证券公司信息查询制度规范

PAGE证券公司信息查询制度规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范证券公司信息查询行为，确保信息查询的合法性、准确性、及时性和安全性，保护客户及公司的合法权益，维护证券市场的正常秩序。（二）适用范围本制度适用于本证券公司全体员工，包括但不限于经纪业务、投资银行、资产管理、研究咨询等各个业务部门的工作人员，以及涉及信息查询相关操作的技术支持人员、合规管理人员等。同时，对于外部机构或个人依法依规进行的信息查询申请，也按照本制度进行处理。（三）基本原则1.依法合规原则信息查询活动必须严格遵守国家法律法规、证券监管部门的相关规定以及公司内部的各项规章制度，确保查询行为的合法性。2.授权查询原则所有信息查询必须获得明确的授权，未经授权不得擅自查询客户或公司的任何信息。授权方式包括书面授权、电子授权等，授权内容应明确查询目的、查询范围、查询期限等关键信息。3.必要性原则信息查询应基于工作需要，确有必要获取相关信息才能开展业务活动。严禁为满足个人私利或无关工作目的进行信息查询。4.保密原则对于查询过程中获取的各类信息，必须严格保密，不得泄露给任何无关人员。信息查询人员应妥善保管查询记录和相关资料，防止信息被不当使用或泄露。二、信息查询的范围与分类（一）客户信息查询1.基本信息包括客户姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、职业、家庭住址等。2.账户信息涵盖客户证券账户号码、资金账户号码、账户状态（正常、休眠、挂失等）、开户时间、开户营业部等。3.交易信息交易明细，如买卖证券的品种、数量、价格、时间、成交金额等；资金流水，包括资金存入、取出、转账、分红派息等记录。4.资产信息客户的证券市值、资金余额、持仓明细等资产状况信息。5.信用信息客户的融资融券记录、信用评级等相关信用信息。（二）公司内部信息查询1.业务数据各业务部门的业务开展情况数据，如经纪业务的客户交易量、市场份额；投资银行业务的项目储备、承销规模；资产管理业务的产品规模、收益情况等。2.财务信息公司的财务报表、财务指标分析数据、预算执行情况等财务相关信息。3.人力资源信息员工基本信息、薪酬福利、绩效考核、培训记录等人力资源方面的信息。4.办公系统信息公司内部办公系统中的文件、通知、审批记录、工作流程等各类信息。（三）监管信息查询1.监管政策法规查询证券监管部门发布的各类政策文件、法规条文、规范性通知等，以便公司及时了解监管要求，调整业务操作。2.监管数据报送与监管部门数据报送相关的信息，如定期报告、专项报告的报送内容、格式要求、报送时间等。3.监管检查记录公司接受监管部门现场检查、非现场检查的记录，包括检查内容、发现问题、整改情况等信息。三、信息查询的流程与操作规范（一）查询申请1.内部查询申请公司员工因工作需要进行信息查询时，应填写《信息查询申请表》，详细说明查询目的、查询范围、查询期限等内容，并提交至所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合规性进行审核，审核通过后签字批准。2.外部查询申请对于外部机构或个人依法依规提出的信息查询申请，由公司合规管理部门负责接收。合规管理部门应审核申请的合法性、合规性以及申请材料的完整性，审核通过后，将申请转交给相关业务部门进行进一步处理。相关业务部门应按照内部查询申请流程进行审批，并在规定时间内给予外部申请方答复。（二）查询授权1.客户授权对于涉及客户信息查询的情况，必须获得客户的明确授权。授权方式可以是客户签署书面授权书，也可以通过公司电子授权系统进行在线授权。授权书或电子授权内容应清晰明确，包括授权查询的信息范围、查询用途、授权期限等。2.内部授权员工在获得部门负责人审批通过的《信息查询申请表》后，视为获得内部授权。授权期限应与查询期限一致，且在授权范围内进行查询操作。（三）信息查询执行1.查询人员经过授权的查询人员应按照规定的查询范围和方式进行信息查询操作。查询人员应具备相应的业务知识和技能，熟悉信息查询系统的操作流程，确保查询结果的准确性。2.查询方式根据查询信息的类型和来源，可采用多种查询方式。对于客户信息查询，主要通过公司的客户关系管理系统进行查询；对于公司内部信息查询，可依据不同业务系统的权限设置进行操作；对于监管信息查询，可通过监管部门指定的信息平台或公司内部的合规监管系统进行查询。3.查询记录查询人员应详细记录每次信息查询的情况，包括查询时间、查询人员、查询内容、查询结果等信息。查询记录应妥善保存，以备后续审计、检查或查询使用。（四）查询结果的使用与反馈1.使用规范查询人员获取查询结果后，应严格按照查询目的使用信息。不得将查询结果用于任何未经授权的用途，不得泄露给无关人员。对于涉及客户隐私或公司敏感信息的查询结果，应采取必要的保密措施。2.反馈机制对于内部查询申请，查询人员应将查询结果及时反馈给申请部门或人员。对于外部查询申请，应按照与外部申请方约定的方式和时间进行反馈。反馈内容应准确、清晰，如有需要，可附带相关说明或解释。四、信息安全与保密管理（一）信息安全保障措施1.系统安全防护公司应建立完善的信息安全防护体系，采用先进的技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止外部非法入侵和数据泄露。定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的安全隐患。2.数据备份与恢复建立健全数据备份制度，定期对各类重要信息进行备份，并将备份数据存储在安全的位置。制定数据恢复计划，确保在数据遭遇丢失、损坏等情况时能够及时恢复，保证业务的连续性。3.用户权限管理严格设置信息查询系统的用户权限，根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的查询权限。定期对用户权限进行审核和调整，确保权限设置的合理性和合规性。（二）保密制度1.保密协议签订公司与员工签订保密协议，明确员工在信息查询及其他工作过程中应承担的保密义务。保密协议应涵盖保密范围、保密期限、违约责任等内容，确保员工对公司信息安全负有法定责任。2.保密培训与教育定期组织员工参加保密培训和教育活动，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括法律法规、公司保密制度、信息安全知识等，使员工深刻认识到信息保密的重要性，掌握基本的保密措施和方法。3.违规处理对于违反信息安全与保密规定的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。处理措施包括警告、罚款、解除劳动合同等，情节严重的将依法追究法律责任。同时，对于因违规行为给公司或客户造成损失的，公司将要求相关责任人承担赔偿责任。五、监督与检查（一）内部监督机制1.合规部门监督公司合规管理部门负责对信息查询制度的执行情况进行日常监督检查。定期抽取部分信息查询申请和查询记录进行审查，检查是否符合制度规定的流程、授权、保密等要求。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.内部审计监督内部审计部门定期对信息查询制度的执行情况进行专项审计。审计内容包括制度的健全性、合理性以及执行的有效性等方面。通过审计发现制度存在的缺陷和执行过程中的薄弱环节，提出改进建议，促进制度的不断完善和有效执行。（二）外部监管检查应对1.积极配合监管检查对于证券监管部门开展的涉及信息查询制度的检查工作，公司应积极配合，如实提供相关资料和信息。按照监管要求及时整改检查中发现的问题，确保公司信息查询行为符合监管规定。2.定期自查自纠公司应定期开展信息查询制度执行情况的自查自纠工作，主动发现问题并及时整改。自查报告应报送监管部门备案，同时作为公司内部加强管理、完善制度的重要依据。六、培训与宣传（一）培训计划1.新员工培训对于新入职员工，在入职培训阶段应安排专门的信息查询制度培训课程。培训内容包括制度的基本框架、查询流程、信息安全与保密要求等，使新员工尽快熟悉并掌握信息查询相关规定。2.定期培训定期组织全体员工参加信息查询制度培训，培训频率根据公司业务发展和法规政策变化情况确定。培训内容应及时更新，涵盖新的法律法规、监管要求、制度修订内容等，确保员工始终了解并遵守最新的制度规定。（二）宣传推广1.内部宣传通过公司内部办公系统、宣传栏、内部刊物等多种渠道，宣传信息查询制度的重要性和具体内容。发布典型案例，提醒员工遵守制度规定，增强员工的合规意识。2.外部宣传在公司官网等外部平台上，向客户及合作伙伴宣传公司信息查询制度，展示公司在信息安全与保密方面的承诺和措施，提高公司的社会形象和公信力。七、附则（一）制度解释权本制度由公司合规管理部门负责解释。如遇制度执行过程中的具体问题或疑问，员工可向合规管理部门咨询，合规管理部门将根据制度规定