告知类规范如何纳入制度

PAGE告知类规范如何纳入制度一、总则（一）目的为了确保公司各项告知类信息能够准确、及时、有效地传达给相关人员，规范告知类信息的发布、传递和管理流程，保障公司运营的顺畅和员工权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与员工之间、公司与外部合作伙伴及客户之间的各类告知类信息的管理。（三）基本原则1.合法性原则：所有告知类规范必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保信息内容合法合规。2.准确性原则：告知信息应真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息的传播。3.及时性原则：及时发布重要信息，确保相关人员能够在规定时间内获取，不影响工作的正常开展。4.保密性原则：对于涉及公司机密或敏感信息的告知，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、告知类信息的分类及内容要求（一）政策法规类告知1.内容：包括国家及地方出台的与公司业务相关的法律法规、政策文件等。2.要求：准确传达政策法规的核心内容、适用范围、实施时间等关键信息，确保员工了解政策变化对公司及自身工作的影响。（二）公司制度类告知1.内容：涵盖公司制定的各项规章制度，如考勤制度、薪酬福利制度、绩效考核制度等。2.要求：详细说明制度的具体条款、执行标准、操作流程以及违反制度的后果等，使员工清楚知晓如何遵守制度。（三）业务信息类告知1.内容：涉及公司业务进展、项目动态、市场变化等方面的信息。2.要求：根据业务性质和受众需求，提供清晰、简洁、有针对性的信息，重点突出业务的关键节点、成果及未来规划。（四）安全与风险类告知1.内容：包括公司内部安全管理规定、风险预警信息、突发事件应急处理措施等。2.要求：强调安全意识和风险防范的重要性，提供具体的安全操作指南和应对风险的方法，确保员工生命财产安全和公司稳定运营。（五）员工权益类告知1.内容：如员工福利调整、劳动权益保障、职业发展机会等方面的信息。2.要求：确保员工能够清晰了解自身权益的变化，保障员工合法权益，增强员工对公司的归属感和忠诚度。三、告知类信息的发布渠道及管理（一）内部办公系统1.适用范围：适用于公司内部一般性通知、制度文件、业务信息等的发布。2.管理要求：设立专门的信息发布板块，明确各部门信息发布权限。信息发布前需经审核，确保内容准确无误。发布后应及时推送至相关人员，并保留发布记录。（二）电子邮件1.适用范围：重要通知、专项业务信息等可通过电子邮件发送给特定人员或群体。2.管理要求：规范邮件发送格式，明确主题、正文内容、附件要求等。发送前核对收件人信息，确保邮件准确送达。重要邮件需进行备份存档。（三）公告栏1.适用范围：用于发布公司重要决策、规章制度、紧急通知等一般性信息，方便员工在办公区域随时查看。2.管理要求：指定专人负责公告栏信息的更新和维护，确保公告内容清晰、整洁，及时更换过期信息。（四）会议传达1.适用范围：对于重要制度、业务决策等信息，可通过会议形式向相关人员进行传达和讲解。2.管理要求：提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并做好会议记录。会议结束后，及时整理会议纪要并发布给未参会人员。（五）培训宣贯1.适用范围：针对新出台的重要制度、复杂业务流程等，通过组织培训的方式进行详细讲解和宣贯。2.管理要求：制定培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。培训过程中要确保员工理解和掌握相关信息，可通过考核等方式检验培训效果。四、告知类信息的审核与批准（一）审核流程1.信息起草部门完成告知类信息初稿后，提交至本部门负责人进行初步审核。2.部门负责人审核通过后，将信息提交至公司综合管理部门进行合规性审核。3.综合管理部门审核信息是否符合法律法规、公司制度以及语言表达规范等要求，审核通过后提交至分管领导审批。4.分管领导根据信息内容和重要性进行审批，审批通过后方可发布。（二）审核要点1.合法性审核：检查信息内容是否符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。2.准确性审核：核实信息中的数据、事实、表述等是否准确无误，避免歧义或误导。3.完整性审核：确保信息涵盖了必要的要素，没有遗漏重要内容。4.语言规范性审核：检查语言表达是否清晰流畅、逻辑严谨，避免出现错别字、语病等问题。（三）特殊情况处理对于紧急且重要的告知类信息，可在确保信息准确的前提下，简化审核流程，但事后需补齐相关审核手续。五、告知类信息的存档与查阅（一）存档要求1.所有经过审核批准发布的告知类信息，均应按照类别、时间顺序进行存档。2.存档形式可采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保信息的完整性和可追溯性。3.电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）查阅权限1.公司员工因工作需要，可查阅与自身工作相关的告知类信息。查阅时需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门进行查阅。2.外部合作伙伴及客户如需查阅公司相关告知类信息，应提前提交查阅申请，说明查阅目的和范围，经公司相关负责人批准后，由综合管理部门安排专人协助查阅，并做好查阅记录。（三）查阅记录每次查阅信息均应进行记录，记录内容包括查阅人姓名、查阅时间、查阅信息名称、查阅目的等。查阅记录应妥善保存，以备后续查询和审计。六、告知类信息的更新与废止（一）更新机制1.随着法律法规的变化、公司业务发展以及内部管理需求的调整，及时对告知类信息进行更新。2.信息起草部门负责定期梳理本部门相关的告知类信息，发现需要更新的内容后，按照审核与批准流程进行修订和发布。3.综合管理部门定期对公司整体的告知类信息进行清查，督促各部门及时更新信息，确保信息的时效性和准确性。（二）废止程序1.当告知类信息所依据的法律法规、政策文件发生重大变化，或公司相关制度、业务流程已不再适用时，应及时废止该信息。2.信息起草部门提出废止申请，说明废止原因和依据，经部门负责人审核后提交至综合管理部门。3.综合管理部门审核废止申请，确认后提交至分管领导审批。审批通过后，在相关发布渠道发布废止通知，并从存档中删除该信息。七、违反告知类规范的责任追究（一）责任界定1.对于故意发布虚假、误导性告知信息的部门或个人，将追究其直接责任。2.因疏忽导致告知信息不准确、不完整或未及时发布的，追究相关责任人的管理责任。3.对于违反信息保密规定，泄露公司机密告知信息的，依法依规追究相关人员的法律责任。（二）追究方式1.对于轻微违