校团委档案管理规范制度

PAGE校团委档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强校团委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校共青团工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合校团委实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于校团委各部门及下属各级团组织在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则校团委档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映校团委各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理校团委在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及党和国家机密以及个人隐私的档案信息进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置校团委设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责校团委档案的日常管理工作。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施校团委档案管理规章制度。2.负责接收、收集、整理、保管校团委各部门及下属各级团组织形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等基础管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开发利用档案信息资源，为校团委各项工作提供档案资料支持和服务，编写档案参考资料，开展档案编研工作。7.组织开展档案管理业务培训和宣传教育活动，提高校团委全体人员的档案意识和档案管理水平。（三）各部门及下属各级团组织职责1.各部门及下属各级团组织应明确一名档案工作兼职人员，负责本部门及本团组织档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案管理室。3.配合档案管理室做好档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围校团委档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.上级团组织及学校党委、行政下发的与校团委工作相关的文件、通知、指示等。2.校团委工作计划、总结、报告、统计报表等。3.校团委组织建设、团员管理、团干部培训等方面的文件材料。4.校团委开展各类主题活动、社会实践、志愿服务等活动的策划方案、活动记录、总结材料、照片、视频等。5.校团委与其他单位、组织的往来文件、信函、协议等。6.校团委工作人员的人事档案、考核材料、奖惩记录等。7.校团委获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。8.其他与校团委工作相关的有保存价值的数据、图表、音像等资料。（二）收集要求1.各部门及下属各级团组织应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，确保档案的完整性和准确性。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写文件材料。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类校团委档案按照年度机构问题的分类方法进行整理。即先按年度分开，再按部门或下属团组织机构分类，最后按问题进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度机构代码流水号”的形式，例如：2023TW01001，表示2023年度校团委办公室的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案的整齐牢固。四、档案的保管（一）保管期限校团委档案的保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管的档案凡是反映校团委主要职能活动和基本历史面貌的，对校团委工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括校团委成立以来的重要文件、会议记录、大事记、组织沿革、荣誉档案等。2.定期保管的档案定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对校团委工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。具体划分如下：保管期限为30年的档案：主要包括校团委年度工作计划、总结、统计报表，一般性的工作文件、通知，团组织换届选举材料，团员、团干部名册等。保管期限为10年的档案：主要包括临时性的工作方案、活动记录，一般性的往来信函、简报等。（二）保管条件1.档案管理室应具备良好的保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案管理室应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。备份存储地点应与档案管理室分开，确保数据的安全性。（三）档案的存放1.按照档案分类编号顺序，将档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、机构代码、起止日期等信息。2.将档案盒存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放地点，方便快速查询档案。五、档案的利用（一）利用范围校团委档案主要供校团委内部工作人员、下属各级团组织以及学校相关部门在工作中查阅、利用。涉及党和国家机密以及个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用。（二）利用方式1.查阅校团委内部工作人员、下属各级团组织以及学校相关部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。对于重要档案或涉及机密的档案，一般不予借阅，确需借阅的，应经校团委主要领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（三）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、校团委相关部门负责人以及熟悉档案业务的人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析比较法通过对同类档案的分析比较，了解档案的利用频率和利用价值，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报校团委主要领导批准。2.批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理室，一份报上级主管部门备案。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场认真核对档案与《档案销毁清册》是否一致，确保销毁档案的准确性和彻底性。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立校团委档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，调整图像的亮度、对比度等参数，保证图像质量。3.按照档案分类编号顺序，对数字化档案进行命名和存储，存储格式应采用通用的电子文档格式，如PDF、TIFF等，确保电子文件的长期可读性。（三）信息化管理系统功能1.档案录入将档案的基本信息（如编号题名、日期、责任者、保管期限等）录入信息化管理系统，并与数字化档案进行关联，建立档案数据库。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、责任者、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.利用登记在信息化管理系统中记录档案的查阅、借阅情况，实现档案利用的信息化管理。4.权限管理设置不同的用户权限，对档案管理系统进行分级管理，确保档案信息的安全。只有