客房出入库管理制度规范

PAGE客房出入库管理制度规范一、总则（一）目的为加强客房物资管理，规范客房出入库流程，确保物资的合理使用与有效控制，保障客房服务的正常运转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有客房物资的出入库管理，包括但不限于床上用品、洗漱用品、清洁用品、客房设备及各类消耗性物资等。（三）基本原则1.准确性原则：出入库物资的数量、规格、质量等信息必须准确无误，确保账实相符。2.及时性原则：出入库操作应及时进行，避免因延误影响客房服务的正常开展。3.安全性原则：物资在出入库过程中要妥善保管，防止损坏、丢失、变质等情况发生。4.责任明确原则：明确各岗位在出入库管理中的职责，做到责任到人。二、入库管理（一）采购入库1.采购申请各客房部门根据实际需求，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购订单采购部门根据采购申请表，与供应商签订采购合同或订单，明确物资的价格、交货期、质量标准等条款。3.到货验收物资到货前，仓库管理人员应提前做好准备工作，安排好存放场地。物资到货时，仓库管理人员会同采购人员、质量检验人员等共同进行验收。数量验收：按照采购订单或送货单核对物资的数量，确保数量准确无误。质量验收：依据质量标准对物资的质量进行检验，检查物资的外观、性能、规格等是否符合要求。对于不合格物资，应及时与供应商沟通处理，严禁不合格物资入库。验收记录：验收人员应填写物资验收单，详细记录验收情况，包括物资名称、规格、数量、验收结果等信息，并签字确认。验收单一式三联，一联留存仓库，一联交采购部门，一联交财务部门。4.入库手续验收合格的物资，仓库管理人员应及时办理入库手续。在物资入库时，应按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并做好标识。同时，仓库管理人员应根据验收单在库存管理系统中录入入库信息，更新库存台账，确保账实相符。（二）其他入库1.客房内部调配入库客房部门之间因工作需要进行物资调配时，调出部门应填写物资调配申请表，经部门负责人批准后，将物资移交调入部门。调入部门应及时办理入库手续，并在库存管理系统中录入相关信息。2.维修物资入库客房设备维修所需的物资，维修人员应填写维修物资申请表，经部门负责人审核签字后，领取维修物资。维修工作完成后，剩余的维修物资应及时退回仓库，仓库管理人员办理入库手续。3.捐赠物资入库对于外界捐赠的客房物资，应按照捐赠物资的管理规定进行验收和入库。捐赠物资入库时，仓库管理人员应详细记录捐赠物资的名称、规格、数量、捐赠单位等信息，并在库存管理系统中单独设立捐赠物资台账进行管理。三、库存管理（一）库存盘点1.定期盘点仓库管理人员应定期对客房物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点时间应选择在月末或月初，以保证盘点数据的准确性。2.临时盘点在以下情况下，应进行临时盘点：仓库管理人员岗位变动时；库存物资出现异常情况时，如账实不符、物资损坏、丢失等；公司内部审计、检查时。3.盘点方法实地盘点法：对库存物资进行逐一清点，确定实际数量。账实核对法：将库存管理系统中的账面数据与实际盘点数据进行核对，找出差异并分析原因。4.盘点报告盘点结束后，仓库管理人员应填写库存盘点报告，详细记录盘点情况，包括物资名称、规格、数量、账面数、实有数、差异数及差异原因等信息。盘点报告经部门负责人审核签字后，一份留存仓库，一份交财务部门，一份交上级管理部门。（二）库存保管1.分类存放仓库管理人员应按照物资的类别、用途、规格等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.存放条件根据物资的特性，提供适宜的存放条件，确保物资的质量不受影响。例如，对于易受潮的物资，应存放在干燥通风的地方；对于易燃易爆物资，应按照相关规定进行单独存放，并采取防火、防爆等安全措施。3.库存安全加强仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保库存物资的安全。仓库管理人员应定期检查仓库的安全状况，及时发现并排除安全隐患。同时，严格限制非仓库管理人员进入仓库，防止物资被盗、丢失等情况发生。（三）库存预警1.设定预警指标根据客房物资的使用频率、采购周期、安全库存等因素，设定库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，系统自动发出预警信息。2.预警处理仓库管理人员收到预警信息后，应及时分析库存情况，判断是否需要采购或调整物资的使用计划。对于需要采购的物资，应按照采购流程及时办理采购手续；对于库存积压的物资，应及时与相关部门沟通，采取促销、调配等措施进行处理。四、出库管理（一）客房领用1.领用申请客房服务员根据实际工作需要，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、领用时间等信息，经客房主管审核签字后提交至仓库。2.出库发放仓库管理人员根据领用申请表，核对库存情况，确认有足够库存后，按照规定的数量发放物资。在物资出库时，仓库管理人员应在库存管理系统中录入出库信息，更新库存台账，并要求领用人员在出库单上签字确认。3.领用限额为加强物资管理，控制成本，对客房物资的领用实行限额管理。客房主管应根据客房的实际情况，制定合理的领用限额标准，并定期对领用情况进行检查和分析。对于超出领用限额的情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理。（二）其他出库1.客房报废物资出库对于已损坏、过期、无法使用的客房物资，客房部门应填写物资报废申请表，详细说明报废物资的名称、规格、数量、报废原因等信息，经部门负责人审核签字后，报上级管理部门审批。审批通过后，仓库管理人员办理报废物资出库手续，并在库存管理系统中进行核销处理。2.客房赠送物资出库因业务需要向客人赠送客房物资时，客房部门应填写物资赠送申请表，经部门负责人批准后，仓库管理人员按照规定的数量发放物资，并在库存管理系统中记录赠送情况。3.客房维修物资出库维修人员领取客房维修物资时，应填写维修物资领用申请表，经部门负责人审核签字后，到仓库办理领用手续。维修工作完成后，剩余的维修物资应及时退回仓库，仓库管理人员办理退库手续。五、人员职责（一）仓库管理人员职责1.负责客房物资的出入库管理工作，严格按照规定的流程进行操作，确保物资出入库的准确性和及时性。2.做好库存物资的保管工作，定期对库存物资进行盘点和检查，保证物资的安全和完好。3.负责库存管理系统的操作和维护，及时录入和更新物资的出入库信息，确保账实相符。4.协助采购部门做好物资采购工作，提供物资需求信息和库存情况，参与物资的验收工作。5.对客房物资的出入库情况进行统计和分析，定期向上级管理部门汇报库存动态，为物资管理决策提供依据。（二）采购人员职责1.根据客房部门的采购申请，及时与供应商签订采购合同或订单，确保物资的按时供应。2.负责与供应商沟通协调，跟踪采购进度，处理采购过程中出现的问题，保证采购物资的质量和交货期。3.参与物资的到货验收工作，协助仓库管理人员做好物资的入库手续。4.定期对采购市场进行调研，了解物资的价格变化和市场动态，为降低采购成本提供参考。（三）客房部门负责人职责1.负责审核客房物资的采购申请和领用申请，合理控制物资的使用量，确保物资的合理配置和节约使用。2.监督客房部门物资的使用情况，定期对物资的领用和消耗进行分析，发现问题及时采取措施进行处理。3.配合仓库管理人员做好库存盘点工作，对盘点结果进行审核和分析，提出改进库存管理的建议。4.加强对客房服务员的培训和管理，提高员工的物资管理意识，确保物资的正确使用和保管。（四）财务部门职责1.负责审核物资采购合同或订单，监督采购资金的支付情况，确保采购资金的安全和合理使用。2.根据物资出入库单和库存盘点报告，进行账务处理，准确核算客房物资的成本和费用。3.定期对客房物资的成本进行分析和控制，为公司的成本管理提供数据支持。4.参与制定客房物资的价格标准和采购预算，协助相关部门做好成本控制工作。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对客房出入库管理制度的执行情况进行审计，检查物资出入库流程是否规范、库存管理是否严格、人员职责是否落实等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）日常检查仓库管理人员应每日对库存物资进行检查，确保物资的存放安全、数量准确。客房部门负责人应定期对本部门物资的领用和使用情况进行检查，发现问题及时纠正。上级管理部门应不定期对客房出入库管理工作进行抽查，对发