档案室管理制度上墙标准规范

PAGE档案室管理制度上墙标准规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本档案室管理制度上墙标准规范。本规范旨在明确档案室管理的各项要求，使全体员工了解并遵守档案管理相关规定，保障公司档案工作的规范化、标准化运行。（二）适用范围本标准规范适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为准则。涵盖公司各类文件、合同、报表、技术资料、人事档案等所有具有保存价值的档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集、整理公司在运营过程中产生的各类档案，保证档案资料的齐全、完整，避免重要信息缺失。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：依据国家档案管理相关标准和行业规范，制定统一、规范的档案管理流程和操作方法，确保档案管理工作的标准化。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率，满足公司各部门在日常工作和决策过程中对档案资料的需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行情况。2.集中统一管理公司各类档案资料，包括档案资料的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立健全档案检索系统，确保档案资料能够快速、准确地查询和调阅。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全性。5.负责档案库房的日常管理，维护档案库房的环境条件，确保档案资料的安全保存。6.组织开展档案管理培训工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料（包括文件、合同、报表、技术资料等）的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案室。2.明确本部门兼职档案管理人员，负责协助档案室做好本部门档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.在日常工作中，严格按照档案管理制度的要求，规范使用和保管档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借档案。4.根据工作需要，及时向档案室提出档案查阅、借阅申请，并配合档案室做好档案的归还和使用登记工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理各项规章制度，保守公司档案机密。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。3.负责档案资料的日常收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、准确、完整。4.严格按照档案管理流程进行操作，对档案的借阅、归还、查阅等进行详细登记，做好档案的安全防范工作。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现并处理档案管理中存在的问题。6.积极参与档案管理培训和学习活动，不断更新知识结构，适应公司档案管理工作的发展需求。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件、会议文件等。2.合同协议，涵盖采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等各类业务合同。3.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.技术资料，如产品研发资料、工艺文件、技术标准、图纸等。5.人事档案，包括员工入职资料、劳动合同、培训记录、考核档案、离职资料等。6.行政管理档案，如公司证照、印章管理记录、办公设备档案等。7.其他具有保存价值的资料，如市场调研报告、客户资料、项目文档等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案资料，并确保资料的完整性和准确性。2.对于重要文件和合同，应在文件形成或合同签订后及时收集，避免遗漏或延误。3.收集的档案资料应字迹清晰（如为电子文档，应格式规范、内容完整），纸张质量良好，签字盖章齐全。4.对收集到的档案资料进行初步分类，确保同一类别的资料集中在一起，便于后续整理。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事管理类等一级类目，再根据实际情况在一级类目下细分二级类目、三级类目等。例如，行政管理类可细分为文件管理、会议管理、印章管理、证照管理等二级类目；文件管理可进一步细分为上级文件、公司发文（按年份）、部门文件（按部门）等三级类目。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式，以便于识别和管理。例如，可按照“年份+类目代码+流水号”的格式进行编号，如“2023XM001”，其中“2023”表示年份，“XM”表示项目管理类目的代码，“001”表示该类目下的流水号。3.装订：对于纸张较多的档案资料，应进行装订。装订时应注意整齐、牢固，避免文件散失或损坏。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底，目录应与正文内容对应，便于查阅。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号（档号）、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目。通过编目，建立起档案资料与档号之间的对应关系，方便快速查找和调阅档案。四、档案存储与保管（一）存储设施1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的存储设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度控制设备、消防设备、监控设备等。3.档案密集架应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案柜应根据档案类别进行分类存放，标识明确。（二）保管要求1.上架存放：档案资料应按照分类编号顺序上架存放，确保排列有序，便于查找。不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。2.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温湿度环境，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。应配备温湿度监测设备，定期进行监测和记录，发现温湿度异常时及时采取调节措施。3.防火防盗：档案库房应安装防火门、防盗门窗和火灾自动报警系统、灭火设备等。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。档案管理人员应定期检查消防设备的有效性，确保其正常运行。4.防虫防鼠：档案库房应采取防虫、防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害迹象时及时处理。5.防光防尘：档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免光线直射档案。同时，应保持库房清洁，定期进行清扫，防止灰尘对档案造成损害。6.定期盘点：档案管理人员应定期对档案进行盘点清查，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案资料的准确无误。发现档案丢失、损坏或其他异常情况时，应及时报告并查明原因，采取相应的处理措施。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.档案室应设立专门的查阅区域，为查阅人员提供必要的查阅设备和环境。查阅人员应在查阅区域内进行查阅，不得将档案资料带出查阅区域。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。4.涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案资料，未经公司授权，不得查阅。确因工作需要查阅的，应按照公司保密规定办理相关审批手续。（二）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅档案资料时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案室负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案室提出申请，并说明原因，经批准后方可延长。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自复印、拍照、传播档案内容。如因工作需要复印档案资料，应按照公司相关规定办理复印审批手续。4.借阅人员应在借阅期限届满前及时归还档案资料。如未能按时归还，应提前向档案室说明原因并办理续借手续。逾期未还的，档案室将发出催还通知，如仍未归还，将按照公司相关规定进行处理，并追究借阅人员的责任。5.借阅档案资料归还时，档案室管理人员应认真检查档案资料的完整性和完好性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的赔偿责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的鉴定结论。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，制定档案鉴定标准和流程，审核鉴定结果，并提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案资料进行逐件审查，根据档案的内容、价值、完整性等情况，直接判断其保存价值。2.分析比较法：将档案资料与同类档案或相关业务资料进行分析比较，判断其在业务活动中的作用和重要性，从而确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对公司当前和未来工作的利用效益、经济效益、社会效益等方面进行评估，综合确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案资料，应编制《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等详细信息。2.《档案销毁清册》经档案室负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场对销毁过程进行监督，确保档案资料彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保管。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为公司各部门提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案资料进行扫描、图像处理、数据录入等数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.数据录入与审核：档案管理人员按照档案编目要求，将档案的相关信息录入档案信息管理系统，并进行审核，确保录入数据的准确性和完整性。3.电子档案存储：将数字化后的电子档案存储在服务器或存储设备上，并进行备份，确保电子档案的安全存储。4.检索与利用：利用档案信息管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案资料。公司员工可通过网络终端设备，按照权限访问和利用电子档案。5.系统维护与更新：定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。及时备份系统数据，防止数据丢失。同时，根据公司档案管理工作的发展需求，不断优化系统功能，提高系统的实用性和易用性。（三）安全保障措施1.网络安全：建立档案信息管理系统的网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.数据安全：对电子档案数据进行加密存储和传输，定期进行数据备份，并将备份数据存储在异地。设置用户权限管理，严格控制对电子档案