关于公文及制度格式规范

PAGE关于公文及制度格式规范一、总则（一）目的为了确保公司/组织公文及制度的规范性、准确性和严肃性，提高公文及制度的质量和执行效率，特制定本格式规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部所有公文及制度的撰写、审核、发布、存档等环节。（三）基本原则1.合法性原则：公文及制度的内容必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求，不得与之相抵触。2.准确性原则：公文及制度的表述应准确无误，避免产生歧义或误导。3.规范性原则：严格按照本规范规定的格式、结构和排版要求进行撰写和制作。4.简洁性原则：公文及制度应简洁明了，避免冗长繁琐的表述，以提高执行效率。二、公文格式规范（一）公文种类公司/组织公文主要包括：通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（二）公文格式要素及要求1.版头份号：一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。2.主体标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。3.版记抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（三）排版规格与印刷要求1.排版规格：公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。2.印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过±2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。三、制度格式规范（一）制度结构制度一般由总则、分则、附则三部分组成。1.总则：主要阐述制度的目的、适用范围、基本原则等内容。2.分则：是制度的核心部分，根据不同的业务内容和管理要求，分章节对各项具体规定进行详细阐述。3.附则：主要规定制度的解释权、生效日期、废止情况等内容。（二）格式要求1.标题：制度标题应简洁明了，准确概括制度的主要内容，一般采用“关于……的制度”的格式。标题用2号黑体字，居中编排。2.正文：正文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。3.编号：制度应进行编号，编号一般采用“[公司/组织简称][制度类别][年份][序号]”的格式，如“[公司简称]财务制度20XX01”。编号位于标题右下方，用圆括号括起来，与标题之间空一行。4.发布日期：制度发布日期一般用4号仿宋体字，在编号下方一行，居右编排，格式为“发布日期：XXXX年XX月XX日”。5.修订记录：制度如有修订，应在制度正文后附修订记录，注明修订日期、修订内容等。修订记录用4号仿宋体字，格式为：修订日期：XXXX年XX月XX日修订内容：……6.附件：制度如有附件，应在正文后注明附件名称及顺序号，附件内容应与制度正文紧密相关，对制度内容起到补充说明的作用。附件格式应与正文格式保持一致。（三）排版与装订要求制度排版应清晰、整齐，便于阅读和存档。一般采用A4纸打印，双面印刷，左侧装订。制度页面应设置页眉和页脚，页眉内容一般为公司/组织名称，页脚内容一般为页码。四、审核与发布（一）审核流程1.起草部门初审：公文及制度起草完成后，由起草部门进行初审，确保内容准确、格式规范。2.归口管理部门审核：初审通过后，提交归口管理部门进行审核，归口管理部门应从专业角度对内容进行审核，提出修改意见。3.分管领导审核：归口管理部门审核通过后，提交分管领导进行审核，分管领导应对公文及制度的必要性、可行性、合规性等进行全面审核，签署审核意见。4.主要领导审批：分管领导审核通过后，提交主要领导进行审批，主要领导应根据公司/组织的整体战略和工作安排，对公文及制度进行最终审批，签署审批意见。（二）发布方式1.纸质发布：对于需要广泛传达和执行的公文及制度，可采用纸质发布的方式，通过公司/组织内部办公系统进行印发，并发放到各相关部门和人员手中。2.电子发布：对于一些时效性较强、无需纸质存档的公文及制度，可采用电子发布的方式，通过公司/组织内部办公系统、电子邮件等渠道进行发布，方便员工及时查阅和下载。五、存档与管理（一）存档要求1.纸质存档：公文及制度纸质文档应按照年度进行分类整理，装订成册，编号存档。存档期限应根据公司/组织的规定执行，一般不少于[X]年。2.电子存档：公文及制度电子文档应按照规范的命名规则进行命名，存储在公司/组织指定的电子存储设备或服务器上，并定期进行备份。电子存档期限与纸质存档期限一致。（二）查阅与借阅管理1.查阅管理：公司/组织内部人员如需查阅公文及制度存档文档，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室进行查阅。查阅时应在档案室工作人员的监督下进行，不