上海出入境预约制度规范

PAGE上海出入境预约制度规范一、总则（一）目的为了规范上海出入境业务办理流程，提高服务效率，保障申请人合法权益，依据国家相关法律法规及出入境管理行业标准，特制定本预约制度规范。（二）适用范围本规范适用于上海市范围内所有出入境业务的预约办理，包括但不限于护照申请、往来港澳通行证及签注申请、往来台湾通行证及签注申请等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家出入境管理法律法规及相关政策规定，确保预约制度的合法性和规范性。2.便民利民原则：以方便申请人办理出入境业务为出发点，优化预约流程，提供多样化的预约方式，减少申请人等待时间。3.公平公正原则：对所有申请人一视同仁，按照预约先后顺序及相关规定办理业务，确保公平公正。二、预约渠道及方式（一）线上预约渠道1.上海市出入境管理局官方网站：申请人可登录上海市出入境管理局官方网站，在首页找到“预约申请”栏目，按照系统提示进行预约操作。网站应提供详细的预约指引，包括预约流程、所需材料、办理地点及时间等信息。2.微信公众号：关注上海市出入境管理局微信公众号，通过公众号菜单中的“预约办理”选项进入预约页面。微信公众号应及时推送预约相关信息，如预约名额动态、办理进度提醒等，方便申请人随时了解业务情况。3.手机APP：开发专门的上海市出入境管理手机APP，申请人可在APP上进行出入境业务预约。APP应具备简洁易用的界面设计，支持多种语言，方便不同人群使用。同时，应提供在线客服功能，及时解答申请人在预约过程中遇到的问题。（二）线下预约渠道1.出入境接待大厅现场预约：在上海市各出入境接待大厅设置专门的预约服务窗口，申请人可前往现场，由工作人员协助进行预约操作。现场预约应提供必要的指导和帮助，确保申请人能够顺利完成预约。2.邮寄预约：对于行动不便或有特殊需求的申请人，可提供邮寄预约服务。申请人可通过拨打预约咨询电话或发送邮件的方式，向出入境管理部门提出预约申请，并提供相关材料。出入境管理部门收到申请后，应及时审核并通过邮寄方式将预约确认信息及办理所需材料送达申请人。（三）预约方式说明1.申请人自主预约：申请人可根据自身需求和时间安排，在上述预约渠道中自主选择预约时间和办理地点。预约系统应实时显示各办理地点的可预约名额及时间分布情况，方便申请人合理安排预约。2.单位批量预约：对于有批量出入境业务办理需求的单位，可与上海市出入境管理部门协商，通过单位预约平台进行批量预约。单位预约平台应具备批量导入申请人信息、统一预约时间和办理地点等功能，提高预约效率。三、预约流程（一）注册与登录1.新用户注册：首次使用预约系统的申请人，需在预约渠道上进行注册。注册信息应包括申请人姓名、身份证号码、联系方式等基本信息，并设置登录密码。注册成功后，系统应向申请人预留的手机号码发送注册确认短信。2.用户登录：申请人可使用注册时的手机号码或身份证号码及密码登录预约系统。登录成功后，系统应显示申请人的个人信息及预约记录，方便申请人进行后续操作。（二）选择业务类型申请人登录预约系统后，应根据自身需求选择相应的出入境业务类型，如护照申请、往来港澳通行证申请等。系统应根据申请人选择的业务类型，自动显示该业务所需的申请材料清单及办理流程说明。（三）选择办理地点及时间1.办理地点选择：申请人可根据自己的地理位置和交通便利程度，在预约系统中选择合适的出入境接待大厅或受理点作为办理地点。预约系统应显示各办理地点的详细地址、联系电话及工作时间等信息。2.预约时间选择：申请人应根据所选办理地点的可预约时间范围，选择具体的预约办理时间。预约时间应精确到小时，且应提前一定时间开放预约，以满足申请人的不同需求。预约系统应实时更新各办理地点的预约情况，避免申请人选择已被预约满的时间。（四）填写申请信息申请人根据所选业务类型，在预约系统中填写详细的申请信息，包括个人基本信息、申请事由、出行日期等。申请信息应真实、准确、完整，如有虚假信息，申请人应承担相应的法律责任。系统应提供信息校验功能，对申请人填写的信息进行合法性和完整性检查，并及时提示申请人修改错误信息。（五）上传申请材料根据所选业务类型，申请人需在预约系统中上传相关申请材料的电子文档。申请材料应符合国家出入境管理部门的要求，格式应为常见的图片格式（如JPEG、PNG等），且图片应清晰可辨。上传成功后，系统应显示已上传的材料清单，方便申请人核对。（六）提交预约申请申请人确认填写的申请信息及上传的申请材料无误后，点击“提交预约申请”按钮。预约系统应在提交申请后，立即生成预约申请编号，并向申请人预留的手机号码发送预约成功短信。短信内容应包括预约申请编号、预约办理时间、办理地点等信息，方便申请人查询和核对。四、预约变更与取消（一）预约变更1.变更条件：申请人在预约办理时间前，如因特殊原因需要变更预约信息，可在预约系统中进行变更操作。变更内容包括办理地点、预约时间等，但不得变更业务类型。2.变更流程：申请人登录预约系统，进入“预约记录”页面，选择需要变更的预约申请，点击“变更预约信息”按钮。按照系统提示，重新选择办理地点和预约时间，并提交变更申请。预约系统应在收到变更申请后，及时审核并处理。如变更申请成功，系统应向申请人预留的手机号码发送变更确认短信；如变更申请不符合要求，系统应提示申请人重新提交。（二）预约取消1.取消条件：申请人在预约办理时间前，如无法按时前往办理出入境业务，可在预约系统中取消预约申请。2.取消流程：申请人登录预约系统，进入“预约记录”页面，选择需要取消的预约申请，点击“取消预约”按钮。系统应提示申请人确认取消预约，并告知取消预约后将释放该预约名额。申请人确认后，预约系统应立即取消该预约申请，并向申请人预留的手机号码发送取消预约成功短信。（三）注意事项1.申请人应尽量提前进行预约变更或取消操作，避免因临近预约办理时间而影响其他申请人的预约安排。2.对于多次无故变更或取消预约申请的申请人，出入境管理部门有权采取限制其预约次数或暂停其预约资格等措施。五、预约名额管理（一）名额分配原则1.根据各出入境接待大厅或受理点的实际工作能力和业务量，合理分配预约名额。预约名额应根据不同业务类型进行分类管理，确保各类业务的办理需求得到有效保障。2.考虑到申请人的实际需求，预约名额应适当向工作日非高峰时段倾斜，鼓励申请人错峰办理业务，提高服务效率。（二）名额调整机制1.根据出入境业务的季节性变化、政策调整及突发事件等因素，适时调整预约名额。如遇重大节假日、出入境政策调整等情况，应提前发布公告，告知申请人预约名额的调整情况及相关注意事项。2.建立预约名额动态监测机制，实时掌握各办理地点的预约情况。根据预约人数和业务办理进度，及时调整预约名额，确保预约系统的公平性和合理性。（三）特殊情况处理1.对于紧急出入境需求的申请人，如因商务活动必须立即出国、因亲属突发重大疾病需前往探望等情况，出入境管理部门应设立紧急预约通道，优先为其办理预约和业务。申请人需提供相关证明材料，经审核属实后，可在预约系统中选择紧急预约选项，并按照系统提示进行操作。2.在预约名额已满的情况下，对于确有特殊困难的申请人，出入境管理部门可根据实际情况，协调其他办理地点或采取其他措施，尽量满足申请人的办理需求。六、预约办理（一）申请人准备1.申请人应按照预约时间，携带有效身份证件及预约系统中提示的其他申请材料，前往所选的出入境接待大厅或受理点办理业务。2.申请人应提前了解办理业务所需的流程和注意事项，确保在办理过程中能够顺利提交申请材料，配合工作人员完成各项手续。（二）现场受理1.申请人到达办理地点后，应前往预约取号窗口或自助取号设备，凭预约申请编号领取排队号码。2.申请人按照排队号码顺序，前往相应的业务受理窗口办理业务。受理窗口工作人员应核对申请人的身份信息、申请材料及预约信息，确保无误后，按照国家出入境管理部门的规定进行受理。3.对于申请材料齐全、符合法定形式的，受理窗口应予以受理，并向申请人出具受理回执；对于申请材料不齐全或不符合法定形式的，受理窗口应一次性告知申请人需要补充的材料及相关要求，申请人应按照要求及时补充材料后重新申请。（三）审批与制证1.受理后的申请材料将进入审批流程，审批部门应按照国家出入境管理部门的规定，对申请材料进行严格审核。审核内容包括申请人的身份信息、出入境记录、申请事由的真实性等。2.对于审批通过的申请材料，将进入制证环节。制证部门应按照规定的制证标准和流程，制作出入境证件。制证过程应严格保密，确保证件的安全性和准确性。（四）发证与领取1.出入境证件制作完成后，申请人可根据预约时选择的发证方式，前往指定地点领取证件。发证方式包括现场领取、邮寄送达等。2.申请人现场领取证件时，应凭受理回执和有效身份证件前往发证窗口领取。发证窗口工作人员应核对申请人身份信息，确认无误后发放证件，并收回受理回执。3.对于选择邮寄送达方式的申请人，出入境管理部门应在证件制作完成后，及时通过邮政快递将证件送达申请人预留的收件地址。申请人应在收到证件后，按照快递单上的提示进行签收确认。七、信息安全与保密（一）申请人信息保护1.预约系统应采取严格的安全防护措施，确保申请人的个人信息和申请信息在传输和存储过程中的安全性和保密性。2.出入境管理部门工作人员应严格遵守信息安全规定，不得泄露申请人的个人信息和申请信息。如因工作需要使用申请人信息，应经过严格的审批程序，并确保信息使用的合法性和必要性。（二）预约数据管理1.建立预约数据备份机制，定期对预约系统中的数据进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.加强对预约数据的访问控制，只有经过授权的工作人员才能访问和处理预约数据。对预约数据的操作应进行详细记录，以便进行审计和追溯。（三）信息安全培训1.定期组织出入境管理部门工作人员参加信息安全培训，提高工作人员的信息安全意识和操作技能。培训内容应包括网络安全知识、数据保护法规、信息系统操作规范等。2.对涉及预约系统管理和操作的工作人员，应签订信息安全保密协议，明确其在信息安全方面的责任和义务。八、监督与检查（一）内部监督1.建立健全预约制度执行情况的内部监督机制，定期对预约系统的运行情况、工作人员的操作规范等进行检查和评估。2.设立专门的监督岗位或监督小组，负责对预约业务办理过程进行实时监督，及时发现和纠正存在的问题。对于违反预约制度规定的工作人员，应按照相关规定进行严肃处理。（二）社会监督1.公开预约制度的相关信息，包括预约渠道、预约流程、办理时间、监督电话等，接受社会公众的监督。2.设立意见箱或投诉举报电话，及时受理申请人的意见和建议。对于申请人反映的问题，应认真调查核实，并及时反馈处理结果。（三）定