会议管理制度新规范标准

PAGE会议管理制度新规范标准一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本会议管理制度新规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简流程，提高决策效率，避免形式主义。2.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主的基础上实现集中决策。3.责任明确原则：明确会议组织、参与人员的职责，确保会议各项任务得到有效落实。二、会议分类及组织（一）董事会会议1.召集与主持：由董事长召集并主持，董事长因故不能出席时，可委托副董事长或其他董事召集并主持。2.参会人员：董事会成员、监事会成员、高级管理人员等，根据会议议题需要，可邀请相关部门负责人或专家列席。3.会议频率：定期会议每[X]月召开一次，临时会议根据公司实际需要随时召开。4.会议通知：会议召集人应提前[X]天向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。（二）管理层会议1.召集与主持：由总经理召集并主持，总经理因故不能出席时，可委托副总经理召集并主持。2.参会人员：公司管理层成员、各部门负责人等。3.会议频率：每周召开一次，如有特殊情况可临时调整。4.会议通知：会议召集人应提前[X]天向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。（三）部门例会1.召集与主持：由各部门负责人召集并主持。2.参会人员：部门全体员工。3.会议频率：每周召开一次，如有特殊情况可临时调整。4.会议通知：部门负责人应提前[X]天向部门员工发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题等内容。（四）专题会议1.召集与主持：根据会议议题确定召集人，召集人可由公司领导、部门负责人或相关项目负责人担任。2.参会人员：与会议议题相关的部门负责人、员工及其他相关人员。3.会议频率：根据实际需要随时召开。4.会议通知：会议召集人应提前[X]天向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题、议程等内容。三、会议准备（一）议题确定1.董事会会议议题由董事长或董事会秘书提出，经董事长审核后确定。2.管理层会议议题由总经理或相关部门负责人提出，经总经理审核后确定。3.部门例会议题由部门负责人根据工作需要确定。4.专题会议议题由会议召集人根据实际情况确定。（二）资料准备1.会议召集人应提前收集与会议议题相关的资料，包括但不限于文件、报告、数据等，并整理成册，供参会人员参考。2.对于需要参会人员提前准备的资料，会议召集人应在会议通知中明确要求，并提前[X]天发送给参会人员。（三）会议场地安排1.根据会议规模和性质，合理安排会议场地。2.会议场地应具备良好的通风、采光、音响等条件，确保会议顺利进行。（四）会议设备准备1.提前检查会议所需的设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常运行。2.准备好会议所需的文具，如笔记本、笔、纸张等。四|会议流程（一）签到入场1.参会人员应提前到达会议场地，在签到处签到。2.会议工作人员应引导参会人员有序入场，按照指定座位就座。（二）会议开场1.会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议议程、参会人员等基本情况。2.主持人应简要说明会议目的和重要性，营造良好的会议氛围。（三）议题讨论1.按照会议议程，依次对议题进行讨论。2.参会人员应积极发言，充分发表自己的意见和建议，避免出现冷场或跑题现象。3.主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕议题进行，避免出现争吵或混乱局面。（四）决策形成1.根据讨论结果，主持人应及时总结归纳，形成会议决策。2.会议决策应明确、具体、可行，具有可操作性和可衡量性。3.对于重大决策，应进行充分的论证和风险评估，确保决策的科学性和合理性。（五）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果等。2.会议记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。3.会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并在会议结束后[X]天内发送给参会人员和相关部门。（六）会议结束1.主持人应宣布会议结束，并对会议进行总结和评价。2.参会人员应有序离场，保持会议场地整洁。五、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点参加会议，不得迟到、早退或缺席。2.如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议召集人请假，并安排合适的人员代为参会。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、接听电话或从事与会议无关的事情。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见，应在他人发言结束后再发表自己的看法。（三）保守机密1.参会人员应对会议讨论的内容和决策结果严格保密，不得泄露给无关人员。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的会议，参会人员应签署保密协议。六、会议跟进与反馈（一）任务分解1.会议决策形成后，会议召集人应及时将决策任务进行分解，明确责任部门和责任人。2.责任部门和责任人应按照任务要求，制定详细的工作计划，并在规定时间内完成任务。（二）进度跟踪1.会议召集人或相关部门应定期对任务执行情况进行跟踪检查，及时掌握任务进度。2.对于任务执行过程中出现的问题和困难，责任部门和责任人应及时向会议召集人或相关部门汇报，并提出解决方案。（三）结果反馈1.任务完成后，责任部门和责任人应及时将任务完成情况和结果反馈给会议召集人或相关部门。2.会议召集人或相关部门应对任务完成情况进行评估和总结，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对