会计出纳单据收纳制度规范

PAGE会计出纳单据收纳制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司会计出纳单据的收纳工作，确保单据的完整性、准确性和安全性，为公司财务管理提供坚实的数据支持，保障公司财务工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及会计出纳单据收纳的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵循国家相关法律法规以及行业标准，确保单据收纳工作合法合规。2.准确性原则：准确记录和整理各类单据信息，保证财务数据的真实可靠。3.完整性原则：全面收纳所有与财务相关的单据，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：及时处理和收纳单据，避免延误导致财务数据失真或影响财务决策。5.保密性原则：对涉及公司财务机密的单据信息予以严格保密，防止信息泄露。二、单据种类及定义（一）原始凭证1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，是公司购买货物、接受服务等业务活动的付款凭证。2.收据：用于证明公司收到外部单位或个人款项的凭证，如押金收据、租金收据等。3.报销单：员工因公务支出后填写的报销凭证，详细记录了费用发生的事由、金额、报销人等信息。4.借款单：员工因工作需要向公司借款时填写的单据，注明借款金额、用途、还款期限等。5.出入库单：记录公司物资出入库情况的单据，包括入库单、出库单，详细记载物资名称、规格、数量、出入库时间、经手人等信息。（二）记账凭证1.收款凭证：用于记录现金和银行存款收入业务的记账凭证。2.付款凭证：用于记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。3.转账凭证：用于记录不涉及现金和银行存款收付的其他业务的记账凭证。三、单据收纳流程（一）原始凭证的取得与审核1.业务发生时：各部门在开展业务活动过程中，应及时取得相应的原始凭证。例如，采购部门采购物资时，应向供应商索取发票；员工办理公务支出后，应在规定时间内填写报销单并附上相关发票等凭证。2.初步审核：取得原始凭证后，经手人应首先对凭证的真实性、合法性进行初步审核。审核内容包括凭证是否为正规发票或收据，发票内容是否与实际业务相符，是否有开票单位的盖章等。如发现问题，应及时与相关单位或个人沟通解决，确保原始凭证的有效性。（二）原始凭证的传递1.内部传递：经手人将初步审核无误的原始凭证按照公司内部规定的流程进行传递。对于涉及费用报销的凭证，一般先由部门负责人审批，再交财务部门审核。部门负责人应重点审核费用支出是否符合公司规定的业务范围和预算标准。2.交接记录：在原始凭证传递过程中，应建立交接记录，明确交接时间、交接人、接收人等信息，确保凭证传递的准确性和可追溯性。（三）会计审核与整理1.财务审核：财务部门收到原始凭证后，会计人员应进行详细审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性以及与公司财务制度的符合性。如发现凭证存在问题，应及时与相关人员沟通核实，要求补充或更正相关信息。2.整理分类：审核通过的原始凭证，会计人员应按照业务类型、时间顺序等进行整理分类。例如，将发票按照销售发票、采购发票等类别分别整理，将报销单按照费用项目进行分类。对于同类单据，应按照编号顺序排列，以便于后续的装订和查阅。（四）记账凭证的编制1.依据原始凭证：会计人员根据审核无误并整理好的原始凭证，按照会计准则和公司财务制度的规定，编制记账凭证。记账凭证应准确记录经济业务的内容、借贷方向、金额等信息，并注明所附原始凭证的张数。2.审核与签章：记账凭证编制完成后，应由另一名会计人员进行审核。审核内容包括记账凭证的编制是否符合规定、会计分录是否正确、金额计算是否准确等。审核无误后，审核人员和制单人员应在记账凭证上签字或盖章。（五）单据的装订与保管1.装订成册：定期（一般每月一次）将审核后的记账凭证及所附原始凭证进行装订。装订时应确保凭证整齐、牢固，不得有缺页、掉页现象。装订顺序一般为记账凭证在前，原始凭证在后，按照编号顺序排列，并在装订线处加盖骑缝章。2.保管要求：装订好的会计档案应妥善保管。公司应设置专门的档案室或档案柜，由专人负责档案的保管工作。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保会计档案的安全完整。会计档案的保管期限应按照国家相关法律法规的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。四、单据收纳的职责分工（一）各部门职责1.业务部门负责在业务活动发生时及时取得真实、合法、有效的原始凭证，并对凭证的真实性负责。按照公司内部规定的流程对原始凭证进行初步审核和审批，确保费用支出符合公司业务范围和预算标准。及时将审核后的原始凭证传递给财务部门，并配合财务部门进行相关问题的核实和处理。2.采购部门采购物资时，应严格按照合同约定向供应商索取正规发票，并确保发票内容与采购业务一致。对取得的发票进行初步审核，检查发票的真实性、合法性、完整性等，如有问题及时与供应商沟通解决。将审核后的发票及相关采购单据及时传递给财务部门。（二）财务部门职责1.会计人员负责对各部门传递过来的原始凭证进行详细审核，确保凭证符合国家法律法规和公司财务制度的要求。根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，准确记录经济业务，保证会计信息的真实性和准确性。对记账凭证及原始凭证进行整理、分类、装订，并按照规定的期限和要求进行保管。定期对会计档案进行清查和盘点，确保档案的安全完整。2.出纳人员负责办理现金和银行存款收付业务，并及时取得相关收款和付款凭证。对出纳相关的原始凭证进行初步审核，如支票存根、银行回单等，确保款项收付的准确性。将审核后的出纳凭证传递给会计人员，并配合会计人员进行账务处理。协助会计人员进行会计档案的整理和保管工作。五、单据收纳的监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：公司内部审计部门应定期对会计出纳单据收纳工作进行审计检查。审计内容包括单据的取得、审核、编制、装订、保管等环节是否符合制度规定，财务数据是否真实准确等。2.问题整改：对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。相关部门和人员应按照整改意见及时进行整改，确保单据收纳工作规范有序。（二）财务自查1.日常自查：财务部门应建立日常自查制度，会计人员和出纳人员应定期对自己负责的单据收纳工作进行自查。自查内容包括凭证审核的准确性、记账凭证编制的规范性、单据整理的完整性等。2.交叉检查：财务部门可定期组织会计人员和出纳人员进行交叉检查，通过相互检查发现问题，促进工作质量的提高。交叉检查结果应进行记录和反馈，对发现的问题及时进行整改。六、单据收纳的信息化管理（一）建立电子档案系统1.数据录入：利用财务软件或专门的档案管理系统，将会计出纳单据的相关信息进行电子录入。录入内容应包括单据编号、日期、业务内容、金额、经手人等，确保电子档案与纸质档案信息一致。2.分类存储：按照单据种类、时间等对电子档案进行分类存储，方便查询和检索。同时，应设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作电子档案系统。（二）数据备份与安全1.定期备份：定期对电子档案系统中的数据进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等。备份周期可根据公司实际情况确定，一般每月或每季度进行一次备份。2.安全防护：采取必要的安全