招投标代理公司制度规范

PAGE招投标代理公司制度规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范招投标代理公司的业务操作流程，确保公司各项工作依法依规进行，提高公司服务质量和效率，维护公司及客户的合法权益，促进招投标市场的健康有序发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于项目经理、业务人员、技术支持人员、行政管理人员等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策规定，确保招投标活动合法合规。2.公正公平原则：在招投标代理过程中，秉持公正、公平的态度，对待所有参与方，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：公司及员工应诚实守信，履行承诺，保证招投标信息的真实、准确、完整。4.优质服务原则：以客户需求为导向，提供优质、高效、专业的招投标代理服务，满足客户合理期望。二、业务承接与委托（一）业务承接流程1.客户咨询：客户通过电话、邮件、上门等方式向公司咨询招投标代理业务，业务人员应热情接待，详细了解客户需求，并提供初步解答。2.项目评估：业务人员对客户需求进行整理后，提交给项目经理进行项目评估。项目经理应从项目规模、复杂程度、时间要求、法律法规要求等方面进行综合评估，判断项目是否适合公司承接。3.风险评估：风险管理部门对项目进行风险评估，识别潜在风险，如法律法规风险、市场竞争风险、客户信用风险等，并提出相应的风险应对措施。4.决策审批：根据项目评估和风险评估结果，由公司管理层进行决策审批。对于符合公司承接条件的项目，批准业务承接；对于不符合条件的项目，向客户说明原因，并提供相关建议。5.签订委托合同：业务人员与客户签订委托合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务费用、支付方式、违约责任等条款。委托合同应符合法律法规要求，确保合同的合法性和有效性。（二）委托合同管理1.合同起草与审核：委托合同由业务人员起草，法律合规部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等，确保合同符合法律法规和公司利益。2.合同签订：经审核通过的委托合同，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。签订过程中应严格按照合同条款执行，确保合同签订的真实性和有效性。3.合同归档：合同签订后，业务人员应及时将合同原件交至公司档案室进行归档。档案室应建立合同档案管理制度，对合同进行分类、编号、存储，便于查询和管理。4.合同变更与解除：如因客户需求变更或其他原因需要对委托合同进行变更或解除，业务人员应及时与客户沟通协商，并按照公司合同变更与解除流程办理相关手续。涉及合同变更或解除的文件应与原合同一并归档保存。三、招投标文件编制（一）文件编制流程1.组建项目团队：根据项目需求，由项目经理组建项目团队，明确团队成员的职责分工。项目团队成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉招投标法律法规和业务流程。2.收集资料：业务人员负责收集与项目相关的资料，包括项目背景、技术要求、商务条款、法律法规文件等。收集的资料应真实、准确、完整，并进行分类整理。3.编制文件：项目团队成员按照分工，依据收集的资料和招标文件要求，编制招投标文件。编制过程中应严格按照法律法规和行业标准进行，确保文件内容的合法性、准确性、完整性和一致性。4.文件审核：编制完成的招投标文件由项目经理进行初审，初审通过后提交给技术负责人、商务负责人和法律合规部门进行审核。审核内容包括文件的技术可行性、商务条款合理性、法律法规合规性等。审核通过后的文件提交给客户进行确认。5.文件修改与定稿：根据客户反馈意见，项目团队对招投标文件进行修改完善，直至客户确认满意。经客户确认后的文件作为最终定稿文件，用于招投标活动。（二）文件格式与内容要求1.格式要求：招投标文件应按照招标文件规定的格式进行编制，包括封面、目录、正文、附件等部分。文件内容应排版整齐、格式规范、字体统一、页码清晰。2.内容要求：商务部分：应包括公司营业执照、资质证书、业绩证明、服务承诺、报价清单、商务条款偏离表等内容。商务条款应明确、具体，与招标文件要求一致。技术部分：应包括项目技术方案、技术规格偏离表、技术服务承诺等内容。技术方案应科学合理、具有可行性，能够满足项目需求。法律部分：应包括法律法规依据、合同条款、知识产权声明等内容。法律部分应确保文件符合法律法规要求，避免法律风险。四、开标、评标与定标（一）开标组织1.开标准备：业务人员负责开标前的准备工作，包括确定开标时间、地点，通知招标人、投标人及相关监管部门，准备开标所需的设备、文件等。2.开标流程：开标时，业务人员应按照法律法规和招标文件规定的程序进行操作。首先，宣布开标纪律；其次，公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场；然后，检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件；最后，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。开标过程应进行记录，并由招标人、投标人及相关监管部门签字确认。（二）评标组织1.组建评标委员会：根据项目特点和要求，按照法律法规规定的方式和程序组建评标委员会。评标委员会成员应具备相应的专业知识和技能，与投标人无利害关系。2.评标过程：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标过程中，评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件进行评审和比较，并填写评标记录。评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明。3.评标报告：评标结束后，评标委员会应编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。（三）定标决策1.定标原则：根据评标报告和招标人的授权，按照法律法规和招标文件规定的定标原则进行定标。定标原则应客观、公正、透明，确保中标结果的合理性和公正性。2.定标流程：公司管理层根据评标报告和定标原则进行定标决策。定标决策过程中，应充分考虑评标委员会的意见和建议，结合项目实际情况，确定中标候选人。对于重大项目或存在争议的项目，可组织相关部门和专家进行论证，确保定标决策的科学性和准确性。3.中标通知：确定中标候选人后，业务人员应及时向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知未中标的投标人。中标通知书应明确中标人名称、中标价格、中标工期等主要内容，并加盖公司公章。五、合同签订与履行（一）合同签订1.合同起草与审核：中标通知书发出后，业务人员应及时与中标人联系，起草项目委托合同。合同内容应根据招标文件、投标文件及中标通知书确定，明确双方的权利义务、服务内容、服务费用、支付方式、违约责任等条款。合同起草完成后，提交法律合规部门进行审核。2.合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与中标人签订。签订过程中应严格按照合同条款执行，确保合同签订的真实性和有效性。合同签订后，业务人员应及时将合同原件交至公司档案室进行归档。（二）合同履行1.项目实施计划制定：项目经理根据合同要求，制定项目实施计划，明确项目实施步骤、时间节点、责任人等内容。项目实施计划应报公司管理层审批后执行。2.项目执行与监控：项目团队按照项目实施计划组织开展项目工作。在项目执行过程中，项目经理应定期对项目进展情况进行监控，及时发现问题并采取措施解决。对于重大问题或风险，应及时向公司管理层汇报。3.沟通协调：业务人员应与招标人、中标人及其他相关方保持密切沟通协调，及时了解各方需求和意见，解决项目实施过程中出现的问题。沟通协调工作应贯穿项目全过程，确保项目顺利进行。4.验收与结算：项目完成后，业务人员应协助招标人组织项目验收。验收合格后，按照合同约定办理项目结算手续。结算过程中应严格按照合同条款执行，确保结算金额的准确性和合理性。六、档案管理（一）档案分类1.业务档案：包括招投标项目的委托合同、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、项目实施过程中的相关文件等。2.客户档案：包括客户基本信息、业务咨询记录、项目合作记录、客户反馈意见等。3.行政档案：包括公司文件、会议记录、人事档案、财务档案、固定资产档案等。（二）档案收集与整理1.档案收集：各部门和业务人员应及时将工作中产生的文件资料收集整理，并移交至档案管理部门。档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案整理：档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作。整理后的档案应便于查询和管理，确保档案的规范性和系统性。（三）档案存储与保管1.档案存储：档案管理部门应将整理好的档案存储在安全、防潮、防火、防虫的档案库房中。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材等，确保档案存储环境的适宜性。2.档案保管：档案管理部门应建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责。档案保管人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。对于重要档案，应采取备份存储等措施，防止档案丢失或损坏。（四）档案查阅与借阅1.档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.档案借阅：公司外部人员因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经公司管理层批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅人员应按照规定的期限归还档案，不得转借他人。档案管理部门应对档案借阅情况进行登记，确保档案借阅的安全性和规范性。七、人员管理（一）人员招聘与培训1.人员招聘：根据公司业务发展需要，制定人员招聘计划。招聘过程中应严格按照公司招聘流程进行，选拔具备专业知识和技能、综合素质较高的人员加入公司。2.人员培训：建立人员培训制度，定期组织员工参加业务培训、法律法规培训、职业道德培训等。培训内容应根据公司业务需求和员工实际情况确定，提高员工的业务水平和综合素质。（二）绩效考核与激励1.绩效考核：制定绩效考核制度，明确绩效考核指标、考核方法、考核周期等内容。绩效考核应客观、公正、全面，充分反映员工的工作业绩和工作表现。2.激励措施：根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，如奖金、晋升、荣誉称号等；对表现不佳的员工进行批评教育、培训辅导或调整岗位等。激励措施应充分调动员工的工作积极性和主动性，提高员工的工作效率和工作质量。（三）职业道德与纪律1.职业道德教育：加强员工职业道德教育，培养员工诚实守信、敬业奉献、廉洁自律的职业道德品质