大学会议管理制度及规范

PAGE大学会议管理制度及规范一、总则（一）目的为了加强大学会议管理，提高会议效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于大学内部召开的各类会议，包括学校层面的工作会议、部门会议、学术研讨会、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.实事求是原则：会议内容应真实、准确、客观，注重解决实际问题。3.分级负责原则：按照会议的性质和级别，由相应的领导或部门负责组织和主持。4.规范有序原则：会议的组织、安排、记录等应遵循统一的规范和程序。二、会议分类及组织（一）学校层面工作会议1.校长办公会会议性质：学校最高决策层会议，研究决定学校重大事项。参会人员：校长、副校长、校长助理及相关职能部门负责人。会议频率：根据工作需要不定期召开。组织部门：学校办公室。会议内容：传达上级文件精神，研究学校发展规划、年度工作计划、重大改革举措、重要人事任免、财务预算等事项。2.党委常委会会议性质：学校党委核心决策会议，研究决定学校党建工作、思想政治工作等重大事项。参会人员：学校党委书记、副书记、常委。会议频率：根据工作需要不定期召开。组织部门：学校党委办公室。会议内容：传达上级党委文件精神，研究学校党的建设、干部队伍建设、党风廉政建设、意识形态工作等事项。3.全校教职工大会会议性质：学校重要的沟通会议，传达学校重要决策和工作部署，表彰先进，动员全体教职工积极参与学校发展。参会人员：全校教职工。会议频率：根据工作需要定期或不定期召开。组织部门：学校办公室。会议内容：总结学校工作，部署下一阶段工作任务，通报学校重要事项，表彰优秀教职工等。（二）部门会议1.部门工作会议会议性质：各部门内部工作沟通会议，传达学校工作要求，安排本部门工作任务。参会人员：部门全体成员。会议频率：根据工作需要定期召开，一般每周或每月一次。组织部门：各部门自行组织。会议内容：学习学校相关文件精神，总结上周或上月工作，安排本周或本月工作任务，讨论部门内部重要事项等。2.部门协调会议会议性质：涉及多个部门的工作协调会议，解决工作中出现的跨部门问题。参会人员：相关部门负责人及工作人员。会议频率：根据工作需要不定期召开。组织部门：根据会议主题确定牵头部门，由牵头部门组织。会议内容：通报跨部门工作进展情况，协调解决工作中存在的问题，明确各部门职责和工作任务，制定下一步工作计划等。（三）学术研讨会1.校内学术研讨会会议性质：促进学校学术交流与合作，推动学科发展的学术会议。参会人员：校内相关学科领域的教师、科研人员及研究生。会议频率：根据学科发展需要定期或不定期召开。组织部门：各学院或相关科研机构。会议内容：邀请校内外专家学者作学术报告，交流学术成果，探讨学科前沿问题，促进学术创新与发展。2.校际学术研讨会会议性质：加强与其他高校学术交流与合作的会议。参会人员：本校及外校相关学科领域的专家学者。会议频率：根据合作协议或学术交流需求不定期召开。组织部门：学校科研处或相关学院。会议内容：共同探讨学术问题,开展学术合作研究，分享学术资源，提升学校学术影响力。（四）座谈会1.师生座谈会会议性质：了解师生需求，听取师生意见和建议的沟通会议。参会人员：教师代表、学生代表及相关职能部门负责人。会议频率：根据工作需要不定期召开。组织部门：学校办公室或相关职能部门。会议内容：围绕学校教学、科研、管理、服务等方面的工作，听取师生的意见和建议，解答师生关心的问题，促进学校工作改进。2.校友座谈会会议性质：加强与校友联系，凝聚校友力量，促进学校发展与校友合作的会议。参会人员：校友代表及学校领导、相关职能部门负责人。会议频率：根据校友工作需要不定期召开。组织部门：学校校友工作办公室。会议内容：介绍学校发展情况，听取校友对学校发展建设的意见和建议，探讨校友与学校合作的途径和方式，增进校友对学校的感情和支持。三、会议筹备（一）会议申请1.各部门或个人需要召开会议时，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议目的等内容。2.《会议申请表》经部门负责人审核签字后，报学校办公室或相关职能部门审批。3.学校办公室或相关职能部门根据学校工作安排和实际情况，对会议申请进行审批，同意后方可召开会议。（二）会议准备1.确定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目的，精心设计会议议程，明确会议各项议题的顺序和时间安排。会议议程应简洁明了，重点突出，避免冗长和繁琐。2.通知参会人员：根据会议审批结果，及时向参会人员发送会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，确保参会人员提前做好准备，并按时参加会议。对于重要会议，应提前提醒参会人员。3.准备会议资料：根据会议议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、文件、数据、图表等。会议资料应内容准确、格式规范，提前发放给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，提高会议效率。4.安排会议场地：根据会议规模和参会人员数量，合理安排会议场地。会议场地应具备良好的通风、照明、音响等条件，确保会议顺利进行。同时，要提前检查会议场地的设备设施是否正常运行，如投影仪、麦克风、空调等。5.确定会议记录人员：安排专人负责会议记录，会议记录人员应熟悉会议记录的规范和要求，能够准确、完整地记录会议内容。会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议发言要点、会议决议等内容。四、会议召开（一）会议签到会议开始前，参会人员应在会议签到表上签到，以确认参会情况。会议组织者应安排专人负责签到工作，确保签到信息准确无误。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和会议资料，明确会议目的和重点。2.会议主持人应按照会议议程有序组织会议，引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，确保会议顺利进行。3.会议主持人应注意控制会议时间，避免会议拖延或偏离主题。对于超时或偏离主题的发言，应及时进行引导和纠正。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程和主持人的要求，积极发言，表达自己的观点和意见。发言内容应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关的叙述。2.在会议发言过程中，应尊重他人的发言权利，认真倾听他人的意见和建议，不得随意打断他人发言或进行人身攻击。3.对于重要的会议发言，应做好记录，以便会后整理和总结。（四）会议讨论1.会议讨论应围绕会议主题展开，鼓励参会人员充分发表自己的观点和意见，进行深入的讨论和交流。2.在会议讨论过程中，主持人应引导参会人员进行理性思考和客观分析，避免情绪化的争论和争吵。3.对于会议讨论中提出的问题和建议，应及时进行整理和归纳，以便会后进一步研究和处理。（五）会议决议1.会议结束时，主持人应根据会议讨论情况，对会议议题进行总结和归纳，形成会议决议。2.会议决议应明确、具体、可行，包括工作任务、责任部门、完成时间等内容。会议决议应经参会人员充分讨论和表决通过，确保决议的科学性和民主性。3.会议组织者应及时将会议决议以书面形式印发给参会人员，并督促责任部门按照会议决议认真组织实施。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议发言要点、会议决议等内容。会议记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。2.会议记录应采用规范的格式和语言，使用统一的会议记录模板。会议记录应字迹清晰，便于查阅和整理。3.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，对记录内容进行核对和补充，确保记录的准确性和完整性。整理后的会议记录应妥善保存，以备查阅。（二）会议纪要1.会议纪要由会议组织者根据会议记录整理编写，会议纪要应突出会议主题和重点，概括会议主要内容和决议。2.会议纪要应语言简洁、条理清晰，避免冗长和复杂的表述。会议纪要应经会议主持人审核签字后印发给参会人员，并报送学校领导和相关部门。3.会议纪要应作为学校工作的重要文件存档，对于涉及学校重大决策和重要工作部署的会议纪要，应长期保存，以便查阅和参考。六、会议后续工作（一）会议决议执行1.责任部门应按照会议决议要求，制定具体的工作计划和实施方案，明确工作任务、责任人、完成时间等内容。2.责任部门应定期向学校办公室或相关职能部门汇报会议决议执行情况，及时反馈工作进展和存在的问题。3.学校办公室或相关职能部门应加强对会议决议执行情况的跟踪和检查，对执行不力的部门进行督促和指导，确保会议决议得到有效落实。（二）会议资料归档1.会议结束后，会议组织者应及时将会议申请、会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关资料进行整理归档。2.会议资料应按照学校档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保存。会议资料的保存期限应根据学校档案管理要求确定，确保资料的完整性和可查阅性。（三）会议效果评估1.学校办公室或相关职能部门应定期对会议效果进行评估，总结会议组织和召开过程中的经验教训，不断改进会议管理工作。2.会议效果评估可以通过参会人员反馈、会议决议执行情况检查、工作实际成效等方面进行综合评价。对于效果良好的会议，应予以总结和推广；对于存在问题的会议,应及时分析原因，采取措施加以改进。七、会议纪律（一）按时参会参会人员应按照会议通知要求，按时参加会议。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并说明原因。未经请假无故缺席会议的，按照学校相关规定进行处理。（二）遵守会议秩序参会人员应遵守会议秩序，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话、玩手机等，保持会议的严肃性和安静氛围。（三