视频例会管理制度规范要求

PAGE视频例会管理制度规范要求一、总则（一）目的为了提高公司/组织的沟通效率，确保信息及时、准确传达，加强各部门之间的协作与协调，特制定本视频例会管理制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工。（三）基本原则1.高效沟通原则：通过视频例会，快速、清晰地传达工作信息，减少沟通成本，提高工作效率。2.规范有序原则：明确视频例会的流程、要求和责任，确保会议有序进行。3.信息共享原则：促进各部门之间的信息共享，增强团队协作能力。二、视频例会的组织与安排（一）会议周期1.定期视频例会：每周[X]举行一次，具体时间为[具体时间]。2.特殊情况可根据需要临时召开视频例会。（二）会议主持1.视频例会由[主持人姓名]主持，主持人应提前熟悉会议内容，做好会议准备工作。2.主持人负责引导会议进程，把控会议时间，确保会议按照预定议程进行。（三）参会人员1.公司/组织高层领导、各部门负责人及相关工作人员。2.根据会议内容，可邀请其他相关人员参加。（四）会议地点视频例会通过指定的视频会议系统进行，参会人员在各自办公室或指定会议室参加会议。三、会议准备（一）会议议题确定1.各部门应提前[X]个工作日将需在视频例会上讨论的议题提交至会议组织者。2.会议组织者对议题进行汇总、筛选，确定最终会议议题，并提前通知参会人员。（二）资料准备1.议题相关部门应提前准备好详细的资料，包括工作进展情况、问题分析、解决方案等。2.资料应内容准确、条理清晰，以电子文档形式在会议前发送给参会人员。（三）设备调试1.会议组织者应提前检查视频会议系统的运行情况，确保设备正常。2.参会人员应提前测试视频会议设备，保证声音、图像清晰，网络连接稳定。四、会议流程（一）会议开场1.主持人宣布会议开始，介绍参会人员。2.简要回顾上一次视频例会的主要内容和决议执行情况。（二）议题汇报1.按照议题顺序，各部门负责人或相关人员进行工作汇报，汇报时间应控制在[X]分钟以内。2.汇报内容应重点突出、数据准确，包括工作进展、取得的成绩、存在的问题及下一步工作计划。（三）讨论与交流1.针对汇报内容，参会人员进行讨论和交流，提出意见和建议。2.讨论应围绕议题展开，避免偏离主题，注重解决实际问题。（四）决策与决议1.根据讨论结果，对重要事项进行决策，形成会议决议。2.会议决议应明确责任部门、责任人、完成时间和具体要求。（五）会议总结1.主持人对会议进行总结，强调重点工作和注意事项。2.宣布会议结束。五、会议纪律（一）参会要求1.参会人员应提前[X]分钟进入视频会议系统，做好准备工作。2.会议期间，参会人员应保持良好的会议秩序，不得随意走动、交头接耳。3.如有特殊情况需要离开会议，应提前向主持人请假。（二）发言规范1.发言应简洁明了、观点明确，避免冗长和模糊不清的表述。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见，应在他人发言结束后再发表。（三）保密要求1.会议涉及的商业机密、敏感信息等应严格保密，不得泄露给无关人员。2.参会人员应对会议资料妥善保管，不得私自传播。六、会议记录与纪要（一）记录人员会议组织者应指定专人负责视频例会的记录工作。（二）记录要求1.记录应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、议题、汇报内容、讨论要点、决策结果等。2.采用电子文档形式进行记录，记录内容应条理清晰、易于查阅。（三）会议纪要1.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。2.会议纪要应在[X]个工作日内发送给参会人员，并报送公司/组织高层领导。3.会议纪要应明确会议决议和工作要求，作为工作执行和监督的依据。七、会议决议的执行与监督（一）责任落实1.会议决议明确的责任部门和责任人应按照要求认真执行决议，确保工作落实到位。2.责任部门应制定具体的工作计划，明确工作步骤和时间节点，并定期向公司/组织汇报工作进展情况。（二）监督检查1.公司/组织相关部门应对会议决议的执行情况进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.对于执行不力的部门和责任人，应按照公司/组织相关规定进行问责。八、附则（一）解释权本制度由公司