印刷项目管理档案制度规范

PAGE印刷项目管理档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司印刷项目管理档案的规范化、科学化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在印刷项目管理中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有印刷项目管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用及销毁等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映印刷项目管理活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与印刷项目管理相关的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应清晰、规范。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善印刷项目管理档案管理制度规范，并组织实施。2.指导和监督各部门做好印刷项目管理档案的收集、整理和归档工作。3.集中统一管理印刷项目管理档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和质量。（二）项目管理部门职责1.负责本部门印刷项目管理档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对和补充工作。3.在项目实施过程中，严格按照档案管理制度规范的要求，做好文件资料的形成、积累和保管工作，确保档案的真实性和准确性。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门和项目管理部门的工作，在各自职责范围内做好印刷项目管理档案的相关工作。2.涉及印刷项目的工作人员应妥善保管好个人在项目中形成的文件资料，并按照规定及时移交。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件：包括项目申请报告、可行性研究报告、项目批复等。2.项目合同文件：印刷合同、采购合同、委托加工合同等各类与项目相关的合同。3.项目设计文件：设计图纸、设计方案、排版文件等。4.项目实施过程文件：项目进度计划、工作记录、质量检验报告、变更记录等。5.项目验收文件：验收报告、验收证书、客户反馈意见等。6.其他与项目管理相关的文件资料，如往来信函、会议纪要、财务凭证等。（二）收集要求1.项目管理部门和相关工作人员应及时收集项目各阶段产生的文件资料，确保档案的及时性。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，可分为项目立项类、合同类、设计类、实施类、验收类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质文件进行整理装订，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.项目管理部门在项目结束后，应及时对整理好的档案进行自查，确保档案资料齐全、完整、准确。2.自查合格后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对和验收，如发现问题及时通知项目管理部门进行补充和整改。4.验收合格后，档案管理部门将档案进行归档存储，并更新档案数据库。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大利益、具有长期历史价值或法律凭证作用的档案，如公司重要印刷项目的立项文件、合同等。2.定期保管：根据档案的重要程度和时效性，确定保管期限为[X]年，到期后进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，并经公司保密管理部门批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应提前向公司提出申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格遵守公司的保密规定。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.所在部门负责人或公司保密管理部门对申请表进行审批。3.档案管理部门根据审批结果，为查阅申请人提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅申请人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印等操作。如需复印，应按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案利用服务，根据需求提供档案复印件、电子文档等资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应进行跟踪和反馈，确保档案的合理利用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查原则：对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目管理部门及相关业务部门的人员组成，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对拟销毁档案进行整理和登记。4.将拟销毁档案清单报公司主管领导审批。（三）销毁程序1.经公司主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）建立档案数据库1.档案管理部门应建立印刷项目管理档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化存储，实现档案信息的快速检索和共享。2.档案数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，确保档案信息的安全和有效利用。（二）电子档案管理1.项目管理部门和相关工作人员应按照档案管理部门的要求，及时将电子文件移交至档案管理部门，并确保电子文件的格式规范、内容完整。2.档案管理部门对接收的电子文件进行整理、分类和编号，建立电子档案目录，并与纸质档案目录进行对应。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。（三）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权