校园档案管理员制度规范

PAGE校园档案管理员制度规范一、总则（一）目的为加强校园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的系统性和规范性。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的集中管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引、指南等检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系与交流，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案分类与编号（一）档案分类1.党群类包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织建设等方面的档案。2.行政类涵盖学校行政工作中形成的各类文件、规章制度、工作计划与总结、会议纪要、人事任免等档案。3.教学类主要有教学计划、教学大纲、课程教案、学生成绩册、教学评估、实习实训等教学活动中产生的档案。4.科研类包括科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、科研奖励等科研工作相关的档案。5.基建类涉及学校基本建设项目的规划设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等档案。6.设备类包含学校教学、科研、行政等各类设备的购置申请、合同协议、验收报告、使用维护记录等档案。7.财会类主要是学校财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等档案。8.声像类包括学校各类活动的照片、录像、录音等声像资料档案。9.实物类如学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物档案。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类的类别，用两位大写英文字母表示，如“DQ”表示党群类。4.流水号：按档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字依次编号，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的党群类档案，其编号为“2023DQ0001”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门、各单位在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等材料。2.学校教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案，如教学成果、科研论文、工作业绩等。3.学校举办的各类会议、活动、讲座等形成的相关材料，包括会议通知、议程、报告、记录、照片、录像等。4.学校与校外单位签订的各类合同、协议、合作项目文件等。5.学校基本建设、设备购置、财务收支等工作中产生的各类文件、凭证、报表等。6.学校师生员工获得的各类荣誉证书、奖励文件等。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。做到应归尽归，避免档案材料的散失。2.档案材料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。如有特殊情况需要修改或补充档案材料，应在备注中注明原因及相关说明。3.对于电子文件形式的档案材料，应确保其格式的通用性和可读性，并按照档案管理部门的要求进行存储和移交。同时，应保证电子文件与纸质文件内容一致，并做好备份工作。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。同一类别的档案材料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案材料进行编号，并在首页右上角加盖档号章，注明年度、类别、流水号等信息。4.编写档案材料的目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。目录应清晰、准确，便于查找和核对档案。5.对破损或褪色的档案材料进行修复和复制，确保档案的质量。修复和复制的材料应与原件一同整理归档，并注明修复或复制的情况。6.对于声像类档案，应按照拍摄或录制的时间顺序进行编号，并编写详细的文字说明，注明拍摄或录制的时间、地点、人物、内容等信息。同时，应将声像资料存储在安全可靠的介质上，并进行备份。7.实物类档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并拍照留存。实物应妥善保管，确保其安全和完整。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别和年度进行分类存放，存放在档案密集架上，并在密集架上标明类别、年度等信息，便于查找和管理。2.对于重要的档案和珍贵的实物档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存、定期检查等，确保其安全和完整。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和可用性。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校的重要历史文件、规章制度、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等，这些档案具有重要的历史价值和凭证作用，应永久保存。3.长期保管的档案期限为30年，主要包括学校的一般性文件、教学档案、科研档案、行政档案等，这些档案在一定时期内具有参考价值，应保存30年。4.短期保管的档案期限为10年，主要包括学校的临时性文件、一般性会议记录、学生成绩册等，这些档案在较短时间内具有查考价值，应保存10年。5.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和学校实际情况进行确定，并在档案整理时予以明确标注。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，应做好清查记录，对清查结果进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施。3.档案清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查的时间、范围、方法、结果、存在的问题及改进措施等，并将报告报送学校领导和上级档案管理部门。六、档案利用（一）利用范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本单位或本人形成的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校档案管理部门同意，并办理相关手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经学校主管领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本校档案的，应按照国家有关法律法规和程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅本校师生员工查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅档案应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅本校师生员工借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、档号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制本校师生员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、档号、复制内容等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门提供的设备，并在档案管理部门工作人员的监督下进行。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和份数。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、档号、查阅日期、借阅期限、复制份数等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和学校实际情况，对档案的价值进行鉴定。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。3.对于保管期限已满且失去保存价值的档案，应进行鉴定并提出销毁意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，编制档案鉴定清册，注明档案名称、档号、年度、保管期限、鉴定意见等信息。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对档案鉴定清册进行审核，逐份审查档案的内容和价值，提出鉴定意见。3.对经过鉴定确定失去保存价值的档案，由档案鉴定工作领导小组组长签署销毁意见。（四）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定