办公室使用及规范管理制度

PAGE办公室使用及规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公室的规范化管理，提高办公效率，确保办公环境的安全、整洁、有序，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在办公室区域的使用及相关行为规范。（三）基本原则1.遵守法律法规原则：全体员工在办公室的活动必须遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。2.安全第一原则：确保办公室设施设备的安全使用，保障员工的人身安全，预防各类安全事故的发生。3.高效协作原则：鼓励员工之间相互协作，合理使用办公资源，提高工作效率，共同完成公司目标。4.文明办公原则：倡导文明办公，保持良好的办公秩序和环境，树立公司良好形象。二、办公区域使用规范（一）办公座位安排1.公司根据部门职能和工作需要，统一安排员工的办公座位。员工应按照公司指定的座位就坐，不得擅自更换。2.如有特殊情况需要调整座位，需提前向所在部门负责人申请，经批准后方可进行。（二）办公用品使用1.办公用品由公司统一采购、发放和管理。员工应根据工作需要，合理领用办公用品，避免浪费。2.领用办公用品时需填写领用登记表，注明领用日期、用品名称、数量等信息。对于贵重办公用品（如电脑、打印机等）的领用，需经部门负责人签字确认。3.员工应爱护办公用品，妥善保管，如有损坏或丢失，应及时报告并说明原因。因个人原因造成损坏或丢失的，需照价赔偿。（三）文件资料管理1.员工应及时整理和归档各类文件资料，确保文件资料的完整性和准确性。重要文件资料应妥善保管，防止丢失或泄露。2.办公桌上应保持整洁，文件资料应分类摆放，便于查找和使用。下班后，应将重要文件资料放入文件柜或抽屉内妥善保管。3.如需借阅公司内部文件资料，应填写借阅登记表，经文件资料所有者或部门负责人同意后，方可借阅。借阅期限届满后，应及时归还，不得擅自转借他人或延长借阅期限。（四）电脑及网络使用1.员工应正确使用公司配备的电脑设备，按照操作规程进行操作，不得擅自更改电脑系统设置或安装未经授权的软件。2.电脑使用过程中如发现故障，应及时向公司IT部门报告，不得自行拆卸或维修。3.员工应合理使用公司网络资源，不得利用公司网络从事与工作无关的活动，如浏览非法网站、下载盗版软件、玩游戏等。严禁在公司网络上传播病毒、恶意软件等有害信息。4.为确保网络安全，员工应定期修改个人电脑密码，并妥善保管好密码，不得将密码泄露给他人。三、会议室使用规范（一）会议室预约1.各部门如需使用会议室，应提前填写会议室使用申请表，注明使用时间、会议主题、参会人数等信息，并提交给行政部门。2.行政部门根据会议室的使用情况进行统筹安排，优先满足重要会议和紧急会议的需求。如遇会议室冲突，行政部门应及时与申请部门沟通协调，调整会议时间或更换会议室。（二）会议室使用要求1.使用会议室的部门应提前到达会议室，做好会议准备工作，如摆放桌椅、调试设备等。会议结束后，应及时清理会议室，保持会议室整洁。2.在会议室使用过程中，应爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如需使用投影仪、音响等设备，应按照操作规程进行操作，如有问题及时向行政部门报告。3.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、接听电话或从事与会议无关的事情。（三）会议室设备管理1.行政部门负责会议室设备的日常维护和管理，定期检查设备的运行情况，确保设备正常使用。2.对于会议室设备的维修和更换，行政部门应及时安排专业人员进行处理，并做好记录。四、公共区域使用规范（一）走廊及楼梯1.保持走廊及楼梯的畅通无阻，不得在走廊及楼梯上堆放杂物或停放自行车、电动车等。2.爱护走廊及楼梯的墙壁、扶手等设施，不得随意涂抹、刻画或损坏。（二）卫生间1.自觉维护卫生间的清洁卫生，使用后应及时冲洗，保持卫生间无异味、无积水。2.爱护卫生间的设施设备，如水龙头、马桶、纸巾盒等，如有损坏应及时向行政部门报告。3.节约用水，避免长流水现象。（三）茶水间1.保持茶水间的整洁，使用后应及时清理桌面、地面，将垃圾放入垃圾桶内。2.爱护茶水间的电器设备和茶具，如饮水机、微波炉等，按照操作规程进行使用，如有问题及时向行政部门报告。3.茶水间仅供员工饮用茶水、咖啡等，不得在茶水间用餐或进行其他与工作无关的活动。五、安全管理规范（一）消防安全1.全体员工应增强消防安全意识，熟悉公司内的消防设施和疏散通道位置。2.严禁在办公室内吸烟、使用明火或违规使用电器设备。如需使用电暖器、电水壶等大功率电器，需经行政部门批准，并确保安全使用。3.定期检查办公区域的消防设施，如灭火器、消火栓等，确保其处于正常状态。如发现消防设施损坏或过期，应及时向行政部门报告。4.如遇火灾等紧急情况，应保持冷静，按照公司制定的应急预案进行疏散和自救，并及时拨打火警电话119。（二）用电安全1.员工应正确使用办公电器设备，不得超负荷使用插座或私拉乱接电线。2.下班后，应关闭办公区域内的所有电器设备电源，避免浪费能源和发生安全事故。3.如发现电器设备出现冒烟、异味、短路等异常情况，应立即停止使用，并及时向行政部门报告。（三）人员安全1.员工在办公室内要注意自身安全，避免发生碰撞、摔倒等意外事故。2.严禁在办公室内追逐打闹、嬉戏玩耍，保持良好的办公秩序。3.如遇外来人员进入公司办公区域，应主动询问并进行登记，确保公司安全。六、环境卫生管理规范（一）个人办公区域卫生1.员工应保持个人办公区域的整洁卫生，每天上班前对桌面、电脑、文件资料等进行整理和清洁。2.定期清理个人办公区域的垃圾，将垃圾放入指定的垃圾桶内，不得随意丢弃。3.保持办公区域的空气流通，可适当摆放绿色植物，但不得影响办公秩序。（二）公共区域卫生1.行政部门负责公共区域的日常卫生清洁工作，包括走廊、楼梯、卫生间、茶水间等。2.公共区域应每天进行清扫，定期进行消毒，确保环境整洁卫生。3.全体员工应共同维护公共区域的卫生，不得在公共区域乱扔垃圾、吐痰或进行其他破坏环境卫生的行为。七、行为规范（一）工作纪律1.员工应遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退或旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司规定办理请假手续。2.工作时间内，应专心工作，不得擅自离岗、串岗或从事与工作无关的事情。严禁在办公室内玩游戏、看视频、聊天等。3.严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息和商业秘密。对于涉及公司机密的文件资料、会议内容等，应妥善保管，不得随意传播。（二）文明办公1.倡导文明用语，礼貌待人，尊重同事和上级领导。在与同事沟通交流时，应使用文明、规范的语言，不得使用侮辱性、歧视性语言。2.保持良好的工作态度和团队合作精神，积极配合其他部门和同事的工作，共同完成公司任务。3.爱护公司的公共财物和设施设备，不得随意损坏或占为己有。如发现公共财物或设施设备损坏，应及时报告并协助维修。（三）节约资源1.全体员工应树立节约意识，节约用水、用电、用纸等资源。如发现水龙头、电器设备等出现漏水、漏电现象，应及时报告并协助维修。2.提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用。如需打印文件资料，应合理排版，双面打印，避免浪费。3.妥善保管办公用品，如笔、本子、文件夹等，避免不必要的浪费。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立办公室使用及规范管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括各部门代表。监督小组负责对公司办公室使用及规范管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.员工有权对违反本制度的行为进行监督和举报，监督小组应及时受理员工的举报，并进行调查处理。（二）考核办法1.将办公室使用及规范管理情况纳入员工绩效考核体系，对遵守制度表现优秀的员工给予表彰和奖励，对违反制度的员工进行批评教育，并