中石化采购退货制度规范

PAGE中石化采购退货制度规范一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）采购退货行为，加强采购管理，保障公司利益，维护市场秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于中石化各部门、各分（子）公司在物资采购、服务采购等各类采购活动中的退货管理。（三）基本原则1.依法合规原则采购退货行为必须严格遵守国家法律法规，确保交易活动合法有效，避免法律风险。2.诚实守信原则买卖双方应秉持诚实守信的态度，如实履行合同约定，不得随意违约或恶意退货。3.责任明确原则明确采购退货过程中各相关方的责任，确保责任落实到人，避免推诿扯皮现象。4.流程规范原则建立规范的采购退货流程，确保退货操作有序进行，提高工作效率，降低管理成本。二、采购退货的情形及条件（一）物资采购退货情形及条件1.质量问题所采购物资经检验不符合合同约定的质量标准，如规格型号不符、性能指标不达要求、存在质量缺陷等，供应商应负责无条件退货或换货。因质量问题导致生产无法正常进行、产品出现质量事故或造成其他经济损失的，采购方有权要求退货，并要求供应商承担相应的赔偿责任。2.数量不符实际交付的物资数量多于或少于合同约定数量，且超出合同约定的合理误差范围。对于多交的部分，采购方有权拒收；对于少交的部分，供应商应及时补足，如无法补足，采购方有权就少交部分要求退货。3.交付时间延误供应商未按照合同约定的时间交付物资，且逾期时间超过合同约定的宽限期，导致采购方生产计划受到严重影响，采购方有权要求退货，并追究供应商的违约责任。4.产品规格变更在采购合同履行过程中，因采购方业务调整或其他合理原因，需要变更所采购物资的规格型号，而供应商无法满足变更要求的，采购方有权对已采购的物资要求退货。5.其他约定情形采购合同中明确约定的其他可退货情形，如包装不符合要求、随货资料不全等，供应商应按照合同约定执行退货。（二）服务采购退货情形及条件1.服务质量不达标供应商提供的服务未达到合同约定的服务标准，如服务内容缺失、服务质量低下、服务效果未达到预期等，采购方有权要求供应商采取补救措施或退货（如退还已支付的服务费用）。2.服务期限延误供应商未按照合同约定的服务期限提供服务，且逾期时间超过合同约定的宽限期，影响采购方正常业务开展的，采购方有权要求退货，并要求供应商承担相应的违约责任。3.服务内容变更在服务合同履行过程中，因采购方业务调整或其他合理原因，需要变更服务内容，而供应商无法满足变更要求的，采购方有权对已采购的服务要求退货。4.其他约定情形服务合同中明确约定的其他可退货情形，如服务人员资质不符、服务过程中出现违规行为等，采购方有权按照合同约定要求退货。三、采购退货流程（一）提出退货申请1.采购部门或使用部门发现采购物资或服务存在符合退货条件的情形时，应及时填写《采购退货申请表》，详细说明退货原因、退货物资或服务的名称、规格型号、数量、采购合同编号等信息。2.《采购退货申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购管理部门审核1.采购管理部门收到《采购退货申请表》后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括退货原因是否属实、是否符合本制度规定的退货条件、采购合同相关条款等。2.如审核通过，采购管理部门应在《采购退货申请表》上签署审核意见，并将其转交给供应商管理部门；如审核不通过，应及时通知采购部门或使用部门，并说明理由。（三）供应商管理部门通知供应商1.供应商管理部门接到经采购管理部门审核通过的《采购退货申请表》后，应在[X]个工作日内以书面形式通知供应商，告知其采购方提出退货的要求及原因，并要求供应商在规定的时间内（一般为[X]个工作日）给予答复。2.通知方式可采用邮件、传真、信函等多种形式，确保供应商能够及时收到通知。（四）供应商确认及协商1.供应商收到退货通知后，应在规定时间内对退货要求进行确认。如无异议，应与采购方协商退货的具体事宜，包括退货时间、退货方式、运输费用承担等。2.如供应商对退货要求存在异议，应在规定时间内书面回复采购方，说明理由，并提供相关证据材料。采购方应组织相关部门进行调查核实，如确实存在争议，可通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。（五）办理退货手续1.经过协商达成一致后，采购方与供应商应按照约定办理退货手续。对于物资采购退货，采购方应负责将退货物资整理、包装好，并通知供应商前来提货或安排运输；对于服务采购退货，采购方应按照合同约定的方式退还已支付的服务费用。2.在退货过程中，采购方应做好相关记录，包括退货物资的名称、数量、规格型号、退货时间、运输方式、运输费用等信息，以及服务采购退货的退款时间、退款金额等信息。（六）财务结算1.财务部门根据采购退货的实际情况进行财务结算。对于物资采购退货，如已支付货款，应在退货手续办理完毕后，按照合同约定及相关规定及时办理退款手续；对于服务采购退货，应按照合同约定及相关规定及时退还已支付的服务费用。2.财务结算过程中，应严格审核相关凭证和手续，确保财务数据的准确性和合规性。四、采购退货过程中的责任划分（一）采购方责任1.采购方应及时发现采购物资或服务存在的问题，并按照本制度规定的流程提出退货申请。2.在退货过程中，采购方应积极配合供应商，提供必要的协助和信息，确保退货手续顺利办理。3.如因采购方自身原因导致退货，如擅自变更采购要求、提供虚假验收报告等，采购方应承担相应的责任，包括赔偿供应商因此遭受的损失。（二）供应商责任1.供应商应按照合同约定提供符合质量标准、数量准确、交付及时的物资或服务。如因供应商原因导致采购方提出退货，供应商应承担全部责任，包括无条件退货、换货、承担运输费用、赔偿采购方经济损失等。2.供应商应在收到采购方退货通知后，及时响应并按照约定办理退货手续。如因供应商原因延误退货时间或拒绝退货，供应商应承担相应的违约责任。（三）其他相关部门责任1.使用部门应配合采购部门做好采购物资的验收工作，及时反馈物资质量、数量等方面的问题，为采购退货提供依据。2.质量检验部门应严格按照相关标准对采购物资进行检验，出具准确的检验报告，为采购退货提供技术支持。3.物流部门应按照采购方与供应商协商确定的退货方式，负责组织退货物资的运输，确保物资安全、及时送达供应商。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购退货业务进行审计监督，检查采购退货流程是否合规、责任划分是否明确、财务结算是否准确等。2.采购管理部门应定期对采购退货情况进行统计分析，总结经验教训，发现存在的问题并及时采取措施加以改进。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合其工作，确保采购退货行为符合法律法规及行业标准要求