中国供应商合同制度规范

PAGE中国供应商合同制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司与供应商之间的合同关系，确保双方权益得到有效保障，促进合作的顺利开展，维护公司正常运营秩序，提高供应链管理效率，降低经营风险，实现公司与供应商的互利共赢。（二）适用范围本制度适用于公司所有与供应商签订的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求，不得违反法律规定，确保合同的有效性和合法性。2.平等自愿原则：公司与供应商在合同签订过程中地位平等，双方应基于自愿、真实的意思表示达成合作共识，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理分配双方权利义务，不得偏袒任何一方，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：双方在合同签订及履行过程中应诚实守信，如实履行各自的义务，不得隐瞒重要信息或故意欺诈对方。5.全面履行原则：双方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的得以实现。二、合同签订流程（一）供应商选择与评估1.供应商开发根据公司业务需求，由采购部门或相关业务部门负责收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对新供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、管理水平、信誉状况等，形成考察报告。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。制定供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评估，根据评估结果对供应商进行分级管理。3.供应商选择根据采购项目需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行合作。对于重大采购项目，组织相关部门进行供应商招标或竞争性谈判，并按照规定程序确定中标供应商或合作对象。（二）合同起草与审核1.合同起草采购部门或相关业务部门根据合作内容起草合同文本，明确双方的权利义务、产品或服务要求、价格条款、交货期、质量标准、验收方式、违约责任等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同审核合同起草完成后，提交公司内部审核。审核部门包括法务部门、财务部门、采购部门等相关部门。法务部门负责审核合同的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险；财务部门审核合同的价格条款、付款方式等财务相关内容；采购部门审核合同的采购条款、交货期等与业务相关的内容。各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出审核意见，反馈给合同起草部门。合同起草部门根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同签订与授权1.合同签订合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并确保合同签订过程符合公司印章管理规定。在签订合同前，双方应对合同条款进行再次确认，确保双方对合同内容理解一致。合同签订后，双方应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自的义务。2.授权管理明确公司内部人员签订合同的授权范围和程序，防止未经授权的人员擅自签订合同。对于涉及重大金额或重要事项的合同，应按照公司规定的审批流程进行授权审批，确保合同签订决策的科学性和合规性。三、合同主要条款（一）当事人信息1.明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，确保准确无误，以便在合同履行过程中能够及时沟通联系。2.提供双方当事人的法定代表人或授权代表姓名及职务，以便明确合同签订及履行过程中的责任主体。（二）标的条款1.详细描述合同所涉及的产品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准等内容，确保双方对合同标的有清晰明确的认识。2.对于产品，应明确其外观、性能、材质等具体要求；对于服务，应明确服务内容、服务标准、服务期限等相关事项。（三）价格条款1.明确产品或服务的价格，包括单价、总价、价格构成及价格调整方式等。2.对于价格调整，应约定调整的条件、幅度、时间等具体内容，确保价格调整的合理性和可操作性。（四）交货条款1.明确交货时间、地点、方式等内容。交货时间应具体到日期或时间段，确保双方对交货进度有明确的预期。2.交货地点应明确具体地址，以便确定货物的交付地点和运输责任。交货方式可分为供应商送货、公司自提等，应在合同中明确约定。（五）质量条款1.明确产品或服务的质量标准，可引用国家相关标准、行业标准或双方另行约定的特殊标准。2.约定质量验收的方式、时间、地点等内容，明确验收标准和验收程序。对于验收不合格的产品或服务，应约定供应商的整改措施和期限，以及公司的处理方式。（六）付款条款1.明确付款方式，如银行转账、支票、汇票等。2.约定付款期限，可根据交货进度、验收情况等分期支付货款。对于预付款、到货款、验收款、质保金等不同阶段的付款比例和时间节点应明确约定。3.明确逾期付款的违约责任，如逾期付款利息的计算方式等。（七）违约责任条款1.明确双方在合同履行过程中可能出现的违约情形及相应的违约责任。2.违约责任应具有可操作性，明确违约方应承担的赔偿责任、继续履行义务等具体方式，以保障合同的顺利履行。（八）争议解决条款1.约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商解决、仲裁或诉讼等。2.对于选择仲裁解决争议的，应明确仲裁机构的名称和仲裁规则；对于选择诉讼解决争议的，应明确管辖法院的名称。四、合同履行与监督（一）合同履行1.公司各相关部门应按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，协调供应商按时、按质、按量交货；业务部门负责监督服务合同的履行情况，确保服务质量达到合同要求。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货或提供服务的义务，并确保所提供的产品或服务符合质量标准。在合同履行过程中，双方应保持密切沟通，及时解决出现的问题。（二）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更应遵循合法合规、公平公正、诚实守信的原则，不得损害双方的合法权益。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利义务等相关事项。（三）合同监督与检查1.建立合同监督检查机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。检查内容包括合同执行进度、产品质量、交货期、付款情况、售后服务等方面。2.对于合同履行过程中出现的问题，应及时进行分析和处理，采取有效措施督促双方履行合同义务，确保合同目的得以实现。对违反合同约定的行为，应按照合同约定追究违约责任。五、合同验收与结算（一）验收1.按照合同约定的质量标准和验收程序对供应商交付的产品或提供的服务进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能，确保验收结果的准确性和公正性。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括验收时间、验收内容、验收结论等相关信息。对于验收不合格的产品或服务，应及时通知供应商进行整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格为止。（二）结算1.采购部门应在收到供应商提供的发票及相关结算资料后，按照合同约定的付款方式和期限进行结算。结算时应核对发票金额、产品数量、服务内容等与合同约定是否一致。2.财务部门负责对结算资料进行审核，审核无误后办理付款手续。对于不符合结算要求的，应及时通知采购部门与供应商沟通解决。六、合同档案管理（一）合同归档1.合同签订后，由合同承办部门负责将合同原件及相关附件、审批文件等资料整理归档。合同档案应按照类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。2.建立合同档案目录，详细记录合同的名称、编号、签订时间、当事人信息、主要条款等内容，以便快速查找所需合同资料。（二）合同查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同档案管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁合同档案。2.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管合同档案，按时归还。（三）合同保管期限根据国家法律法规及公司相关规定，确定合同档案的保管期限。一般情况下，重要合同的保管期限为[X]年，普通合同的保管期限为[X]年。保管期限届满后