下属部门联络员制度规范

PAGE下属部门联络员制度规范一、总则（一）目的为加强公司各部门之间的沟通协作，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本下属部门联络员制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各下属部门。（三）基本原则1.沟通顺畅原则：确保信息在各部门之间及时、准确、全面地传递，避免信息不畅导致的工作延误或失误。2.协作高效原则：促进各部门之间的协作配合，形成工作合力，提高整体工作效率和质量。3.责任明确原则：明确联络员的职责和工作要求，确保各项工作任务得到有效落实。二、联络员的设置与职责（一）联络员的设置各下属部门应指定一名熟悉本部门业务、沟通能力较强的员工担任联络员。联络员名单应报公司综合管理部门备案。（二）联络员的职责1.信息传递及时收集本部门的工作动态、业务进展、重要事项等信息，并传递给其他相关部门的联络员。负责接收其他部门联络员传递的信息，并及时传达给本部门负责人及相关人员。2.沟通协调作为本部门与其他部门之间沟通协调的桥梁，及时解决工作中出现的问题和矛盾。组织召开跨部门沟通协调会议，协调各方资源，推动工作顺利进行。3.工作跟进跟踪本部门涉及其他部门工作的进展情况，及时向本部门负责人汇报，并协助解决工作中出现的困难。督促其他部门按时完成与本部门相关的工作任务，确保工作进度符合要求。4.制度执行严格遵守本制度及公司的各项规章制度，确保工作的规范化和标准化。协助公司综合管理部门对本制度的执行情况进行监督检查。三、信息沟通与共享（一）沟通方式1.定期会议每月召开一次联络员工作会议，总结上月工作情况，部署本月工作任务，交流工作经验和问题。根据工作需要，不定期召开专题沟通协调会议，研究解决特定问题。2.即时通讯工具建立联络员工作群，通过即时通讯工具及时沟通工作信息，分享工作资料。重要信息应通过正式渠道（如邮件、文件等）进行传递，并在工作群中进行提示。3.书面报告各部门应定期向公司综合管理部门提交工作月报、季报等书面报告，汇报本部门工作进展、存在问题及下一步工作计划。涉及跨部门工作的重要事项，应及时撰写专项报告，报送相关部门及公司领导。（二）信息共享范围1.政策法规信息：与公司业务相关的国家政策法规、行业标准等信息。2.公司制度信息：公司发布的各项规章制度、管理办法等。3.工作动态信息：各部门的工作进展、业务成果、重要活动等。4.问题反馈信息：工作中出现的问题、困难及解决方案等。5.其他相关信息：经公司领导批准共享的其他信息。（三）信息传递要求1.准确性：传递的信息应真实、准确、完整，避免虚假信息和误导性信息。2.及时性：及时收集、整理和传递信息，确保信息不延误、不积压。3.保密性：严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密、敏感信息等予以保密。四、沟通协调机制（一）日常沟通协调1.联络员应保持与其他部门联络员的日常沟通，及时了解工作进展和需求，协调解决一般性问题。2.对于涉及多个部门的工作任务，联络员应主动牵头协调，明确各部门的职责分工和工作时间节点，确保工作有序推进。（二）重大事项沟通协调1.对于公司重大决策、重要项目、突发事件等重大事项，相关部门应及时启动沟通协调机制。2.由公司领导或综合管理部门牵头，组织相关部门召开专题会议，共同研究解决方案，明确责任主体和工作要求。3.各部门应按照会议确定的工作方案，密切配合，协同推进重大事项的顺利实施。（三）沟通协调流程1.问题提出：各部门在工作中发现需要与其他部门沟通协调的问题，由本部门联络员提出。2.沟通协商：联络员与相关部门联络员进行沟通协商，共同分析问题，寻求解决方案。3.方案确定：经沟通协商达成一致意见后，形成解决方案，并明确责任部门和完成时间。4.跟踪落实：责任部门按照解决方案组织实施，联络员负责跟踪落实情况，及时反馈工作进展。5.效果评估：工作完成后，对沟通协调效果进行评估，总结经验教训，不断完善沟通协调机制。五、工作监督与考核（一）监督机制1.公司综合管理部门负责对联络员制度的执行情况进行监督检查，定期收集各部门的反馈意见，及时发现和解决问题。2.各部门负责人应加强对本部门联络员工作的指导和监督，确保联络员认真履行职责。（二）考核内容1.信息传递情况：是否及时、准确、全面地传递信息。2.沟通协调能力：能否有效协调解决工作中出现的问题和矛盾。3.工作跟进效果：跟踪工作进展情况，督促任务完成情况。4.制度执行情况：是否严格遵守本制度及公司的各项规章制度。（三）考核方式1.定期考核：每半年对联络员进行一次考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.不定期考核：根据工作需要，对联络员进行不定期考核，重点考核在重大事项沟通协调、紧急任务处理等方面的表现。（四）考核结果应用1.表彰奖励：对考核结果为优秀的联络员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分等。2.培训提升：对考核结果为合格但存在不足的联络员，进行针对性培训，帮助其提升工作能力。3.岗位调整：对考核结果为不合格的联络员，进行诫勉谈话，责令其限期整改