各单位档案规范管理制度

PAGE各单位档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强各单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及所属分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖单位工作的各个方面，保证档案内容的全面性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理规章制度并组织实施。2.负责单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，不断改进工作。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.配备兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作，接受档案管理部门的业务指导。3.严格遵守档案管理规定，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各种文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如工作计划、总结、报告、会议纪要等。业务工作文件，如合同协议、项目方案、技术资料等。财务文件，如会计凭证、账簿、报表等。人事文件，如员工档案、任免文件、考核记录等。基建文件，如工程图纸、竣工验收报告等。3.下级单位报送的重要文件、报表等。4.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般可分为党群工作、行政管理、业务管理、生产技术、财务审计、人事档案等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应异地存放。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和有关专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史和现实价值。2.参考档案的形成时间、来源、保管期限等因素，综合判定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报单位主管领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的题名、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和单位领导报送档案统计信息。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等。2.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供服务，如查阅档案、提供档案复印件等。3.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容等。4.加强对档案利用效果的跟踪和反馈，及时总结经验，不断改进档案利用工作。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和水平，为单位提供更加便捷、高效的档案服务。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程的档案管理系统，实现档案信息的自动化管理。2.档案数字化建设：对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.