严格规范服务用房使用管理制度

PAGE严格规范服务用房使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司服务用房的管理，确保服务用房的合理使用，提高资源利用效率，保障公司各项服务工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有服务用房的使用、管理及相关活动。服务用房包括但不限于办公区域、会议室、接待室、仓库、设备间等用于公司日常运营和服务提供的各类场所。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保服务用房的使用管理合法合规。2.合理性原则：根据公司业务需求和实际情况，合理分配和使用服务用房，提高空间利用效率。3.安全性原则：保障服务用房的使用安全，预防各类安全事故的发生，确保人员和财产安全。4.责任明确原则：明确各部门及人员在服务用房使用管理中的职责，做到责任到人。二、服务用房规划与分配（一）规划依据根据公司的发展战略、业务布局以及人员规模等因素，对服务用房进行科学合理的规划。规划过程中充分考虑各部门的职能需求、工作流程以及未来发展趋势，确保服务用房能够满足公司运营的实际需要。（二）分配标准1.按部门职能分配：根据各部门的主要职能和工作任务，将服务用房分配到具体的部门。例如，业务部门分配办公区域用于日常办公和业务洽谈；行政部门分配相应的办公空间以及会议室用于组织会议和协调工作；后勤部门分配仓库和设备间用于物资存储和设备管理等。2.按人员数量分配：结合各部门的人员编制，按照一定的人均面积标准分配办公用房。确保员工有相对舒适、合理的工作空间，以提高工作效率。具体人均面积标准根据公司实际情况和行业通行标准确定，并根据公司发展适时进行调整。3.特殊需求考虑：对于有特殊工作需求的部门或项目，如需要较大空间进行产品展示、实验测试等，在规划和分配服务用房时给予适当考虑，确保其工作能够顺利开展。（三）分配流程1.需求申报：各部门根据自身业务发展和实际工作需要，填写服务用房需求申请表，详细说明所需用房的类型、面积、功能要求以及预计使用时间等信息，并提交至公司行政管理部门。2.审核评估：行政管理部门收到需求申请表后，对各部门的需求进行审核评估。结合公司服务用房规划和实际资源情况，综合考虑各部门的申请合理性、必要性以及对公司整体运营的影响等因素，提出初步的分配意见。3.审批确定：将行政管理部门的初步分配意见提交公司管理层进行审批。公司管理层根据公司发展战略、资源状况以及各部门需求的综合平衡，最终确定服务用房的分配方案，并以正式文件形式通知各部门。三、服务用房使用规范（一）办公区域使用规范1.办公秩序：保持办公区域整洁、有序，不得在办公桌上随意堆放杂物，文件、资料应分类存放，并及时整理归档。办公设备摆放整齐，保持良好的工作环境。2.人员出入管理：严格执行公司门禁制度，员工凭有效证件进出办公区域。非本公司人员进入办公区域需经相关部门或人员批准，并进行登记。3.安全用电：遵守安全用电规定，不得私拉乱接电线，不得使用大功率违规电器。离开办公区域时，关闭电脑、打印机、复印机等电器设备电源，节约能源，消除安全隐患。4.环境卫生维护：各部门负责本办公区域的环境卫生维护，定期进行清扫和消毒。爱护公共区域的卫生设施，不得随意破坏或丢弃垃圾。（二）会议室使用规范1.预约使用：使用会议室需提前进行预约，填写会议室使用申请表，注明使用时间、会议主题、参会人数等信息，并提交至行政管理部门。行政管理部门根据会议室的使用情况进行统筹安排，确保会议室资源的合理利用。2.会议准备：使用部门在会议前应做好会议准备工作，包括布置会议桌椅、调试音响设备、准备会议资料等。会议结束后，及时清理会议室，恢复原状。3.设备使用管理：爱护会议室的设备设施，不得随意损坏。如需使用投影仪、音响等设备，应按照操作规程进行操作，使用完毕后及时关闭设备电源，并通知相关管理人员进行检查。4.会议保密：涉及公司机密信息的会议，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议资料应妥善保管，不得随意传播或丢弃。（三）接待室使用规范1.接待安排：行政管理部门负责接待室的日常管理和接待安排。根据来访人员的身份、目的和接待规格，合理安排接待室的使用，并通知相关部门做好接待准备工作。2.接待礼仪：接待人员应热情、礼貌地接待来访人员，遵守接待礼仪规范。在接待过程中，注意言行举止，展现公司良好形象。3.物品管理：接待室内配备的茶具、水果、饮料等物品应妥善管理，定期补充和更换。接待结束后，及时清理接待室，保持整洁卫生。4.安全保卫：加强接待室的安全保卫工作，确保来访人员的人身和财产安全。接待过程中如有重要物品或机密信息，应采取相应的安全防范措施。（四）仓库使用规范1.物资分类存放：仓库管理人员应按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌。确保物资存放有序，便于查找和管理。2.出入库管理：建立严格的物资出入库管理制度，物资出入库时应填写出入库单，详细记录物资名称、规格、数量、出入库时间、经手人等信息。出入库单应妥善保管，以备核查。3.库存盘点：定期对仓库物资进行盘点，确保账实相符。盘点过程中发现的问题应及时查明原因，并采取相应的处理措施。对于积压、损坏等物资，应及时进行清理和处置。4.仓库安全管理：加强仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。仓库内严禁烟火，配备必要的消防器材和安全设施。定期对仓库进行安全检查，消除安全隐患。（五）设备间使用规范1.设备管理：设备间内的各类设备应指定专人负责管理，建立设备台账，详细记录设备的名称、型号、规格、购置时间、维护保养情况等信息。设备管理人员应熟悉设备的性能和操作规程，确保设备正常运行。2.设备维护保养：按照设备维护保养计划，定期对设备进行维护保养，包括清洁、润滑、调试、检修等工作。及时更换设备的易损件，确保设备的使用寿命和性能。3.安全操作规范：设备操作人员应严格遵守设备的安全操作规程，严禁违规操作。在操作设备前，应检查设备的运行状态和安全防护装置是否完好；操作过程中，应密切关注设备运行情况，发现异常及时停机处理；操作结束后，应关闭设备电源，清理设备及工作场地。4.环境要求：保持设备间的整洁卫生，温度、湿度等环境条件应符合设备运行要求。定期对设备间进行通风换气，防止设备因环境因素损坏。四、服务用房维护与维修（一）日常维护1.定期巡查：行政管理部门安排专人定期对服务用房进行巡查，检查房屋结构、设施设备、环境卫生等情况。巡查人员应做好巡查记录，及时发现并记录存在的问题。2.设施设备维护：按照设施设备的维护保养计划，定期对服务用房内的各类设施设备进行维护保养，确保设施设备正常运行。如发现设施设备损坏或故障，应及时通知专业维修人员进行维修。3.环境卫生清洁：加强服务用房的环境卫生清洁工作，定期组织全面清扫和消毒。公共区域的卫生清洁由专人负责，各部门负责本办公区域内的卫生清洁。保持服务用房内环境整洁、空气清新。（二）维修管理1.维修申报：使用部门发现服务用房存在需要维修的问题时，应及时填写维修申请表，详细说明维修内容、地点、影响范围等信息，并提交至行政管理部门。2.维修审批：行政管理部门收到维修申请表后，对维修事项进行审核评估。对于一般性维修项目，由行政管理部门直接安排维修人员进行维修；对于较大规模或费用较高的维修项目，需提交公司管理层进行审批，经批准后组织实施。3.维修实施：行政管理部门根据维修项目的实际情况，安排专业维修人员或委托外部维修单位进行维修。维修人员应按照维修规范和安全操作规程进行维修工作，确保维修质量和安全。维修过程中如需更换零部件，应选用符合质量要求的产品，并做好更换记录。4.维修验收：维修工作完成后，由行政管理部门组织相关人员进行验收。验收人员应按照维修申请表和维修合同的要求，对维修内容、维修质量、维修费用等进行全面检查。验收合格后，填写维修验收报告，并由相关人员签字确认。如验收不合格，应要求维修人员限期整改，直至验收合格。五、服务用房费用管理（一）费用构成服务用房费用主要包括房租、水电费、物业费、维修费用、设施设备折旧费等。（二）费用核算与分摊1.房租核算：根据公司与房东签订的租赁合同，按照约定的租金标准和支付方式进行房租核算。房租费用按照各部门实际使用的服务用房面积进行分摊。2.水电费核算：水电费由公司统一缴纳，根据各部门实际使用的水电量进行核算和分摊。行政管理部门定期抄录各部门的水电表读数，并按照规定的单价计算各部门应承担的水电费金额。3.物业费核算：物业费按照公司与物业管理公司签订的合同标准进行核算，根据各部门实际使用的服务用房面积分摊至各部门。4.维修费用核算：维修费用根据实际发生的维修项目和费用进行核算，按照受益部门原则进行分摊。对于多个部门共同受益的维修项目，根据各部门的受益程度合理分摊维修费用。5.设施设备折旧费核算：设施设备折旧费按照公司固定资产折旧政策进行计算，根据各部门使用的设施设备价值和折旧年限，分摊至各部门。（三）费用支付与结算1.费用支付：行政管理部门根据费用核算结果，编制服务用房费用支付计划，并提交公司财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定的支付方式和时间，及时支付各项费用。2.费用结算：定期对服务用房费用进行结算，核对各项费用的收支情况。结算过程中如发现问题，应及时查明原因并进行调整。每年末，对全年的服务用房费用进行汇总结算，并编制费用结算报告。六、服务用房安全管理（一）安全责任1.公司责任：公司是服务用房安全管理的责任主体，应建立健全安全管理制度，明确各部门及人员在安全管理中的职责，确保服务用房的使用安全。2.部门责任：各部门负责人是本部门服务用房安全管理的第一责任人，负责组织实施本部门的安全管理工作，落实安全防范措施，确保本部门人员和财产安全。3.人员责任：所有使用服务用房的人员应遵守安全管理制度，爱护公共设施设备，积极配合公司做好安全管理工作。发现安全隐患应及时报告，并采取必要的措施防止事故发生。（二）安全制度1.门禁制度：严格执行公司门禁制度，员工凭有效证件进出服务用房。非本公司人员进入服务用房需经相关部门或人员批准，并进行登记。加强门禁设施的管理和维护，确保门禁系统正常运行。2.消防安全制度：建立健全消防安全管理制度，配备必要的消防器材和设施。定期组织消防演练，提高员工消防安全意识和应急处置能力。加强对消防通道、疏散通道的管理，确保畅通无阻。严禁在服务用房内吸烟和使用明火，如需进行动火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.电气安全制度：加强对服务用房电气设备的管理，定期进行电气安全检查，确保电气设备运行正常。严禁私拉乱接电线，不得使用大功率违规电器。对电气设备的安装、维修和改造，应委托具有相应资质的单位进行，确保符合电气安全标准。4.安全检查制度：定期组织对服务用房进行安全检查，检查内容包括房屋结构、设施设备、消防安全、电气安全等方面。对检查中发现的安全隐患，应及时下达整改通知书，明确整改责任人和整改期限，督促相关部门和人员进行整改。整改完成后，进行复查验收，确保安全隐患得到彻底消除。（三）应急处置1.应急预案制定：制定完善的服务用房安全应急预案，明确各类安全事故的应急处置流程和责任分工。应急预案应包括火灾、地震、电气故障、设备故障等方面的内容，并定期进行演练和修订。2.应急救援组织：成立应急救援小组，明确小组成员的职责和分工。应急救援小组应具备一定的应急处置能力，能够在安全事故发生时迅速开展救援工作。3.应急物资储备：配备必要的应急物资，如灭火器、消防水带、应急照明设备、急救药品等，并定期进行检查和维护，确保应急物资处于良好状态。4.事故报告与处理：安全事故发生后，现场人员应立即报告本部门负责人和公司安全管理部门，并采取必要的应急措施，防止事故扩大。公司安全管理部门接到报告后，应及时启动应急预案，组织应急救援工作，并向上级主管部门报告事故情况。事故处理结束后，应及时进行总结分析，查找事故原因，采取相应的防范措施，防止类似事故再次发生。七、监督与考核（一）监督检查1.内部监督：行政管理部门负责对服务用房的使用管理情况进行日常监督检查，定期对各部门的使用情况、维护情况、安全管理情况等进行检查评估，发现问题及时督促整改。2.审计监督：公司审计部门定期对服务用房费用的核算、支付、结算等情况进行审计监督，确保费用管理规范、透明。审计过程中如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.考核指标：建立服务用房使用管理考核评价指标体系，包括使用规范执行情况、维护维修情况、安全管理情况、费用控制情况等方面的指标。考核指标应明确、具体、可量化，便于考核评价。2.考核周期：服务用房使用管理考核评价每半年进行一次，由行政管理部门负责组织实施。3.考核方式：考核方式采用自评与互评相结合的方式。各部门先进行自评，填写考核自评表，总结本部门在服务用房使用