公章备案规范管理制度汇编

PAGE公章备案规范管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司经营管理活动中使用公章的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.审慎负责原则：使用公章前必须进行严格审核，确保用章事项真实、合法、有效。3.登记备案原则：所有公章使用情况均需进行详细登记备案，以便追溯和查询。二、公章种类及用途（一）公司公章1.定义：公司公章是公司对外行使权力的象征，代表公司的意志和行为。2.用途：用于公司各类重要文件、合同、协议、报表等的签署；对外发布的公告、通知、函件等；与政府部门、企事业单位等进行业务往来的正式文件签署；其他需要代表公司行使权力的场合。（二）法定代表人章1.定义：法定代表人章是法定代表人个人身份的象征，用于特定的文件签署或业务办理。2.用途：在办理银行开户、税务登记、工商变更等涉及法定代表人个人签字的业务时使用；根据公司规定，在某些特定文件上作为法定代表人的签字确认。（三）财务专用章1.定义：财务专用章是公司财务部门用于办理财务相关业务的专用章。2.用途：用于公司各类财务票据、报表、凭证的盖章；与银行进行资金收付业务的印鉴；其他财务相关文件的签署。（四）合同专用章1.定义：合同专用章是公司用于签订各类合同、协议的专用章。2.用途：专门用于公司对外签订的经济合同、业务合作协议等文件的盖章，以明确合同双方的权利和义务。（五）部门章1.定义：部门章是公司各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件的处理和业务往来。2.用途：限于本部门内部使用，如部门内部的通知、报告、报表等文件的盖章；与其他部门进行工作沟通、协调时涉及本部门业务的文件盖章；经公司授权，在特定业务范围内代表部门签署相关文件。三、公章的刻制与启用（一）刻制流程1.申请：因工作需要刻制公章的部门或个人，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门。2.审核：行政管理部门对申请进行审核，核实申请理由和用途的真实性、必要性。审核通过后，报公司法定代表人审批。3.刻制：经法定代表人审批同意后，行政管理部门统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。刻制单位必须严格按照国家相关规定和公司要求进行制作，确保公章的规格、样式、材质等符合标准。4.备案：公章刻制完成后，行政管理部门负责将新刻制公章的印模、规格、启用时间等信息及时报送当地公安机关进行备案，并留存备案回执。同时，将新公章的相关信息录入公司公章管理系统，建立公章档案。（二）启用程序1.通知：行政管理部门在公章备案完成后，应及时发布《公章启用通知》，明确新公章的名称、启用时间、使用范围等信息，并通知公司各部门及相关人员。2.交接：行政管理部门将新启用的公章交接给使用部门或专人，并办理交接手续，填写《公章交接登记表》。交接内容包括公章名称及编号、数量、启用时间、交接双方签字等信息。3.存档：交接手续完成后，《公章交接登记表》由行政管理部门存档保管，作为公章管理的重要资料。四、公章的保管（一）保管原则1.专人专管原则：公司各类公章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.安全存放原则：公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，并确保存放环境干燥、通风、防火、防盗。3.分类保管原则：不同种类的公章应分类存放，避免混淆和误用。（二）保管职责1.公司公章保管人：负责公司公章的日常保管工作，并严格按照本制度规定的使用流程进行用章操作。保管人不得擅自将公章转借他人或带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司，必须经公司法定代表人批准，并办理相关手续。2.法定代表人章保管人：由于法定代表人章的特殊性，一般由法定代表人本人或其授权的专人保管。保管人应严格按照法定代表人的指示使用印章，确保印章使用的合法性和安全性。3.财务专用章保管人：由公司财务部门指定专人负责保管。保管人应熟悉财务业务流程，严格按照财务制度和审批程序使用印章，确保财务工作的准确性和规范性。4.合同专用章保管人：由公司合同管理部门指定专人负责保管。保管人应熟悉合同签订流程，严格按照合同审批程序使用印章，确保合同签订的合法性和有效性。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应经公司法律顾问审核后再行用章。5.部门章保管人：由各部门负责人指定专人负责保管。保管人应严格按照本部门的工作需要和规定使用印章，不得超越权限使用。部门章的使用情况应定期向部门负责人汇报。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管公章，不得随意放置或交予他人代管。如因保管不善导致公章丢失、损坏或被盗用，应立即向公司行政管理部门报告，并采取相应的补救措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。同时，应承担相应的法律责任。2.公章保管人员应定期对所保管的公章进行检查，确保印章的完好无损。如发现公章有损坏或磨损情况，应及时报告行政管理部门，并申请更换新章。3.公章保管人员在离职或岗位调动时，应将所保管的公章及相关资料完整移交给接替人员，并办理交接手续。交接手续应包括公章名称及编号、数量、交接时间、交接双方签字等信息。行政管理部门应派人监交，确保交接工作的顺利进行。五、公章的使用（一）使用流程1.申请：用章部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、文号、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给公章保管人。2.审核：公章保管人对《公章使用申请表》进行初审，核实用章事项的真实性、合法性和完整性。对于涉及重要事项或金额较大的用章申请，应提交公司行政管理部门或相关领导进行复审。复审通过后，在申请表上签署意见。3.用章：经审核同意后，用章人在公章保管人的监督下使用公章。用章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在无关内容上。用章完成后，用章人应在《公章使用登记表》上签字确认。4.登记备案：公章保管人应及时将每一次公章使用情况进行详细登记备案，包括用章日期、用章部门、用章人、用章事项、文件名称、文号、用章份数等信息。登记备案应准确、完整，以便日后查询和追溯。（二）使用范围及审批权限1.公司公章：用于公司各类重要文件、合同、协议、报表等的签署，以及对外发布的公告、通知、函件等。使用公司公章必须经公司法定代表人或其授权的负责人审批。2.法定代表人章：在办理银行开户、税务登记、工商变更等涉及法定代表人个人签字的业务时使用，或根据公司规定在某些特定文件上作为法定代表人的签字确认。使用法定代表人章必须经法定代表人本人审批。3.财务专用章：用于公司各类财务票据、报表、凭证的盖章，以及与银行进行资金收付业务的印鉴。使用财务专用章必须经财务负责人审批，并按照财务制度和审批程序进行操作。4.合同专用章：专门用于公司对外签订的经济合同、业务合作协议等文件的盖章。使用合同专用章必须经合同管理部门负责人审核，并按照合同审批程序进行操作。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应经公司法律顾问审核后再行用章。5.部门章：限于本部门内部使用，如部门内部的通知、报告、报表等文件的盖章，以及与其他部门进行工作沟通、协调时涉及本部门业务的文件盖章。使用部门章必须经部门负责人审批。（三）特殊情况用章规定1.紧急情况：如遇紧急情况需要立即使用公章，但无法按照正常审批流程进行审批时，用章部门或个人应电话请示相关领导同意后先行用章，并在事后及时补办审批手续。同时，应详细记录紧急情况的发生时间、原因、处理过程等信息，以备核查。2.异地用章：因业务需要在异地使用公章时，应提前与当地相关部门或单位沟通协调，并按照当地的规定和要求办理用章手续。如需邮寄公章使用文件，应采取安全可靠的邮寄方式，并确保文件在传递过程中的安全。同时，用章部门或个人应及时跟踪文件的传递情况，确保文件按时到达目的地并妥善使用公章。3.电子印章使用：随着信息化技术的发展，公司在某些情况下可能会使用电子印章。电子印章的使用应遵循国家相关法律法规和公司制定的电子印章管理制度。电子印章的制作、存储、使用、验证等环节应确保安全可靠，并具备相应的技术保障措施。使用电子印章时，应按照规定的流程进行申请、审批和操作，确保电子文件的法律效力和安全性。六、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更：因公司名称变更，原公章不再适用，应及时办理停用手续。2.部门撤销或合并：因公司内部机构调整，相关部门被撤销或合并，其部门章应及时停用。3.公章损坏或遗失：若公章出现损坏无法正常使用或遗失，应立即办理停用手续，并采取相应的补救措施。4.其他原因：根据公司实际情况，因其他合理原因需要停用公章的，应按照规定办理相关手续。（二）停用程序1.申请：由相关部门或人员填写《公章停用申请表》，详细说明公章停用的原因、名称、编号等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门。2.审核：行政管理部门对申请进行审核，核实停用原因的真实性和必要性。审核通过后，报公司法定代表人审批。3.通知：经法定代表人审批同意后，行政管理部门发布《公章停用通知》，明确停用公章的名称、停用时间等信息，并通知公司各部门及相关人员。4.收回：行政管理部门负责收回停用的公章，并与保管人办理交接手续，填写《公章交接登记表》。交接内容包括公章名称及编号、数量、停用时间、交接双方签字等信息。（三）销毁程序1.申请：对于需要销毁的公章，由行政管理部门填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁公章的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经公司法定代表人审批。2.审核：公司审计部门对销毁申请进行审核，核实销毁公章的真实性和必要性。审核通过后予以批准。3.销毁：经批准后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行公章销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存记录。销毁完成后，销毁单位应出具销毁证明。4.备案：行政管理部门将公章销毁的相关资料，如销毁申请表、销毁证明、销毁记录等进行整理归档，作为公司公章管理的重要资料留存。七、监督与检查（一）内部监督机制1.行政管理部门负责定期对公司公章的使用情况进行检查，检查内容包括用章申请、审批、登记备案等环节是否符合规定，公章保管是否安全妥善等。2.审计部门负责对公司公章的使用和管理情况进行审计监督，重点检查公章使用的合法性、合规性以及是否存在滥用公章的行为。3.公司各部门应积极配合行政管理部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二