幼儿园档案规范管理制度

PAGE幼儿园档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化、制度化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集幼儿园在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、借阅、利用等日常管理工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.按照档案管理要求，妥善保管本部门的档案资料，确保档案安全。4.及时向综合档案室反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、安全档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师业务档案、教育科研档案等。3.后勤管理类：包含物资采购档案、设施设备档案、食堂管理档案、卫生保健档案等。4.家园共育类：如家长委员会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。5.声像档案类：照片、录音、录像等反映幼儿园工作和活动的声像资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表教育教学类等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”。5.例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作中产生的各类档案资料。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的时效性。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案资料进行分类、排序、编目、装订等工作。3.纸质档案应去除金属物，破损的档案应进行修补或复制，字迹模糊的应进行清晰处理。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.教育教学类档案应在学期末归档。3.后勤管理类档案应在相关工作结束后及时归档。4.家园共育类档案应定期归档，一般每学期末归档一次。5.声像档案应在活动结束后一周内整理归档。（二）移交程序1.各部门档案管理人员按照归档期限，将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份。2.档案移交清单应详细注明档案的类别、名称、数量、起止日期等信息。3.档案管理人员与综合档案室档案接收人员共同核对档案移交清单内容，清点档案数量，确认无误后双方签字。4.档案接收人员接收档案后，应在档案移交清单上加盖综合档案室印章，并将其中一份返还给移交部门存档。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，保持库房清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于管理和查阅。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.幼儿园内部人员因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，综合档案室应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅幼儿园档案，须持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、范围等，经幼儿园主管领导批准后，方可查阅或借阅。2.外单位查阅或借阅档案，应按照幼儿园档案查阅与借阅规定办理相关手续，并由综合档案室安排专人陪同查阅或借阅。3.外单位查阅或借阅档案时，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，如需复制或拍摄，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷审查，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的数据档案，可采用数据覆盖等技术手段进行销毁处理，但应确保数据已无法恢复。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细注明档案的类别、名称编号、数量、销毁原因等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长审核签字后，报幼儿园主管领导审批。2.根据幼儿园主管领导的审批意见，由综合档案室组织实施档案销毁工作。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。九、档案的统计与统计分析（一）统计内容1.档案收进、移出、整理、鉴定、销毁等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。3.档案查阅、借阅的人次、内容、时间等利用情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作中的各项数据进行记录和统计。2.利用档案管理软件或电子表格等工具，对档案统计数据进行整理和分析，形成统计报表。（三）统计分析1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。2.通过档案利用情况分析，了解档案在幼儿园各项工作中的作用发挥情况，为优化档案管理和服务提供参考。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）数字化处理按照档案数字化技术规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统1.选用适合幼儿园档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统