商场办公室制度规范要求

PAGE商场办公室制度规范要求一、总则（一）目的本制度旨在规范商场办公室的各项工作流程，确保办公室工作的高效、有序进行，为商场的整体运营提供有力支持，保障商场各项业务活动的顺利开展，维护商场的正常秩序，保护员工的合法权益，促进商场的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于商场办公室全体工作人员，包括但不限于办公室主任、秘书、行政人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保制度的制定和执行合法合规。2.规范性原则：明确各项工作的流程、标准和要求，做到职责清晰、操作规范。3.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误。4.公正性原则：制度面前人人平等，确保各项规定的公平执行，维护员工的正当权益。5.保密性原则：对于涉及商场机密信息、商业秘密以及员工个人隐私的内容，严格保密，防止信息泄露。二、办公秩序规范（一）考勤制度1.员工应严格遵守商场规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，注明请假事由、时间，并按照审批流程提交审批。请假审批通过后方可离岗，未经批准擅自离岗视为旷工。3.考勤记录由专人负责，每月定期统计并公示，如有异议，员工可在规定时间内提出申诉。（二）办公纪律1.保持办公区域的安静，不得大声喧哗、争吵或进行与工作无关的娱乐活动。2.爱护办公设备和设施，不得随意损坏或私自挪用。如有损坏，应及时报告并说明情况。3.严禁在办公区域吸烟、吃零食、乱扔垃圾，保持办公环境的整洁卫生。4.工作时间内，员工应专注于工作，不得利用办公电脑从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、炒股等。5.妥善保管个人办公物品，重要文件和资料应及时整理归档，防止丢失或泄露。（三）会议制度1.商场定期召开各类会议，包括工作例会、专题会议等。会议通知应提前发布，明确会议时间、地点、主题和参会人员。2.参会人员应提前做好准备，准时参加会议，不得无故缺席。如有特殊情况不能参会，应提前请假并安排人员代为参加。3.会议期间，应保持良好的秩序，认真倾听，做好记录。不得随意打断他人发言，不得交头接耳、玩手机或做其他与会议无关的事情。4.会议结束后，相关部门应按照会议要求及时落实会议精神，跟进工作进展，并定期反馈工作成果。三、文件管理规范（一）文件收发1.商场办公室负责文件的统一收发工作。收到外来文件后，应及时进行登记、编号，并根据文件内容和性质分送相关领导和部门阅处。2.内部文件由各部门起草或承办，经部门负责人审核后交办公室统一编号、印发。重要文件需经商场领导审批后方可发布。3.文件收发应建立详细的台账，记录文件的收发时间、来源、去向、处理情况等信息，以便查询和追溯。（二）文件传阅1.办公室应根据文件的重要性和紧急程度，合理安排文件传阅顺序。一般按照先主要领导，后其他领导，再相关部门的顺序进行传阅。2.传阅文件时，应在文件传阅单上注明传阅人姓名、传阅时间，确保文件传递的准确性和及时性。传阅完毕后，传阅人应签字确认。3.对于需要办理的文件，办公室应及时跟踪办理进度，督促相关部门按时完成，并将办理结果反馈给领导和相关部门。（三）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全完整、分类准确、排列有序，并编制详细的目录。2.办公室应定期对归档文件进行检查和整理，确保文件的安全保管和有效利用。同时，应按照档案管理的要求，做好电子文件的备份和存储工作。3.严格遵守档案借阅制度，因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失，借阅完毕后应及时归还。四、印章管理规范（一）印章种类商场印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由办公室主任指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发现印章异常情况，应立即报告并采取相应措施。（三）印章使用1.印章使用必须严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由（如签订合同、出具证明、文件盖章等）、使用部门、使用人、使用时间等信息，并按照审批流程提交审批。2.经批准后方可使用印章，印章保管人员应认真核对审批文件和申请内容，确保印章使用的准确性和合法性。使用印章时，应在印章使用登记表上登记盖章时间、盖章文件名称、盖章份数等信息。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先盖章的，应在盖章后及时填写相关内容，并严格控制盖章后的文件流向。（四）印章停用与销毁1.因机构变动、印章损坏等原因需要停用印章的，办公室应及时通知相关部门，并收回印章。2.停用的印章应妥善保管，按照规定程序进行销毁。销毁印章时，应填写印章销毁申请表，经批准后由专人负责监销，并在销毁登记表上签字确认。五、办公用品及设备管理规范（一）办公用品采购1.各部门根据工作需要，定期编制办公用品需求计划，报办公室汇总审核。办公室根据商场实际情况，结合库存情况，制定办公用品采购计划。2.办公用品采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格按照相关规定签订采购合同，确保采购物品的质量和售后服务。3.采购的办公用品应及时入库，由仓库管理人员进行验收、登记，并按照规定进行存放。（二）办公用品发放1.办公室根据各部门的需求计划，定期发放办公用品。各部门应指定专人负责领取，并在办公用品领用登记表上签字确认。2.办公用品应按需发放，严格控制浪费现象。对于贵重办公用品（如电脑、打印机等），应建立领用台账，记录领用时间、使用人、使用情况等信息。（三）办公设备管理1.办公设备由办公室统一登记、调配和管理。各部门如需新增办公设备，应提前向办公室提交申请，经审批后由办公室负责采购或调配。2.办公设备使用人员应按照操作规程正确使用设备，定期进行维护保养，确保设备的正常运行。如发现设备故障，应及时报告办公室，由专业人员进行维修。3.办公设备的报废应按照规定程序进行申报和审批。经批准报废的设备，应及时进行清理和处置，防止资产流失。六、安全与保密管理规范（一）安全管理1.加强商场办公室的安全防范工作，制定安全管理制度，明确安全责任，确保办公区域的人员和财产安全。2.定期对办公区域进行安全检查，重点检查消防设施、电器设备、门窗锁具等是否完好有效，及时发现和消除安全隐患。3.加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识和应急处理能力。如发生安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行救援和处理，并及时报告相关部门。（二）保密管理1.建立健全保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任，加强对商场机密信息、商业秘密以及员工个人隐私的保护。2.对涉及保密内容的文件、资料、数据等，应严格按照保密规定进行管理，标明密级，限定知悉范围，并采取加密存储、专人保管等措施。3.员工应严格遵守保密制度，不得私自泄露、传播或使用商场的保密信息。在对外交往中，如需涉及商场保密信息，应按照规定进行审批，并采取相应的保密措施。4.加强对保密工作的监督检查，对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。七、环境卫生管理规范（一）环境卫生责任区划分1.将商场办公室的公共区域划分为若干责任区，明确各部门的环境卫生责任。各部门应负责本责任区内的环境卫生清扫和维护工作。2.办公室定期对各责任区的环境卫生情况进行检查和评比，对表现优秀的部门给予表扬和奖励，对不达标的部门提出整改要求。（二）环境卫生标准1.办公区域应保持整洁干净，地面无垃圾、无污渍，桌面、文件柜等摆放整齐，无杂物堆积。2.门窗玻璃应保持清洁明亮，定期擦拭。窗帘、绿植等应保持干净整洁，无灰尘、无损坏。3.卫生间应定期打扫，保持清洁卫生，无异味。洗手池、便器等设施应及时清理，确保正常使用。（三）垃圾处理1.在办公区域设置分类垃圾桶，分别用于收集可回收垃圾、有害垃圾和其他垃圾。员工应按照垃圾分类要求，将垃圾投放至相应垃圾桶内。2.定期清理垃圾，确保垃圾不堆积、不产生异味。垃