档案三合一工作制度规范

PAGE档案三合一工作制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管和利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集公司在经营管理过程中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司各类档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责档案的鉴定、销毁、统计等工作。5.提供档案查阅、借阅等服务，保障公司各项工作对档案的利用需求。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、初步分类和保管。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的清查、核对等工作。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中及时形成各类文件材料，并确保其真实、准确、完整。2.将形成的文件材料按照部门内部的规定进行初步整理，移交兼职档案员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中产生的各类文件，如合同协议、业务报表、财务凭证、人事档案等。3.公司项目建设过程中形成的文件，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录等。4.公司科研活动中形成的文件，如科研项目申请书、研究报告、实验数据等。5.公司行政管理活动中形成的文件，如会议纪要、通知、请示报告等。6.公司对外宣传、交流活动中形成的文件，如宣传资料、合作协议等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的文件材料，确保无遗漏。2.对于重要文件，应及时收集并进行妥善保管。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，采用科学合理的分类方法。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、科研开发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[规定时间]内及时归档。（二）归档流程1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。3.将档案移交清单及档案一并提交给档案管理部门，双方进行核对、签收。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器等。（二）保管方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架存放，提高空间利用率。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、营业执照、重要合同协议、财务决算报告等。3.定期保管的档案期限分为3年、5年、10年、15年、20年等，具体期限根据档案的性质和重要程度确定。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时进行处理。3.清查结束后，应形成清查报告，上报公司领导。六、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅期限、用途等。2.申请表经所在部门负责人及档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅人应按照规定的期限归还档案，如遇特殊情况需要延期的，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，档案管理部门应向借阅人明确告知档案的保密要求和归还期限。（三）复制1.如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等。2.申请表经所在部门负责人及档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门安排专人进行复制。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期。（四）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.利用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，不得转借他人。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有一定利用价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或进行数字化处理。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写档案销毁审批表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.审批表经公司领导签字同意后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用格式化或删除等方式进行销毁，并确保存储介质无法恢复数据。3.销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和准确性，为公司决策提供及时、有效的档案信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子图像，并进行图像处理、数据挂接等操作，建立电子档案数据库。2.数据录入：将档案的目录信息、文件内容等录入信息化管理系统，确保数据的准确完整。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和更新，保障系统的正常运行。4.安全管理：加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）信息化利用1.通过信息化管理系