档案室资料接收制度规范

PAGE档案室资料接收制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室资料管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，规范资料接收流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及相关合作单位向档案室提交资料的接收管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：资料接收工作必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。2.真实准确原则：确保接收的资料真实反映业务实际情况，数据准确无误。3.及时完整原则：各部门应及时提交资料，保证资料的完整性，避免遗漏重要信息。4.安全保密原则：对涉及公司机密的资料，严格做好保密措施，防止信息泄露。二、资料分类及范围（一）行政文件类1.公司下发的各类通知、决定、通报等正式文件。2.上级主管部门发来的与公司相关的文件、函件等。3.公司对外发布的公告、声明等文件。（二）业务合同类1.公司签订的各类采购合同、销售合同、服务合同等。2.合作协议、租赁合同、技术合同等相关业务合同。（三）财务资料类1.财务报表、审计报告、税务申报资料等。2.费用报销凭证、发票、资金往来记录等。（四）人事档案类1.员工入职登记表、劳动合同、离职证明等。2.员工培训记录、绩效考核资料、薪酬调整记录等。（五）项目资料类1.项目立项报告、可行性研究报告、项目计划等。2.项目实施过程中的各类文档，如会议纪要、进度报告、质量检验报告等。3.项目验收资料，包括验收报告、总结报告等。（六）技术资料类1.公司自主研发的技术文档、专利证书、软件著作权登记证书等。2.引进技术的相关资料，如技术转让合同、技术说明书等。三、资料接收流程（一）提交申请1.各部门在向档案室提交资料前，应填写《资料提交申请表》，详细注明资料名称、类别、数量、提交日期、提交部门及提交人等信息。2.《资料提交申请表》经部门负责人审核签字后，提交至档案室。（二）初步审核1.档案室收到《资料提交申请表》后，对提交的资料进行初步审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性以及是否符合接收范围等。2.如发现资料存在问题，档案室应及时与提交部门沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）资料交接1.经初步审核通过后，提交部门应按照约定时间将资料送至档案室。交接时，双方应在《资料交接清单》上签字确认，清单内容包括资料名称、数量、规格、交接时间、交接人等。2.档案室接收资料后，应根据资料类别进行分类整理，并在资料上加盖“资料已收”章及接收日期章。（四）详细登记1.档案室对接收的资料进行详细登记，建立《档案室资料台账》。台账内容应包括资料编号、名称、类别、提交部门、提交日期、保管期限等信息。2.资料编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性，便于资料的查找和管理。四、资料质量要求（一）完整性1.资料应包含所有必要的信息，不得有缺页、漏项等情况。2.对于成套资料，应确保各部分资料齐全，相互配套。（二）准确性1.资料中的数据、文字表述等应准确无误，不得有虚假、错误信息。2.涉及数字的资料，应确保数字计算准确，计量单位统一规范。（三）规范性1.资料的格式、字体、排版等应符合公司统一规定或行业通用标准。2.签字、盖章等手续应齐全、规范，符合法律法规要求。五、资料整理与归档（一）分类整理1.档案室按照资料分类标准，对接收的资料进行进一步分类整理。同类资料应按照时间顺序、重要程度等进行排列。2.对于纸质资料，应去除金属物，进行折叠、装订等处理，确保资料整齐、牢固。（二）编制目录1.为便于资料的查找和管理，档案室应为每类资料编制详细的目录。目录内容应包括资料名称、编号、日期、页码等信息。2.目录应打印或手写清晰，与资料一同存放。（三）归档存储1.整理好的资料应按照规定的保管期限进行归档存储。保管期限分为永久、长期和短期，具体划分按照国家相关规定及公司实际情况确定。2.纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照类别、年份等顺序排列存放。电子资料应存储在服务器或存储设备上，并进行备份，同时建立电子资料索引目录，便于查找。六、资料保管与维护（一）保管环境1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合资料保管要求。2.档案柜应定期进行清洁和检查，防止灰尘、虫害等对资料造成损害。（二）安全防护1.档案室应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.对涉及公司机密的资料，应采取加密存储、限制访问等安全措施，确保资料安全。（三）定期盘点1.档案室应定期对资料进行盘点，确保资料的实际数量与台账记录一致。2.盘点过程中如发现资料丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。七、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料名称、查阅原因、查阅时间等信息。2.《资料查阅申请表》经部门负责人审核签字后，提交至档案室。档案室根据申请内容，在确保不影响资料安全和正常管理的前提下，安排查阅。3.查阅人员应在档案室指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案室。查阅过程中应保持资料的整洁，不得在资料上涂改、标记等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅资料名称、借阅期限、借阅用途等信息。2.《资料借阅申请表》经部门负责人、档案室负责人审核签字后，报公司分管领导审批。审批通过后，借阅人员方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案室将进行催还，并视情节轻重给予相应处理。4.借阅人员应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得泄露资料内容。如因保管不善导致资料丢失、损坏的，借阅人员应承担相应责任。八、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限已满，且已无留存价值的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，不再需要的资料。3.资料存在严重质量问题，无法修复或已失去使用价值的。（二）销毁程序1.档案室定期对拟销毁的资料进行清理核对，编制《资料销毁清单》，清单内容包括资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁清单》经档案室负责人审核签字后，报公司分管领导审批。审批通过后，方可进行销毁。3.资料销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并在《资料销毁记录》上签字确认。4.《资料销毁清单》和《资料销毁记录》应作为档案资料长期保存。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对档案室资料接收、整理、保管、查阅、借阅及销毁等工作进行监督检查，确保制度执行的有效性。2.档案室应定期对自身工作进行自查，及时发现问题并加以整改。（二）考核机制1.建立资料管理工作考核机制，对各部门资料提交的及时性、完整性、准确性等情况进行考核评价。2.考核结果纳入公司部门绩效考核体系，与部门及相关人员的绩效奖金挂钩。对资料管理工作表现优秀的部门