中小学软硬件采购制度规范

PAGE中小学软硬件采购制度规范一、总则（一）目的为了规范中小学软硬件采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购的软硬件符合教育教学需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于各级各类中小学在教学、管理、办公等方面所需软硬件的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有潜在供应商有平等机会参与竞争。3.需求导向原则：以满足学校教育教学实际需求为出发点，科学合理确定采购内容和标准。4.效益原则：在保证质量的前提下，注重性价比，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.学校应根据教育教学发展规划、课程设置、师资配备等情况，每年定期编制软硬件采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、采购时间等详细内容。3.采购计划需经学校相关部门审核，包括教学部门、财务部门、后勤管理部门等，确保计划的合理性和可行性。（二）预算编制与审批1.依据采购计划，学校财务部门负责编制采购预算。2.采购预算应涵盖软硬件设备购置费用、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等所有相关支出。3.预算编制要遵循实事求是的原则，结合市场价格行情，确保预算准确合理。4.采购预算需经学校预算管理委员会审核，并报上级教育主管部门和财政部门审批。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，可采用竞争性谈判方式。4.单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。（二）采购流程1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等，并提交至学校采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行初审，审核通过后提交学校分管领导审批。重大采购项目需经学校领导班子集体研究决定。3.采购实施：公开招标项目：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。邀请招标项目：向符合条件的供应商发出邀请书，组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。竞争性谈判项目：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购项目：采购管理部门提供单一来源采购论证材料，经学校批准后与供应商协商确定采购价格和合同条款。询价项目：向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.合同签订：采购管理部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购内容、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。5.验收付款：验收：采购项目到货后，学校组织相关部门和专业人员按照合同要求进行验收。验收合格后出具验收报告。付款：财务部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商应具备的条件，包括企业资质、信誉、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料，进行资格审查。3.对通过资格审查的供应商，纳入学校供应商名录管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.建立供应商评价指标体系，包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应时间、客户满意度等指标。3.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。3.合同签订前，采购管理部门应会同法律顾问对合同条款进行审核，确保合同合法合规。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时交货、提供服务，并保证产品质量符合要求。3.学校应按照合同约定及时支付货款，不得无故拖欠。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，双方应按照法律规定办理相关手续。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。2.监督小组应检查采购程序是否合规、采购过程是否公正透明、采购结果是否符合要求等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）审计监督1.学校审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、合同签订与履行情况、资金使用效益等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出处理建议。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目相关文件，包括采购计划、预算批复、采购申请、采购审批文件等。2.采购过程文件，如招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价通知书、报价单等。3.采购合同及相关补充协议。4.验收报告、付款凭证等。（二）档案保管1.采购档案由学校采购管理部门负责整理、归档和