2026年跨境电商物流服务公司关联交易审批管理制度

2026年跨境电商物流服务公司关联交易审批管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司关联交易行为，明确关联交易的识别标准、审批流程、定价原则及监督机制，确保关联交易公平、公正、公开，维护公司及全体股东（尤其是中小股东）的合法权益，同时符合《中华人民共和国公司法》《企业会计准则第36号——关联方披露》及公司《章程》等相关规定，防范关联交易风险（如利益输送、定价不公允），特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及下属全资子公司、控股子公司（以下统称“公司”）与关联方之间发生的所有关联交易，包括但不限于：物流服务合作（如委托关联方提供跨境运输、海外仓运营服务）、资产交易（如购买或出售办公设备、仓储场地）、资金往来（如借款、担保）、服务采购（如委托关联方提供法律咨询、IT运维服务）等。本制度同时适用于公司各部门、子公司及参与关联交易的所有人员，作为关联交易识别、申请、审批、执行及监督的依据。第三条基本原则合规性原则：所有关联交易需严格遵守国家法律法规及公司制度，履行必要的审批程序，严禁未经审批擅自开展关联交易，确保交易流程合法合规。公允性原则：关联交易定价需遵循“公平、公正、公开”的原则，参考独立第三方市场价格（如行业均价、同类服务报价）或成本加成法确定，避免定价过高或过低导致公司利益受损。必要性原则：关联交易需以公司正常生产经营需求为前提，优先选择与非关联方合作；确需与关联方交易的，需证明交易对公司业务开展的必要性，避免不必要的关联交易。信息披露原则：按国家监管要求及公司《章程》规定，对达到披露标准的关联交易及时、准确、完整地进行信息披露，保障股东及利益相关方的知情权。第二章关联方与关联交易识别标准第四条关联方识别标准自然人关联方：包括公司控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员（以下统称“关键人员”）；关键人员的近亲属（配偶、父母、子女、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、孙子女、外孙子女）；关键人员及近亲属直接或间接控制的企业。法人或其他组织关联方：包括公司控股股东、实际控制人直接或间接控制的其他企业；持有公司5%以上股份的股东（不含控股股东、实际控制人）及其控制的企业；公司董事、监事、高级管理人员兼职的企业（如担任董事、监事或高级管理人员的其他公司）；与公司受同一控股股东、实际控制人控制的其他企业；可能导致公司利益转移的其他关联方（如关联自然人担任关键职务的企业）。关联关系认定时效：关联方认定以交易发生时的实际关联关系为准；若关联方在交易发生前12个月内存在上述关联关系，或交易完成后12个月内形成关联关系，仍视为关联交易。第五条关联交易识别标准商品交易类：公司与关联方之间发生的货物买卖（如向关联方采购物流包装材料、向关联方销售二手仓储设备），交易金额达到公司最近一期经审计净资产的0.5%或绝对金额超过100万元的，需按关联交易管理。服务交易类：公司与关联方之间发生的服务提供与接受（如委托关联方提供跨境运输服务、接受关联方的仓储管理咨询服务），交易金额达到公司最近一期经审计净资产的0.3%或绝对金额超过50万元的，需按关联交易管理。资产交易类：公司与关联方之间发生的资产购买、出售或租赁（如购买关联方的仓储场地、租赁关联方的运输车辆），交易金额达到公司最近一期经审计净资产的1%或绝对金额超过200万元的，需按关联交易管理。资金往来类：公司与关联方之间发生的借款、担保、委托理财等资金类交易，无论金额大小，均需按关联交易管理；其中担保业务需额外遵守公司《对外担保管理制度》。其他关联交易：如关联方为公司提供赞助、公司向关联方捐赠、关联方占用公司资源（如办公场地、知识产权）等，若可能影响公司利益，均需按关联交易管理。第三章关联交易审批流程第六条关联交易申请与初审交易发起部门（如国际运输部需委托关联方提供运输服务、行政部需租赁关联方场地）需在交易启动前3个工作日，填写《关联交易申请表》，详细说明：关联方名称、关联关系（如“为公司控股股东控制的企业”）、交易内容（如“委托关联方运输2026年Q2欧美海运货物”）、交易金额、交易期限、定价依据（如“参考市场同类运输服务均价，每立方米800元”）、交易必要性（如“关联方在欧美港口有专属卸货通道，可缩短运输时效2天”），并附相关证明材料（如关联方资质文件、市场价格调研表、交易合同草案）。交易发起部门将《关联交易申请表》及证明材料提交至公司合规部门，合规部门需在2个工作日内完成初审，重点审核：关联方识别是否准确（是否符合本制度第四条标准）、交易是否属于关联交易范围（是否符合本制度第五条标准）、证明材料是否完整（如定价依据是否充分）；初审通过的，由合规部门标注“关联交易类型及预计金额”，提交至财务部门审核；初审不通过的，需告知发起部门补充材料或调整交易方案（如不属于关联交易的，按普通交易流程办理）。第七条财务部门审核财务部门在收到合规部门传递的材料后，需在2个工作日内完成审核，重点关注：交易定价的公允性（如对比3家非关联方同类服务报价，确认关联交易价格是否在合理区间内，偏差不超过±5%）、交易对公司财务状况的影响（如交易金额是否超出年度预算、是否可能导致公司现金流紧张）、交易结算方式的合理性（如是否约定预付款比例、付款周期是否符合行业惯例）。若交易定价公允、财务风险可控，财务部门在《关联交易申请表》上签署“同意”意见，提交至公司管理层审批；若定价存在争议（如关联交易价格高于市场均价10%），需要求发起部门重新提供定价依据或与关联方协商调整价格，待定价符合公允性要求后再提交审批。第八条分级审批权限小额关联交易（交易金额未达到公司最近一期经审计净资产的1%且绝对金额不超过200万元）：由公司总经理审批，总经理需在收到材料后3个工作日内完成审批，审批通过后，由发起部门按审批意见执行交易；审批不通过的，需说明原因，发起部门可调整方案后重新申请。中额关联交易（交易金额达到公司最近一期经审计净资产的1%但未达到5%，或绝对金额超过200万元但未超过1000万元）：需经公司总经理办公会审议，总经理办公会需在收到材料后5个工作日内召开会议，参会人员需对交易的必要性、公允性进行表决，经三分之二以上参会人员同意方可通过；审议通过后，由总经理签署审批意见。大额关联交易（交易金额达到公司最近一期经审计净资产的5%或绝对金额超过1000万元）：需经公司董事会审议，若交易金额达到公司最近一期经审计净资产的10%或绝对金额超过5000万元，还需提交股东大会审议；董事会/股东大会需按《公司章程》规定的程序召开，关联董事/股东需回避表决，经非关联董事/股东过半数同意方可通过。特殊关联交易（如关联担保、关联方借款）：无论金额大小，均需经公司董事会审议，其中关联担保还需经股东大会审议（若达到股东大会审批权限），且关联董事/股东必须回避表决。第九条交易执行与合同管理关联交易经审批通过后，发起部门需在5个工作日内与关联方签订正式交易合同，合同内容需与《关联交易申请表》一致，明确交易标的、金额、定价、期限、结算方式、违约责任等条款，合同需经合规部门审核（审核合同条款是否符合审批意见、是否存在法律风险）、财务部门复核（复核金额、结算方式是否准确）后，由公司法定代表人或授权代表签署。交易执行过程中，发起部门需定期跟踪交易进度（如物流服务类交易需确认运输时效是否达标、资产交易类需确认资产交付状态），每月向财务部门提交《关联交易执行情况表》，说明交易完成比例、已付款金额、是否存在异常（如关联方未按合同约定提供服务）；若需变更交易内容（如增加交易金额、延长交易期限），需重新履行审批程序，严禁擅自变更。第四章关联交易定价与监督管理第十条关联交易定价原则与方法定价原则：关联交易定价需以“市场公允价格”为基础，优先参考独立第三方市场价格（如行业协会发布的指导价、3家以上非关联方的有效报价）；若无独立第三方市场价格，可采用成本加成法（成本+合理利润率，利润率不超过行业平均水平）、协议定价法（双方在公平协商基础上确定价格，但需提供协商过程说明）。定价方法选择：商品交易类：优先采用市场价格法，如向关联方采购包装材料，参考当地3家非关联供应商的报价，取平均值作为交易价格；服务交易类：采用市场价格法或成本加成法，如委托关联方提供运输服务，若市场有同类服务报价，按市场价格执行；若无，按关联方运输成本（如燃油费、人工费）加8%利润率确定价格；资产交易类：采用评估价格法，如购买关联方的仓储场地，需委托独立第三方资产评估机构出具评估报告，按评估价格作为交易价格；资金往来类：借款利率需参考中国人民银行同期贷款基准利率，上下浮动不超过10%；担保费用需参考市场同类担保服务费率，避免无偿提供担保。定价记录留存：所有关联交易的定价依据（如市场报价单、评估报告、成本核算表）需由发起部门整理归档，保存期限不少于交易完成后3年，以备监管部门检查及内部审计。第十一条关联交易监督管理内部审计监督：公司内部审计部门需每季度对关联交易进行专项审计，重点检查：关联交易是否履行审批程序（是否存在未经审批的交易）、定价是否公允（定价依据是否充分、价格是否偏离市场合理区间）、交易执行是否符合合同约定（是否存在关联方违约未处理的情况）、信息披露是否及时准确；审计完成后出具《关联交易专项审计报告》，上报公司董事会，对审计发现的问题（如定价不公允），需要求相关部门在1个月内整改。合规部门监督：合规部门需建立《关联交易台账》，实时记录关联交易的审批情况、执行进度、结算情况，每月更新台账并上报公司管理层；若发现关联交易存在违规情形（如擅自变更交易内容、关联方占用公司资金），需立即制止并上报董事会，同时追究相关部门及人员责任（如扣减绩效分、通报批评）。信息披露监督：公司证券事务部门（若有）需按国家监管要求及《公司章程》，对达到披露标准的关联交易及时发布公告，公告内容需包括关联方关系、交易内容、定价依据、审批情况等；若发现信息披露不及时或不准确，需立即补充披露并向监管部门说明情况，避免因信息披露违规导致处罚。第十二条违规责任追究若交易发起部门未经审批擅自开展关联交易，或隐瞒关联关系导致交易未按关联交易管理，对公司造成损失的（如定价不公允导致多支付款项），需由发起部门负责人及直接责任人承担赔偿责任，同时扣减年度绩效得分；情节严重的（如交易金额超过1000万元），按公司《员工奖惩管理制度》给予降职、开除等处分。若审批人员未按本制度规定履行审批职责（如关联董事未回避表决、审批时未审核定价依据），导致关联交易违规的，需承担审批责任，扣减年度绩效得分；若因违规审批导致公司重大损失，需上报董事会追究责任。若关联方利用关联交易损害公司利益（如通过高价销售商品侵占公司利益），公司有权终止交易并要求关联方