档案馆工作制度上墙规范

PAGE档案馆工作制度上墙规范一、总则（一）目的为加强本档案馆工作的规范化、标准化管理，提高档案管理水平和服务质量，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本工作制度上墙规范。（二）适用范围本规范适用于本档案馆全体工作人员及涉及档案查阅、利用等相关活动的所有人员。（三）制定依据本规范依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案收集制度（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案材料。2.上级机关颁发的与本单位有关的、需要贯彻执行的文件材料。3.下级机关报送的重要文件材料。4.本单位对外交往中形成的重要文件材料。5.其他对本单位工作有查考利用价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整、准确地收集。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，按照档案整理要求进行分类、装订，定期移交至档案馆。3.对于重要的或紧急的文件材料，应优先收集并及时移交。4.收集的档案材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。（三）收集流程1.档案形成部门在文件材料整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、形成时间、来源等信息。2.档案形成部门将《档案移交清单》连同档案材料一并提交至档案馆。3.档案馆接收人员对移交的档案材料进行核对，确认无误后在《档案移交清单》上签字，并办理交接手续。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。2.一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。3.文书档案可按年度机构（问题）保管期限进行分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集的文件材料进行装订、编页、排列、编号、编目等操作，形成有序的案卷。2.科技档案：按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.会计档案：按照会计年度、类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案：按照内容、时间等进行分类，标注相关信息，存储于合适的载体。5.电子档案：按照电子文件的分类方案进行整理，建立电子档案数据库，进行元数据著录。（四）整理质量要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、编目清晰。2.档案装订应牢固整齐，无金属物，保持文件的原貌。3.电子档案应确保数据的完整性和可读性，元数据著录准确。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管措施1.对不同载体的档案应采取相应的保管措施，如纸质档案应上架存放，电子档案应进行备份存储。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.建立档案保管记录，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管状况等信息。（四）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范。2.配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护。3.对档案库房实行专人管理，严格限制无关人员进入。4.加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识。五、档案查阅利用制度（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要可查阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感档案的查阅，应严格按照相关规定执行。（二）查阅手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位档案馆提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案范围等信息，经本单位相关部门审核同意后，办理查阅手续。3.查阅人员应持有效证件到档案馆办理查阅登记手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。（三）查阅要求1.查阅人员应在指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案馆。2.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印、拍照档案，应按照规定办理审批手续，经档案馆同意后，在指定地点进行操作，确保档案安全。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案馆，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）利用反馈1.利用档案的部门或个人应及时向档案馆反馈档案利用效果，如档案对工作的帮助、存在的问题等。2.档案馆应根据利用反馈信息，对档案管理工作进行总结和改进，提高档案服务质量。六、档案鉴定销毁制度（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保既不丢失有价值的档案，又避免保管过多无价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，可进行销毁。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案进行逐卷审查，填写《档案鉴定意见书》，注明档案的保管期限、保存价值等意见。3.档案鉴定小组根据《档案鉴定意见书》，对档案作出鉴定结论，确定销毁档案清单。（五）销毁手续1.编制《档案销毁清册》，详细注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字、单位负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等信息。3.档案工作人员的基本情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录。2.采用计算机软件或手工方式进行统计汇总，确保统计数据的准确性。（三）统计报表1.定期编制档案统计报表，如档案收进移出报表、档案利用情况报表等。2.统计报表应及时报送单位领导和相关部门，为档案管理决策提供依据。（四）统计分析1.对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标推进档案管理信息化，实现档案信息资源的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化基础设施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等信息化基础设施，确保档案信息化工作的正常开展。2.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅利用等业务流程的信息化管理。（三）电子档案管理1.制定电子档案管理规范，明确电子档案的收集、整理、存储、利用等要求。2.对电子档案进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强信息安全防护。2.采取数据加密、用户认证、访问控制等安全措施，确保档案信息安全。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。九、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.全面负责档案馆的管理工作，制定档案工作计划和规章制度。2.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务水平。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等工作的监督和指导。4.协调与其他部门的关系，保障档案工作的顺利开展。5.定期向上级领导汇报档案工作情况，为领导决策提供档案信息支持。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、有序。2.做好档案的保管工作，检查档案保管状况，及时处理档案保管中出现的问题。3.按照规定办理档案查阅利用手续，为利用者提供优质服务。4.参与档案鉴定销毁工作，协助编制档案鉴定意见书和销毁清册。5.负责档案统计工作，及时准确地填报档案统