为规范宣传用品管理制度

PAGE为规范宣传用品管理制度总则目的为加强公司宣传用品的管理，规范宣传用品的使用流程，确保宣传用品的使用符合公司形象和相关法律法规要求，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在开展业务活动、品牌推广、企业文化建设等过程中涉及的各类宣传用品的管理。基本原则1.合法性原则：宣传用品的设计、制作、使用必须符合国家法律法规及行业标准，不得含有违法、违规、侵权等内容。2.规范性原则：明确宣传用品管理的各项流程和标准，确保管理工作规范、有序进行。3.节约性原则：合理控制宣传用品的采购、使用数量，避免浪费，提高资源利用效率。4.实效性原则：宣传用品应根据公司业务需求和目标，及时、有效地传达公司信息，提升公司形象和影响力。宣传用品的分类与定义宣传资料类1.公司简介手册：全面介绍公司的发展历程、业务范围、组织架构、核心优势等内容，用于向客户、合作伙伴等展示公司整体形象。2.产品宣传册：针对公司各类产品，详细介绍产品特点、功能、使用方法、技术参数等，用于产品推广和销售活动。3.宣传海报：以图文并茂的形式传达特定主题信息，如公司活动宣传、产品促销、企业文化宣传等，通常张贴于公司内部、活动现场、公共场所等。4.宣传单页：简洁明了地介绍公司某项业务、产品或活动，便于在短时间内传达关键信息，常用于展会、促销活动现场发放。办公用品类1.名片：印有公司名称、个人姓名、职位、联系方式等信息，用于商务交往中自我介绍和沟通联系。2.信纸、信封：公司专用的信纸和信封，印有公司标志和联系方式，用于内部文件传递和对外信函往来。3.笔记本、便签纸：带有公司标志的笔记本和便签纸，供员工日常记录使用，也可作为礼品或宣传品。4.文件夹、档案袋：用于整理和存放文件资料，印有公司标志，体现公司形象。礼品类1.定制礼品：根据公司需求定制的具有纪念意义或宣传价值的礼品，如钥匙扣、U盘、保温杯、鼠标垫等，用于客户回馈、员工福利、活动奖品等。2.促销礼品：在产品促销活动中赠送的礼品，旨在吸引客户购买产品，礼品形式多样，如小饰品、日用品等。展示道具类1.展架：用于展示公司宣传资料、产品样品等，常见的有X展架、易拉宝、桁架展架等，可在展会、活动现场、门店等场所使用。2.陈列架：专门设计的用于陈列产品的货架或展示架，有助于产品展示和销售，可放置在门店、展厅等地方。3.模型道具：根据公司产品或业务特点制作的实物模型，如产品模型、建筑模型等，用于直观展示公司产品或项目。宣传用品的采购管理采购申请1.各部门根据业务需求，填写《宣传用品采购申请表》，详细注明采购宣传用品的名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至公司行政部门。采购审批1.行政部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重要宣传活动的采购申请，需提交公司管理层审批。管理层根据公司预算、业务目标等因素进行综合评估，做出审批决定。采购执行1.经审批通过的采购申请，由行政部门负责组织实施采购工作。采购人员应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。2.在采购过程中，采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保采购活动的合法性和规范性。3.根据采购合同约定，采购人员应及时跟进供应商的交货情况，确保宣传用品按时、按质、按量交付。宣传用品的设计与制作管理设计要求1.宣传用品的设计应符合公司品牌形象和宣传主题，突出公司核心价值观和业务特色。设计风格应简洁大方、色彩搭配协调、视觉效果良好，易于识别和记忆。2.宣传资料类的设计内容应准确、真实、客观，不得夸大或虚假宣传公司产品、服务或业绩。涉及公司标志、商标、广告语等知识产权的内容，应严格按照公司相关规定使用，确保知识产权的合法性和完整性。3.礼品类的设计应注重创意和实用性，体现公司对客户或员工的关怀与尊重。礼品的外观设计应精美、独特，同时要考虑礼品的质量和成本控制。制作流程1.设计初稿：由需求部门或行政部门根据宣传用品的设计要求，委托专业设计公司或内部设计人员进行设计初稿创作。设计初稿应提交给相关部门和人员进行审核，广泛征求意见，确保设计方向准确无误。2.修改完善：根据审核意见，设计人员对初稿进行修改完善，直至达到各方满意的设计效果。修改后的设计稿需再次提交审核，审核通过后方可进入制作环节。制作质量控制1.行政部门应选择具备专业制作能力和良好信誉的制作厂家进行宣传用品的制作。制作厂家应按照设计稿要求，严格控制制作工艺和质量标准，确保宣传用品的制作质量符合要求。2.在制作过程中，行政部门应安排专人对制作进度和质量进行跟踪检查，及时发现并解决制作过程中出现的问题。对于不符合质量标准的宣传用品，应要求制作厂家返工或重新制作，直至达到质量要求为止。宣传用品的使用管理使用审批1.各部门使用宣传用品前，需填写《宣传用品使用申请表》，详细说明使用宣传用品的名称、数量、用途、使用时间、使用地点等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门进行审批。行政部门根据库存情况和实际需求，对申请进行审批，确保宣传用品的合理使用。使用规范1.宣传资料类的使用应严格按照公司规定的发放范围和方式进行，不得擅自扩大发放范围或更改发放方式。发放过程中应做好登记记录，确保宣传资料的去向可追溯。2.办公用品类的使用应遵循节约原则，员工应妥善保管，避免浪费和损坏。名片、信纸、信封等办公用品的使用应符合公司形象和商务礼仪要求。3.礼品类的使用应根据公司相关规定和活动目的进行，严格控制礼品的发放对象、数量和价值。礼品发放过程中应做好签收记录，确保礼品发放的合规性和透明度。4.展示道具类的使用应按照设计要求和使用说明进行安装、布置和拆卸，确保展示效果良好。使用过程中应注意保护展示道具，避免损坏或丢失。使用监督1.行政部门应定期对各部门宣传用品的使用情况进行检查和监督，及时发现并纠正不规范使用行为。对于违反使用规定的部门和个人，应视情节轻重给予相应的批评教育或处罚。2.各部门应配合行政部门的监督检查工作，如实提供宣传用品的使用情况和相关记录。同时，鼓励员工对宣传用品的使用情况进行监督，发现问题及时向行政部门反馈。宣传用品的库存管理库存登记1.行政部门应建立宣传用品库存台账，详细记录宣传用品的名称、规格、数量、入库时间、保质期、存放位置等信息。库存台账应定期更新，确保账实相符。2.对于有保质期要求的宣传用品，应在库存台账中注明保质期，并定期检查库存情况，及时清理过期或变质的宣传用品。库存盘点1.行政部门应定期组织宣传用品库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度盘点。盘点工作应做到全面、准确、细致，确保账实相符。2.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《宣传用品盘盈盘亏报告表》，经部门负责人审核签字后，报公司管理层审批。根据审批结果，对库存台账进行调整，并采取相应的措施处理盘盈盘亏的宣传用品。库存保管1.宣传用品应存放在干燥、通风、安全的仓库内，避免受潮、发霉、损坏等情况发生。对于特殊材质或有特殊保管要求的宣传用品，应按照相应要求进行保管。2.仓库应设置明显的标识牌，对不同种类、规格的宣传用品进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立完善的防火、防盗、防潮等安全管理制度，确保库存宣传用品的安全。宣传用品的回收与销毁管理回收管理1.对于已使用完毕或不再使用的宣传用品，各部门应及时将其回收至行政部门。回收的宣传用品应保持完整、清洁，无明显损坏或污染。2.行政部门对回收的宣传用品进行集中整理和登记，核实回收数量和质量情况。对于可继续使用的宣传用品，应进行妥善保管，以备后续其他部门使用；对于无法继续使用的宣传用品，应按照规定进行销毁处理。销毁管理1.对于需要销毁的宣传用品，行政部门应填写《宣传用品销毁申请表》，详细注明销毁宣传用品的名称、数量、销毁原因等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司管理层审批。2.经审批同意后，行政部门应选择合适的销毁方式进行销毁处理。销毁方式可根据宣传用品的种类、数量、性质等因素确定，常见的销毁方式有粉碎、焚烧、填埋等。在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作彻底、安全、环保。3.销毁完成后，行政部门应填写《宣传用品销毁记录单》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将销毁记录单存档保存，以备查阅。附则解释权与修订权1.本制度由公司行政