协调小组双组长制度规范

PAGE协调小组双组长制度规范一、总则（一）目的为了规范协调小组的运作，明确双组长的职责与权限，提高协调小组的工作效率和决策科学性，确保各项工作能够有序、高效地开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内设立的各类协调小组，包括但不限于跨部门项目协调小组、重大事项决策协调小组等。（三）基本原则1.分工协作原则：双组长应根据各自专长和职责范围，分工负责协调小组的相关工作，同时密切配合，共同推动小组目标的实现。2.民主决策原则：充分发扬民主，广泛听取小组成员及相关利益方的意见和建议，确保决策的科学性和公正性。3.高效执行原则：明确工作流程和时间节点，提高工作效率，确保协调小组的各项决策能够得到及时、有效的执行。4.信息共享原则：建立健全信息沟通机制，确保小组成员之间能够及时、准确地共享信息，避免信息孤岛。二、协调小组的设立与组成（一）设立依据根据公司/组织的战略规划、业务发展需要以及重大事项决策需求，适时设立协调小组。（二）成员构成协调小组通常由双组长、成员和秘书组成。1.双组长：由公司/组织内具有较高管理水平、丰富经验和专业知识的两名人员担任，分别负责协调小组的不同工作领域或方向。2.成员：根据协调小组的工作任务和职责范围，从相关部门或单位选拔具有专业技能和工作经验的人员组成。成员应具备较强的沟通协调能力、团队合作精神和问题解决能力。3.秘书：负责协调小组的日常事务，包括会议组织、文件起草、信息记录、档案管理等工作。秘书应具备良好的文字表达能力、组织协调能力和服务意识。（三）成员选拔与任命1.选拔标准具备相关专业知识和工作经验，能够为协调小组的工作提供专业支持。具有较强的沟通协调能力和团队合作精神，能够与小组成员有效协作。具备良好的责任心和执行力，能够认真履行协调小组的工作职责。2.选拔程序由相关部门或单位推荐符合选拔标准的人员名单。协调小组办公室对推荐人员进行资格审查和初步筛选。通过面试、笔试、实际工作能力考察等方式，确定最终入选人员名单。3.任命方式入选人员名单经公司/组织领导审批后，由公司/组织正式发文任命。三、双组长职责（一）组长A职责1.总体协调：负责协调小组的全面工作，制定工作计划和工作方案，明确工作目标和任务分工。2.方向把控：把握协调小组的工作方向，对重大事项进行决策和指导，确保小组工作符合公司/组织的战略规划和业务发展需要。3.资源调配：根据工作需要，合理调配公司/组织内的人力、物力、财力等资源，为协调小组的工作提供有力保障。4.对外沟通：代表协调小组与外部相关单位、部门进行沟通协调，建立良好的合作关系，争取外部支持和资源。5.团队建设：负责协调小组成员之间的关系，营造良好的工作氛围，加强团队建设，提高团队凝聚力和战斗力。（二）组长B职责1.专项负责：负责协调小组某一特定领域或专项工作的组织实施，制定专项工作计划和工作措施，确保专项工作目标的实现。2.专业指导：凭借自身专业知识和经验，为协调小组的相关工作提供专业指导和技术支持，解决工作中的专业难题。3.细节把控：关注协调小组工作的细节，对工作流程、工作质量等进行严格把关，确保各项工作规范、有序开展。4.内部沟通：与组长A及其他小组成员保持密切沟通，及时反馈专项工作进展情况和存在的问题，共同研究解决方案。5.风险防控：负责专项工作的风险识别、评估和防控，制定风险应对措施，确保专项工作顺利推进。（三）双组长共同职责1.决策制定：共同组织协调小组会议，对重大事项进行讨论和决策，形成一致意见。2.监督执行：共同监督协调小组各项决策的执行情况，及时发现问题并督促整改，确保决策得到有效落实。3.沟通协调：保持密切沟通，及时协调解决工作中出现的矛盾和问题，确保协调小组工作的顺利开展。4.团队管理：共同负责协调小组的团队建设和管理，激励小组成员积极工作，提高工作效率和质量。四、协调小组工作流程（一）工作启动1.根据公司/组织的工作安排或实际需求，确定协调小组的工作任务和目标。2.由组长A组织召开协调小组筹备会议，明确双组长职责分工，确定成员名单和秘书人选。3.秘书负责起草协调小组工作制度、工作计划等文件，经双组长审核后发布实施。（二）信息收集与分析1.成员按照分工，负责收集与协调小组工作相关的信息，包括政策法规、市场动态、行业信息、内部数据等。2.秘书对收集到的信息进行整理、分类和分析，形成信息报告，提交双组长和小组成员参考。3.双组长根据信息报告，组织小组成员进行讨论和研究，分析工作形势，明确工作重点和难点问题。（三）方案制定1.针对工作任务和目标，由相关成员负责起草具体的工作方案，明确工作步骤、工作措施、时间节点和责任人等。2.工作方案形成后，提交双组长审核把关。双组长组织小组成员对工作方案进行讨论，提出修改意见和建议，确保工作方案的科学性和可行性。3.经双组长审核通过后的工作方案，由秘书负责印发实施。（四）组织实施1.各成员按照工作方案的要求，认真履行各自职责，组织开展相关工作。2.秘书负责跟踪工作进展情况，及时收集和反馈工作信息，协调解决工作中出现的问题。3.双组长定期组织召开工作推进会，听取工作进展情况汇报，对工作中存在的问题进行研究和协调，确保工作按计划顺利推进。（五）沟通协调1.协调小组在工作过程中，需要与公司/组织内外部相关部门、单位进行沟通协调的，由双组长或相关成员负责组织实施。2.沟通协调应遵循平等、互利、合作的原则，充分听取对方的意见和建议，积极寻求共识和解决方案。3.秘书负责记录沟通协调的过程和结果，形成沟通协调纪要，经双组长审核后印发相关部门和单位。（六）决策与执行1.对于工作中的重大事项，由双组长组织召开协调小组会议进行决策。决策过程应充分发扬民主，广泛听取小组成员及相关利益方的意见和建议。2.决策形成后，由各成员按照分工负责组织实施，确保决策得到有效执行。3.秘书负责对决策执行情况进行跟踪检查，及时向双组长反馈执行结果，对执行过程中出现的问题及时提出改进建议。（七）总结与评估1.工作任务完成后，由秘书负责组织起草工作总结报告，对工作开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等进行全面总结。2.双组长组织小组成员对工作总结报告进行讨论和审核，形成最终的工作总结报告。3.对协调小组的工作进行评估，评估内容包括工作目标完成情况、工作质量、工作效率、团队协作等方面。评估结果作为对小组成员考核评价的重要依据。五、协调小组会议制度（一）会议类型1.筹备会议：在协调小组设立初期召开，主要任务是明确双组长职责分工，确定成员名单和秘书人选，讨论通过协调小组工作制度、工作计划等文件。2.定期会议：定期召开，一般每月或每季度召开一次，主要任务是总结工作进展情况，分析存在的问题，研究部署下一阶段工作任务。3.专题会议：根据工作需要，不定期召开，主要针对某一专项工作或重点问题进行讨论和研究，提出解决方案和措施。4.临时会议：在工作过程中遇到紧急情况或重大问题时，由双组长决定召开临时会议，及时研究解决相关问题。（二）会议组织1.会议由组长A或组长B主持，秘书负责会议的组织筹备工作，包括会议通知、议程安排、资料准备等。2.会议通知应提前发送给小组成员，明确会议时间、地点、议程和参会要求等。3.参会人员应提前做好准备，按时参加会议。如有特殊情况不能参会，应提前向主持人请假，并委托其他人员代为参会。（三）会议议程1.筹备会议议程主持人介绍会议目的和议程安排。宣布协调小组双组长名单及职责分工。讨论通过协调小组工作制度、工作计划等文件。主持人总结会议内容，明确下一步工作任务。2.定期会议议程主持人通报上次会议决议执行情况。各成员汇报工作进展情况、存在的问题及下一步工作计划。讨论研究工作中存在的问题，提出解决方案和措施。双组长对下一阶段工作任务进行部署和安排。主持人总结会议内容，明确工作重点和要求。3.专题会议议程主持人介绍专题会议的背景和目的。相关成员汇报专项工作进展情况、存在的问题及解决方案。参会人员围绕专题进行讨论和交流，提出意见和建议。双组长对专题工作进行总结和点评，提出工作要求和下一步工作方向。4.临时会议议程主持人介绍召开临时会议紧急情况或重大问题的背景和情况。参会人员针对问题进行分析和讨论，提出解决方案和措施。双组长根据讨论情况做出决策，明确工作要求和责任分工。（四）会议记录与纪要1.秘书负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、参会人员发言要点等。2.会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。3.会议结束后，秘书应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应明确会议主题、参会人员、会议内容、决议事项及责任分工等。4.会议纪要经双组长审核后印发给小组成员及相关部门和单位。六、信息沟通与共享制度（一）沟通渠道1.内部沟通平台：利用公司/组织内部的办公系统、即时通讯工具等建立沟通平台，方便小组成员之间及时沟通交流工作信息。2.定期会议：通过定期召开协调小组会议，汇报工作进展情况，讨论研究工作中存在的问题，加强成员之间的沟通与协作。3.专题研讨：针对工作中的重点、难点问题，组织专题研讨会议，集中各方智慧，共同研究解决方案。4.一对一沟通：成员之间根据工作需要，进行一对一的沟通交流，及时解决工作中出现的具体问题。（二）信息共享内容1.政策法规信息：及时收集与协调小组工作相关的国家政策法规、行业标准等信息，共享给小组成员，确保工作符合法律法规要求。2.市场动态信息：关注市场动态，收集行业发展趋势、竞争对手信息等，为协调小组的决策提供参考依据。3.内部工作信息：定期共享协调小组的工作进展情况、工作计划、会议纪要、决策事项等信息，确保成员之间信息对称。4.其他相关信息：根据工作需要，共享其他与协调小组工作相关的信息，如技术资料、业务数据等。（三）信息共享方式1.文件共享：通过公司/组织内部的文件共享系统，上传和下载与协调小组工作相关的文件资料。2.会议通报：在定期会议、专题会议等会议上，通报相关信息，确保成员及时了解工作进展情况和决策事项。3.工作简报：秘书定期编写工作简报，总结协调小组工作进展情况、取得的成效、存在的问题等，发送给小组成员及相关部门和单位。（四）信息保密1.协调小组成员应严格遵守公司/组织的信息保密制度，对在工作过程中获取的涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等予以保密。2.未经公司/组织批准，不得擅自对外披露协调小组工作相关信息。3.在信息沟通与共享过程中，应采取必要的安全措施，确保信息传输的安全性和保密性。七、监督与考核制度（一）监督机制1.自我监督：小组成员应自觉遵守协调小组的各项制度规范，认真履行工作职责，对自身工作进行自我监督和检查，及时发现问题并整改。2.相互监督：成员之间应相互监督，发现其他成员在工作中存在的问题及时提醒和纠正，共同维护协调小组的良好工作秩序。3.双组长监督：双组长负责对协调小组的整体工作进行监督，定期检查工作进展情况，对成员的工作表现进行评价和指导，及时发现和解决工作中存在的问题。4.上级监督：公司/组织领导对协调小组的工作进行宏观指导和监督，定期听取协调小组工作汇报，对协调小组的工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）考核内容1.工作业绩：考核成员在协调小组工作中完成的工作任务、取得的工作成果等情况。2.工作态度：考核成员的工作责任心、敬业精神、团队合作精神等方面的表现。3.沟通协调能力：考核成员在与小组成员、其他部门及外部单位沟通协调过程中的表现，包括沟通效果、协调能力等。4.问题解决能力：考核成员在工作中发现问题、分析问题和解决问题的能力。（三）考核方式1.定期考核：每半年或一年对小组成员进行一次定期考核，考核结果作为成员年度绩效评价的重要依据。2.专项考核：针对协调小组的某一专项工作或重点任务，对相关成员进行专项考核，考核结果作为对成员专项工作评价的重要依据。3.日常考核：通过日常工作检查、会议表现、沟通协调情况等对成员进行日常考核，及时发现和纠正成员在工作中存在的问题。（四）考核结果应用1.绩效奖励：根据考核结果，对表现优秀的成员给予绩效奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.晋升推荐：考核结果优秀的