的其他背景资料（如previous合作记录、技术参数等）。合同初稿拟定：业务部门根据合作内容，参照企业《合同示范文本库》拟定合同初稿，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。（二）合同审核（多维度把关）合同审核实行“三级审核制”，依次为业务部门初审、法务部复审、财务部终审（重大合同需增加管理层审批）。1.业务部门初审（内容真实性、完整性）审核合同内容是否与业务需求一致，标的、数量、质量、履行期限、付款方式等关键信息是否准确；核对合作方资质资料是否齐全、有效（如营业执照是否在有效期内，授权委托书是否在授权期限内）；检查合同条款是否覆盖业务全流程风险点（如交付验收标准、售后服务、违约责任等）；初审通过后，在《合同审核意见表》中填写“初审意见”，签字确认并流转至法务部。2.法务部复审（合法性、合规性、严谨性）审核合同主体是否具备相应民事行为能力，是否存在可能导致合同无效的情形（如违反法律强制性规定、恶意串通等）；检查合同条款是否合法合规，是否存在歧义或漏洞（如“定金”与“订金”的区分、争议解决方式约定是否明确）；重点审核违约责任条款是否公平合理，是否与企业风险承受能力匹配；审核通过后，在《合同审核意见表》中填写“法务审核意见”，对修改条款需标注具体修改建议；审核不通过的，退回业务部门重新拟定。3.财务部终审（财务风险、支付条款）审核合同金额是否与预算匹配，付款方式、进度、节点是否合理，是否符合企业财务管理制度；核对合作方收款账户信息是否准确（需提供加盖公章的账户确认函）；涉及税费、发票开具等条款是否符合财税法规；审核通过后，在《合同审核意见表》中填写“财务审核意见”，签字确认流转至管理层（如需）。（三）合同签署与生效最终稿确认：所有审核环节通过后，业务部门根据审核意见修改合同，形成最终签署稿，与合作方最终确认内容一致。签署盖章：合同原则上需双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章）；多页合同需加盖骑缝章，每页小签或盖章确认无遗漏；签署过程需由两名以上见证人（一般为业务部门人员或行政人员）在场，确认签署人身份及签署意愿。生效条件确认：根据合同约定确认生效条件（如签字盖章之日起生效、附条件生效等），生效后由业务部门将合同原件移交至档案管理部门。（四）合同履行与动态跟踪履行交底：业务部门在合同生效后3个工作日内，组织内部相关部门（如生产、技术、财务）进行合同履行交底，明确各自职责、履行节点及风险预警点。进度跟踪：业务部门指定专人负责合同履行跟踪，按月填写《合同履行跟踪表》，记录履行进度、款项支付、交付验收等情况，对可能存在的延迟或异常及时预警。问题处理：履行过程中如出现合作方违约、不可抗力等情形，业务部门需第一时间收集证据（如书面通知、邮件、函件等），形成《合同履行异常报告》，提交法务部和分管领导，制定应对方案。（五）合同变更、解除与归档变更与解除：合同变更需经双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及影响，原合同相关条款自动失效；合同解除需符合约定或法定条件，由提出方发出书面解除通知，双方协商一致后签订《合同解除协议》，明确财产返还、赔偿等事项。归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门在10个工作日内将合同资料（含立项申请、审核意见、签署稿、履行记录、变更/解除协议等）整理成册，移交至档案管理部门；档案管理部门对合同资料进行编号、登记、存放，建立电子档案索引，保证可追溯、可查询。三、核心工具表格模板（一）合同基本信息表合同编号合同名称甲方名称乙方名称签订日期履行期限合同金额（元）合同类型（采购/销售等）主要内容简述（标的、数量、质量标准等）附件清单（如技术协议、报价单等）提交部门发起人联系方式（二）合同审核意见表合同编号审核环节审核部门/人审核日期审核意见（请具体说明修改建议或审核结论）业务初审法务复审财务终审管理层审批（如需）最终审核结论□通过□修改后通过□不通过审核人签字（三）合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划履行日期实际履行日期履行情况描述（如“已交付首批产品”“支付第二期款项”）异常问题及处理措施责任人下次跟踪日期（四）合同归档登记表归档编号合同编号归档日期档案盒号保管期限（年）主要资料清单（如合同正本、审核记录、履行报告等）借阅记录（借阅人、日期、归还日期）四、关键风险控制与执行要点主体资格审核：严格审查合作方主体资格，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款严谨性：避免使用模糊表述（如“大约”“尽快”），明确违约责任的具体计算方式（如“按日万分之四支付违约金”），争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。签署规范性：保证签署人身份真实有效，授权委托书需明确授权范围，禁止“空白合同”或“先盖章后补内容”行为。保密义务：涉及商业秘密的合同，需单独设置保密条款，明保证密范围、期限及违约责任，必要时签订《保密协议》作为附件。变更与解除程序：任何合同变更或解除均需签订书面协议，口