合同备案规范管理制度范本

PAGE合同备案规范管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同备案流程，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规及公司规定，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、备案等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.全面管理原则：对合同从签订前的审查、签订过程的监督到签订后的履行、变更、终止等全过程进行全面管理。3.防范风险原则：通过规范合同备案管理，有效防范合同风险，保障公司利益。4.协作配合原则：合同管理涉及多个部门，各部门应密切协作、相互配合，共同做好合同备案管理工作。二、合同备案管理职责（一）合同管理部门职责1.负责制定和完善合同管理制度及流程。2.组织合同法律审查，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审核。3.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。4.定期对合同备案情况进行统计分析，为公司决策提供依据。5.指导和监督各部门的合同管理工作。（二）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订工作。2.按照合同管理制度的要求，及时将合同报送合同管理部门备案。3.负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.配合合同管理部门做好合同的变更、终止等相关工作。（三）财务部门职责1.负责审核合同涉及的财务条款，确保合同价款、支付方式、结算时间等符合公司财务规定。2.根据合同履行情况办理款项收付手续，并对合同执行情况进行财务监督。3.协助合同管理部门做好合同纠纷的财务处理工作。（四）法务部门职责1.对合同进行法律风险评估，提出法律意见和建议。2.参与重大合同的谈判和起草工作，从法律角度保障公司权益。3.处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。三、合同签订前的准备（一）项目评估业务部门在签订合同前，应对项目进行全面评估，包括项目的可行性、市场前景、经济效益、技术要求等，确保项目具备实施条件。（二）资质审查1.对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方具有签订和履行合同的能力。2.要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。（三）合同条款拟定1.业务部门根据项目情况和公司要求，起草合同条款。合同条款应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等内容。2.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。四、合同审查（一）部门初审1.业务部门完成合同起草后，应将合同文本提交本部门负责人进行初审。初审主要审查合同条款是否符合业务需求、是否存在风险等。2.业务部门负责人初审通过后，将合同文本提交合同管理部门进行审查。（二）合同管理部门审查1.合同管理部门收到合同文本后，应组织相关人员对合同进行审查。审查内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、逻辑性等。2.合同管理部门应重点审查合同的主要条款是否明确、合理，是否存在法律风险，是否符合公司利益等。3.合同管理部门审查过程中，可征求财务部门、法务部门等相关部门的意见，必要时可组织召开合同审查会议。（三）法务部门审查1.法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同条款的合法性、有效性、可操作性等。2.法务部门应出具书面法律审查意见，对合同存在的法律问题提出修改建议。（四）财务部门审查1.财务部门对合同涉及的财务条款进行审查，包括合同价款、支付方式、结算时间、财务风险等。2.财务部门应出具书面财务审查意见，对合同财务条款的合理性、合规性提出建议。（五）审查意见反馈与修改1.合同管理部门将各部门的审查意见反馈给业务部门，业务部门根据审查意见对合同进行修改完善。2.业务部门修改后的合同文本应再次提交各部门进行审查，直至审查通过。五、合同签订（一）授权委托1.公司法定代表人可以根据实际情况，授权委托代理人签订合同。授权委托书应明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限和期限等内容，并由法定代表人签字或盖章。2.代理人应在授权范围内签订合同，不得超越授权权限。（二）合同签订1.经审查通过的合同文本，由业务部门与合同对方当事人进行签订。签订时应确保合同双方当事人签字或盖章齐全，合同文本一式多份，分别由业务部门、合同管理部门、财务部门、法务部门等留存。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门备案。六、合同备案（一）备案流程1.业务部门在合同签订后[X]个工作日内，将合同副本及相关资料（包括合同审批表、法律审查意见、财务审查意见等）提交合同管理部门备案。2.合同管理部门收到备案资料后，应进行认真审核，审核无误后进行编号登记，并建立合同台账。3.合同管理部门将备案后的合同副本及相关资料分发给财务部门、法务部门等相关部门，以便各部门进行后续跟踪管理。（二）备案内容合同备案应包括以下内容：1.合同基本信息：合同名称、编号、签订日期、签订地点、双方当事人名称等。2.合同主要条款：标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等。3.合同审批情况：合同审批表、法律审查意见、财务审查意见等。4.合同履行情况记录：合同履行过程中的变更、终止等情况记录。七、合同履行（一）履行跟踪1.业务部门负责合同的履行，应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况，包括货物交付、款项支付、服务提供等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。（二）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的流程进行审批和备案。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。解除合同的协议应按照合同签订的流程进行审批和备案。（三）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并会同法务部门等相关部门共同研究解决方案。2.纠纷处理应遵循合法、合理、公正的原则，尽量通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可依法提起诉讼或申请仲裁。八、合同档案管理（一）档案收集合同管理部门负责收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同审批表、法律审查意见、财务审查意见、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等。（二）档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同文件资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并建立档案借阅登记制度。档案保管期限应按照法律法规和公司规定执行。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同备案管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、审查、备案、履行、档案管理等环节。2.监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同备案管理考核评价制度，对各部门的合同备案管理工作进行考核评价。考核评价