影像资料管理制度规范标准

PAGE影像资料管理制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司影像资料的管理，确保影像资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，规范影像资料的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等流程，特制定本管理制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类影像资料，包括但不限于照片、视频、音频等。（三）基本原则1.合法性原则：影像资料的管理应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.真实性原则：影像资料应真实反映业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：确保影像资料的全面性和连续性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的影像资料，应严格保密。5.可追溯性原则：影像资料应具备清晰的标识和记录，便于查询和追溯。二、影像资料的收集（一）收集主体公司各部门负责本部门业务活动中影像资料的收集工作，指定专人作为影像资料收集责任人。（二）收集范围1.业务活动影像：包括会议、培训、项目实施、商务洽谈、市场调研等各类业务活动的现场照片、视频记录。2.产品影像：产品外观、功能演示、生产过程等相关影像资料。3.公司环境影像：公司办公场所、生产车间、仓库等环境的照片和视频。4.员工活动影像：公司组织的员工团建、文化活动、表彰大会等影像资料。5.其他影像：与公司业务相关的其他影像资料，如合作单位交流、行业展会等。（三）收集要求1.及时收集：影像资料收集责任人应在业务活动发生后及时进行收集，确保资料的完整性和准确性。对于重要活动，应安排专人进行全程拍摄。2.多角度拍摄：为全面反映业务活动情况，应从不同角度、不同场景进行拍摄，包括全景、特写、细节等。3.标注信息：拍摄的影像资料应及时标注拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息，确保资料的可追溯性。标注信息应清晰、准确，可采用文字说明、水印等方式。4.原始资料收集：尽量收集原始影像资料，避免后期加工处理导致信息失真。如因特殊原因需要对影像进行编辑，应保留原始版本，并记录编辑过程和原因。三、影像资料的整理（一）整理主体影像资料收集责任人负责对收集到的影像资料进行初步整理，然后移交至公司档案管理部门进行进一步整理和归档。（二）整理内容1.分类整理：按照影像资料的类型、主题、时间等进行分类。例如，可分为业务活动类、产品类、公司环境类、员工活动类等；业务活动类可进一步细分为会议、培训、项目等子类别。2.编号标识：为每一份影像资料赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母组合等方式，如“YY20230101001”，其中“YY”表示影像资料类别，“20230101”表示拍摄时间，“001”表示该时间段内的顺序号。3.内容审核：对影像资料的内容进行审核，确保资料真实、准确、完整，符合公司相关规定和要求。对于不符合要求的影像资料，应及时与拍摄人员沟通，进行补充或修正。4.建立索引：根据影像资料的分类和编号，建立详细的索引目录，注明每份影像资料的名称、编号、拍摄时间、地点、内容简介等信息，方便快速查询和检索。（三）整理流程1.收集汇总：影像资料收集责任人定期将收集到的影像资料进行汇总，填写《影像资料收集汇总表》，详细记录资料的名称、编号、拍摄时间、来源等信息。2.初步整理：按照分类要求对影像资料进行初步整理，剔除重复、模糊、无关的资料，并对资料进行编号标识。3.审核移交：将初步整理好的影像资料提交至公司档案管理部门进行审核。档案管理部门审核通过后，办理交接手续，并按照档案管理要求进行进一步整理和归档。四、影像资料的存储（一）存储方式1.电子存储：采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式进行电子存储。电子存储应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。对于重要的影像资料，应进行异地备份。2.纸质存储：对于一些具有特殊保存价值的影像资料，如原始照片、纸质文件扫描件等，可进行纸质存储。纸质存储应选择防火、防潮、防虫、防盗的档案库房，并按照档案管理要求进行分类存放。（二）存储环境1.电子存储环境：电子存储设备应放置在温度、湿度适宜的环境中，避免阳光直射、潮湿、灰尘等因素对设备造成损害。定期对存储设备进行检查和维护，并做好数据备份工作。同时，应安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止数据泄露和病毒感染。2.纸质存储环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备必要的消防器材和安全设施，确保档案的安全。（三）存储期限1.一般影像资料：存储期限为[X]年，自影像资料形成之日起计算。存储期限届满后，可以根据实际情况进行销毁或继续保存。2.重要影像资料：涉及公司重大决策、知识产权、法律纠纷等重要事项的影像资料，应长期保存。（四）存储管理1.建立存储目录：按照影像资料的分类和编号，建立电子存储目录和纸质存储索引，便于快速查找和访问。2.权限管理：对影像资料的存储访问设置权限，只有经过授权的人员才能访问相应的资料。根据资料的保密级别，划分不同的访问权限，如只读、可编辑、可下载等。3.定期检查：定期对影像资料的存储情况进行检查，包括存储设备的运行状态、数据的完整性等。如发现问题，应及时采取措施进行处理，确保影像资料的安全存储。五、影像资料的使用（一）使用申请1.公司内部各部门因工作需要使用影像资料时，应填写《影像资料使用申请表》，注明使用目的、资料名称、编号、使用期限等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及重要资料或敏感信息的使用申请，需报公司分管领导批准。（二）使用范围1.内部使用：用于公司内部的业务交流、培训、汇报、宣传等活动。2.外部使用：经公司批准，可用于与合作伙伴、客户、政府部门等的业务往来，但应确保资料的使用符合公司相关规定和保密要求。（三）使用方式1.复制：如需复制影像资料，应按照档案管理部门的规定进行操作。复制的影像资料应与原始资料一致，并注明复制日期、复制人等信息。2.借阅：借阅影像资料时，借阅人应在档案管理部门办理借阅手续，填写《影像资料借阅登记表》，注明借阅资料名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的影像资料妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失。3.在线共享：对于允许在线共享的影像资料，应通过公司内部的共享平台进行发布，并设置相应的访问权限。共享平台应具备安全防护措施，确保资料的安全共享。（四）使用监督1.档案管理部门应对影像资料的使用情况进行跟踪监督，定期检查使用记录，确保资料的使用符合规定要求。2.使用部门应对影像资料的使用过程进行管理，如发现资料存在问题或不符合使用要求，应及时与档案管理部门沟通，采取相应措施进行处理。六、影像资料的保管（一）保管责任1.公司档案管理部门负责影像资料的保管工作，指定专人作为影像资料保管责任人。2.保管责任人应定期对影像资料进行检查、清点和整理，确保资料的完整性和安全性。（二）保管措施1.防火防盗：档案库房应安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、监控设备、防盗门等。严禁在库房内吸烟、使用明火，确保库房安全。2.防潮防虫：采取防潮、防虫措施，如使用除湿机、防虫药剂等，防止影像资料受潮、发霉、虫蛀。3.防磁防尘：对于电子存储设备，应采取防磁、防尘措施，避免磁场干扰和灰尘对设备造成损害。4.定期盘点：定期对影像资料进行盘点，核对资料的数量、完整性和存储状态。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。（三）保管期限变更1.影像资料的保管期限如需变更，应由档案管理部门提出申请，说明变更原因和变更后的保管期限。2.申请经公司分管领导批准后，档案管理部门应按照新的保管期限要求对影像资料进行管理。七、影像资料的销毁（一）销毁条件1.影像资料存储期限届满，且已无保存价值的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，影像资料不再需要保存的。3.影像资料存在质量问题，无法修复且已无使用价值的。（二）销毁申请1.档案管理部门根据影像资料的销毁条件，定期清理拟销毁的影像资料清单，并填写《影像资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。2.申请表经档案管理部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导批准。（三）销毁方式1.电子影像资料销毁：采用专业的数据擦除软件对电子存储设备中的影像资料进行彻底擦除，确保数据无法恢复。擦除后的存储设备可进行格式化或物理销毁。2.纸质影像资料销毁：采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。（四）销毁监督1.档案管理部门应